Ang pangunahing layunin ng resibo ay ang pagbibigay ng impormasyon sa mga customer o donor, pagdodokumento ng mga pagbili at pagtulong sa panloob na accounting. Ang parehong para sa profit at hindi pangkalakal na mga organisasyon ay may mga dahilan upang magbigay ng mga resibo sa mga parokyano.
Impormasyon ng Kustomer
Ang mga resibo ay nagsisilbi bilang isang epektibong tool sa komunikasyon sa mga customer. Una, binabanggit nila ang mga detalye ng pagbili ng isang customer, kabilang ang mga itemized na produkto at serbisyo, presyo ng unit, subtotals, buwis at kabuuan. Ang resibo ay nagpapahiwatig din ng petsa ng pagbili, na lalong mahalaga sa mga mamimili ng negosyo na gumagamit ng mga resibo upang magrekord ng mga transaksyon. Ang mga resibo ay nakikipag-usap rin sa mga patakaran ng kumpanya at nag-aalok ng mga diskwento para sa mga follow-up na survey.
Internal Accounting
Ang mga negosyo ay nagtataglay ng mga kopya ng mga resibo para sa panloob na accounting. Ang mga resibo ay nagbibigay-daan para sa tumpak na pagsubaybay ng mga benta at kita. Kapag ang isang katanungan arises tungkol sa mga detalye ng mga partikular na transaksyon, ang bookkeeping ng kumpanya o accounting department ay maaaring sumangguni sa mga resibo. Gayundin, kapag ang isang negosyo ay nakaharap sa isang Internal Revenue Service audit sa mga tax return nito, ang mga resibo ay nagsisilbing mahalagang dokumentasyon ng mga transaksyong benta. Ang isang resibo ay tumutukoy din sa anumang mga diskwento sa mga benta o allowance, na ginagamit para sa accounting at financial reporting.
Returns and Exchanges
Ang mga kompanya na naghahandog ng mga patakaran ng nagbabalik at pagpapalitan ay kadalasang nangangailangan ng isang resibo bilang bahagi ng proseso. Kapag ang isang customer ay nakakakuha ng maling laki sa isang sangkap o isang bahagi na hindi magkasya, siya ay karaniwang nagtatanghal ng resibo sa retailer upang ibalik ang item. Kung walang resibo, maaari lamang niya ipagpalit ang item para sa isang katulad na presyo na item. Nagbibigay din ang resibo ng mahalagang impormasyon tungkol sa patakaran sa pagbalik, tulad ng kung ilang araw mula sa petsa ng pagbili ng isang customer ay may upang bumalik item.
Nonprofit Donasyon
Ang layunin ng mga resibo para sa mga nonprofit ay naiiba. Ang mga indibidwal o mga negosyong gustong mag-claim ng mga kontribusyon ng cash o regalo sa isang IRS na kinikilala na 501 (c) (3) na organisasyon na hindi pangkalakal ay karaniwang nangangailangan ng resibo, ayon sa website ng IRS. Halimbawa, ang mga taong nag-donate ng mga item sa Goodwill o ang Salvation Army ay nangangailangan ng isang resibo upang bawasan ang halaga ng kanilang mga kontribusyon. Hindi lamang ang tulong ng mga resibo sa tumpak na pagpasok ng mga kontribusyon sa kawanggawa kapag nag-file ng mga buwis, nagbibigay din sila ng dokumentasyon ng mga kontribusyon sa panahon ng isang pag-audit.
