Ang pagsulat ng mga titik sa pagtanggi ng bid ay isang pangkaraniwan, ngunit hindi nagustuhan na bahagi ng pagpapatakbo ng isang negosyo. Ang sulat ng pagtanggi ng bid ay isinulat ng isang kumpanya upang ipaalam sa ibang kumpanya na ang bid na inilagay ng kumpanya ay hindi tinanggap. Kapag isinulat ang ganitong uri ng sulat, tandaan na ang iyong mensahe ay dapat na magalang at direktang. Dapat itong ipaliwanag ang mga dahilan kung bakit tinanggihan ang bid at dapat din ihatid na ang mga hinaharap na mga bid mula sa kumpanyang ito ay maligaya na isasaalang-alang.
Ihanda ang heading ng sulat. Isama ang petsa, pangalan ng kumpanya, pangalan at address ng tao ng contact ng kumpanya na ang bid ay tinanggihan.
Pakinggan ang liham nang naaayon at magalang. Ang liham ay dapat direksiyon gamit ang salitang "Mahal" at ang pangalan ng contact ay dapat na nakalista sa tabi.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kumpanya para sa alok. Ang isang sulat sa pagtanggi sa bid ay dapat na magalang at dapat na partikular na pasalamatan ang kumpanya sa pag-aalok ng bid. Maaari rin itong isama ang petsa at trabaho na ang bid ay para sa.Kung naaangkop, isama ang isang pangungusap na nagsasabi na ikaw ay impressed sa pamamagitan ng ilang mga detalye ng bid at ilista kung ano ang mga iyon.
Tanggihan ang alok ng kumpanya. Mahusay na sabihin na ang bid na inilagay ng kumpanyang ito ay hindi tinanggap at ang isang bid mula sa ibang kumpanya ay may.
Mag-alok ng mga dahilan para sa pagtanggi. Matapos sabihin na tinanggihan ang tawad, bigyan ang kumpanya ng isang dahilan o dalawa tungkol sa mga detalye kung bakit ginawa ang desisyon na ito. Maaaring ito ay dahil sa mga presyo o mas mababang kalidad ng mga kalakal, o dahil ang partikular na kumpanya ay hindi mahusay na itinatag. Nag-aalok ito ng pagkakataon para sa kumpanya ng pag-bid na malaman ang problema at magkaroon ng pagkakataon na iwasto ito sa mga desisyon sa hinaharap na negosyo.
Hikayatin ang kumpanya na mag-bid muli sa hinaharap. Isara ang sulat sa pamamagitan ng pagbubukas ng pinto bukas para sa mga pagkakataon sa hinaharap. Pinapayagan nito ang pag-bid ng kumpanya na malaman na ang mga hinaharap na mga bid ay malugod na at palaging may posibilidad na ang isang bid sa hinaharap ay isasaalang-alang at posibleng tanggapin.
Mag-sign sa sulat. Gamitin ang salitang "Taos-puso" kapag isinasara ang titik at lagdaan ang iyong pangalan. Ilakip ang isang business card na may sulat, na higit pang naghihikayat sa pag-bid ng kumpanya na magpatuloy sa pag-bid sa mga proyekto sa hinaharap.
