Ang mga minuto ng pagpupulong ay sinadya upang ibuod ang pinakamahalagang punto ng pulong. Ang layunin ng pulong ay para sa isang grupo na magtipun-tipon at gumawa ng mga desisyon. Ang tunay na layunin ng mga minuto ng pagpupulong, sa ilalim ng linyang ito ng lohika, ay ang tumpak na ibuod ang mga pagpapasya na ginawa sa panahon ng pulong. Ang mga minuto ng pagpupulong ay kinuha sa anyo ng mga tala, pagkatapos ay isulat sa ibang pagkakataon sa buong haba. Upang gawing mas madali ang proseso, tanungin ang mga lider ng pulong para sa isang agenda, o buod ng mga kaganapan sa pulong. Gumawa ng isang outline para sa pulong minuto minuto batay sa agenda ng pulong.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Isang bagay na isusulat
-
Computer (opsyonal)
Bigyang-pansin ang mga desisyon na ginawa sa panahon ng talakayan. Siguraduhin na i-notate ang lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa pangwakas na desisyon.
Gamitin ang oras kung kailan pinagtatalunan ng mga tao ang desisyon na kumuha ng mga tala tungkol sa mga pangunahing isyu na tila kasangkot sa debate sa talakayan. Huwag mag-alala kung sino ang nagsabi kung ano.
Basahin ang mga tala pagkatapos at i-highlight ang mga punto na ang pinaka may kinalaman sa mga miyembro. Bumalik at tingnan ang mga tala para sa anumang mahalagang impormasyon na nabanggit na may kinalaman sa aspeto ng pamumuno ng grupo. Ang talakayan ay maaaring maging isang mahalagang padapuan, tulad ng mga papeles o legal na alalahanin. Ihiwalay ang impormasyong ito at i-mail ito sa mga pinuno ng grupo.
Ibuod ang mga punto na kailangan para sa mga boluntaryo at iba pang mga kaakibat. Sumulat ng isang bullet-pointed na listahan ng lahat ng mga gawain na kailangang makumpleto batay sa desisyon na ginawa sa talakayan. Kung ang desisyon, halimbawa, ay mag-organisa ng isang fundraiser upang magpakalma ng kakulangan sa mga pondo na kinakailangan para sa isa pang proyekto, tandaan na ang mga boluntaryo ay kinakailangan upang planuhin ang fundraiser, mag-recruit ng mga boluntaryo, mag-advertise, atbp.
Gamitin ang buod ng pulong minuto para sa email para sa mga miyembro at mga newsletter.
Gumawa ng standard na format para sa mga minuto ng pulong batay sa mga karaniwang pamamaraan. I-save ang mga ito, dahil ang impormasyon na naglalaman ng mga ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa ibang pagkakataon. Ang grupo ay maaaring makahanap mismo sa isang katulad na kalagayan mamaya, halimbawa, kapag ang mga taong nag-organisa ng orihinal na fundraiser ay hindi na bahagi ng organisasyon. Maaaring gamitin ng mga bagong miyembro ang pulong minuto upang makahanap ng mga solusyon sa mga problema na bago sa kanila.
Siguraduhin na i-record ang petsa at oras ng pulong sa bawat entry, pati na rin ang buod ng layunin ng pulong.
Isulat ang pulong ng mga minuto sa maikling mga bloke ng isa hanggang tatlong mga pangungusap, upang mabasa ito tulad ng isang artikulo sa pahayagan. Gagawin nito ang mas madaling maunawaan ng mga pangunahing punto ng pulong para sa mga mambabasa.
