Bilang isang kumpanya dapat mong panatilihin ang ilang mga uri ng mga papeles sa file, tulad ng mga rekord sa trabaho at mga invoice, para sa parehong negosyo at legal na mga kadahilanan. Sa ilang mga kaso ang isang merchant ay dapat ding magtabi ng mga kopya ng mga resibo ng credit card sa loob ng isang panahon. Alamin kung ligtas na itapon ang mga resibo na ito sa kurso ng negosyo.
Mga Resibo ng Credit Card
Pagkatapos bumili ng isang produkto o serbisyo mula sa iyong kumpanya gamit ang kanyang credit card, karaniwan mong dapat ibigay sa kanya ang isang naka-print na resibo para sa kanyang mga tala - lalo na sa kaso ng isang face-to-face na transaksyon. Ang resibo ay naglalaman ng halaga ng transaksyon, ang code ng pag-apruba, pangalan ng may-hawak ng credit card at isang lugar para sa pirma ng customer. Pinanatili mo rin ang isang kopya ng naka-sign na resibo para sa iyong mga rekord.
Bakit Panatilihin ang mga ito?
Kung ang isang kaso arises kung saan ang customer na pagtatalo ang singil sa credit card mula sa iyong kumpanya, ikaw ay responsable, bilang merchant, para sa pagpapatunay na ito ay may-bisa. Ang isa sa mga unang item na hiniling ng bangko ng kostumer ay isang kopya ng resibo ng credit card na may kaugnayan sa transaksyon. Kailangan din ng provider ng merchant service na makita ang naka-sign na resibo upang siyasatin ang hindi pagkakaunawaan sa iyong ngalan. Kung ang dispute ng customer ay naaprubahan dahil hindi ka maaaring magbigay ng isang kopya ng naka-sign resibo ng benta, kailangan mong magbayad ng mga mamahaling bayarin sa bayad-bayad at mawala din ang halaga ng pagbebenta pati na rin ang produkto o serbisyo na iyong ibinebenta.
Kailan Malaman
Dahil sa posibilidad ng mga hindi pagkakaunawaan mula sa mga customer, hindi ito marunong magtapon ng resibo ng sales credit card dahil lamang na na-clear ng transaksyon ang iyong merchant account - kahit na natanggap mo na ang mga pondo mula sa pagbebenta. Ang mga bangko ay karaniwang nagbibigay sa mga customer ng mga 60 araw upang mag-alis ng singil sa bawat Fair Bill Billing Credit. Ito ay isang ligtas na taya na panatilihin ang resibo ng credit card nang hindi bababa sa tatlong buwan. Kung kailangan mo ang mga resibo ng mga benta para sa partikular na mga dahilan sa pag-uulat ng buwis sa negosyo ng negosyo, panatilihin ang mga ito sa kamay para sa hindi bababa sa anim na taon.
Mga Resibo sa Pag-iimbak
Kung dapat mong panatilihin ang mga resibo ng mga benta, iimbak ang mga ito sa isang secure, naka-lock na lokasyon dahil naglalaman ang mga ito ng sensitibong impormasyon ng customer. Panatilihin ang sensitibong data na ito sa abot ng mga hindi awtorisadong empleyado at sa labas ng mga indibidwal upang maiwasan ang mga isyu sa pandaraya na may kaugnayan sa credit card o makilala ang pagnanakaw. Ang iyong kasunduan sa serbisyo sa merchant ay maaaring magbabalangkas ng mga tiyak na alituntunin para sa kung paano pamahalaan at mag-imbak ng sensitibong data ng credit card para sa mga customer ayon sa mga pamantayan ng Data Security ng Data ng Pagbabayad ng Industriya ng Payment Card. Ang PCI DSS ay isang organisasyon na nagbibigay ng patnubay tungkol sa pamamahala ng data ng credit card ng customer.
