Sa panahon ng isang busy na araw ng trabaho, madali para sa mga mahahalagang detalye upang mawala o nakalimutan. Ang maingat na pag-record ng rekord ay kinakailangan - lalo na sa mga pulong ng negosyo. Ang mga minuto ay nagsisilbing isang opisyal na rekord ng pulong. Dapat nilang ilarawan kung sino ang naroroon sa pulong, kung ano ang napag-usapan at kung ano ang napagpasyahan. Kung maingat na inihanda, maaari silang maging isa sa mga pinaka-epektibong paraan ng pagsunod sa lahat ng tao at sa parehong pahina tungkol sa nakaraan, kasalukuyan at hinaharap na mga desisyon sa negosyo.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Agenda ng pagpupulong
-
Tandaan ang pagkuha ng mga item o isang word processor
Itala ang petsa, oras at lokasyon ng pulong.
Ilista, sa pagkakasunud-sunod ng katandaan, lahat ng dumalo.
Ipahiwatig kung ang isang korum ay naroroon, kung kinakailangan. Hindi bawat pulong ay nangangailangan ng isang korum, o isang minimum na bilang ng mga dadalo upang gawing wasto ang pulong. Gayunpaman, kung ang isang korum ay kinakailangan at naroroon, nangangahulugan ito na ang mga desisyon sa negosyo na ginawa sa pulong ay may bisa at maipapatupad. Kung walang korum, ang negosyo ay hindi maaaring kumilos.
Ilarawan ang mga pamamaraan sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Magsimula sa pamamagitan ng noting kapag ang pulong ay tinatawag na mag-order at sa pamamagitan ng kanino.
Isulat ang pangalan ng bawat tao na nagsisimula ng paksa at isulat ang pinakamahalagang detalye tungkol sa talakayan.
Isulat ang mga pangalan ng mga tao na sumasang-ayon o hindi sumasang-ayon sa pinag-uusapan at labis na nagsasabi ng katangian ng kasunduan o di pagkakasundo.
Tapusin ang bawat seksyon ng pulong na may buod ng pangwakas na desisyon.
Magpatuloy sa paulit-ulit na hakbang 5 hanggang 7 hanggang matapos ang pulong.
Isulat ang isang pormal na pagbabalik ng pulong batay sa iyong mga tala. Gamitin ang letterhead ng kumpanya at ipadala ang pangwakas na kopya sa bawat taong dumalo.
Mga Tip
-
Gamitin ang agenda ng pulong bilang balangkas para sa iyong mga minuto ng pagpupulong. Karaniwang binabalangkas ng mga agenda ang mga pangunahing paksa para sa pulong. Ang paggamit ng agenda bilang balangkas ay tumutulong na mapanatili ang iyong mga minuto na nakaayos.
Habang ang teknolohiya ay maaaring mag-alok ng ilang mga pagtitipid sa oras, si Neal Hartman, isang senior lecturer sa pangangasiwa ng pangangasiwa sa Sloan School of Management ng MIT, ay nagpapahiwatig sa isang haligi sa website ng Forbes na hinihiling mo ang teknolohiya sa mga pagpupulong upang panatilihing nakatuon ang lahat. Kung nagpasya kang gumamit ng teknolohiya upang matulungan kang makunan ang mga minuto, isaalang-alang ang pagpapatupad ng hindi nakakagambala na software na pansamantalang hinaharangan ang pag-access sa email, sa Internet o iba pang mga programa bukod sa isang simpleng word processor.
