Ang isang payroll system ay ang daan kung saan pinoproseso mo ang iyong payroll. Hindi mo maproseso ang iyong payroll nang walang sistema ng payroll. Ang tatlong uri ng sistema ng payroll ay manu-manong, computerized sa loob ng bahay, at panlabas (outsourced). Hinihiling ng manual system na iproseso mo ang iyong payroll sa pamamagitan ng kamay; ang in-house computerized ay gumagamit ng payroll software upang iproseso ang payroll; nangangahulugang ang panlabas na sistema ay nag-outsource ka sa iyong payroll sa isang payroll service provider. Ipinapakita ng tsart ng daloy ng sistema ng payroll ang pagkakasunud-sunod kung saan pinoproseso mo ang iyong payroll. Pinasisimple nito ang pagpoproseso ng payroll at tumutulong sa iyo na manatili sa track.
Idisenyo ang daloy ng tsart sa isang programa ng suite ng suite-ito ang pinakamagandang ruta para sa isang propesyonal na hitsura. Gayunpaman, maaari mong iguhit ang tsart sa pamamagitan ng kamay. Lumikha ng mga kahon at mga arrow, na nagpapakita ng daloy ng iyong pagpoproseso ng payroll, tulad ng kung saan ito nagsisimula at nagtatapos.
Gumawa ng tsart ng daloy para sa isang manu-manong sistema ng payroll. Dapat ipakita ng flow chart ang lahat ng mga manu-manong tungkulin na kasangkot sa pagproseso ng iyong payroll sa pamamagitan ng sistemang ito.
Halimbawa: Magtipon ng mga card ng oras, suriin ang mga card ng oras para sa pagsunod, makipag-ugnay sa mga superbisor tungkol sa nawawala o kaduda-dudang mga card ng oras, at manu-manong kalkulahin ang mga card ng oras. Gumawa ng pagkakasunud-sunod na kinasasangkutan ng mga tungkulin sa pagpoproseso ng payroll, tulad ng manu-manong pagkalkula ng sahod; ayon sa batas na mga pagbabawas tulad ng mga buwis sa payroll at garantiya ng pasahod; suweldo; boluntaryong pagbawas, tulad ng pagreretiro at mga benepisyong pangkalusugan; at paggawa ng mga paycheck. Gumawa ng isa pang pagkakasunud-sunod na nagpapakita ng mga tungkulin sa post-processing, tulad ng manu-manong lumikha at maghain ng rehistro ng payroll, lumikha at mag-post ng mga entry sa journal, magbayad ng mga empleyado sa bangko, at ipamahagi ang mga paycheck.
Gumawa ng tsart ng daloy para sa in-house computerized system. Tinatanggal ng system na ito ang manu-manong processing Gawin ang daloy ng tsart tiyak sa iyong mga kinakailangan sa payroll software.
Halimbawa: mag-upload ng data ng timekeeping sa payroll software, suriin ang mga data ng timekeeping at siyasatin ang mga nawawalang pag-scan, proseso ng payroll sa pamamagitan ng payroll software, i-print ang preprocessing report, double-check payroll sa pamamagitan ng preprocessing report, gumawa ng mga kinakailangang pagbabago. mga empleyado ng pondo at mga pagbabayad sa pagbabayad ng buwis sa bangko, at isara ang payroll. Kapansin-pansin, kapag isinara mo ang payroll, ini-save ang buong data ng payroll para sa panahon ng suweldo sa system.
Gumawa ng tsart ng daloy para sa panlabas na sistema. Kapag nag-outsource ka sa iyong payroll, hinihiling ng service provider ng payroll na ipadala mo sa kanila ang data ng payroll sa bawat panahon ng pagbabayad. Ang provider ay karaniwang nagbibigay-daan sa iyo upang ipadala ang data sa pamamagitan ng fax, email o online. Ang tsart ng daloy ay dapat magsama ng mga detalye ng kinakailangang pamamaraan.
Halimbawa ng online na paraan: repasuhin ang data ng timekeeping, superbisor ng contact para sa paglilinaw ng timekeeping, mga pagbabago sa payroll ng mga empleyado at mga data ng timekeeping sa sistema ng provider, i-verify ang inputted na data sa pamamagitan ng online na sistema ng tagapagtustos, mag-double check at mag-file ng datos na natanggap mula sa supplier, at ipamahagi ang mga paycheck.
Mga Tip
-
Idisenyo ang tsart ng daloy upang may kaugnayan sa bawat pagpoproseso ng payroll. I-update ang tsart ng daloy kapag nagbabago ang isang pagbabago sa sistema ng payroll.
Dapat isama ng daloy ng chart ang iyong mga obligasyon sa tax payroll ng pederal at estado, tulad ng mga pagbabayad ng kita at pag-uulat ng kita, kabilang ang pagproseso ng W-2.
