Kung ang isang dating mag-aaral o empleyado mo ay humiling sa iyo na magsulat ng isang sulat para sa kanya, gusto mong makuha ang tamang tono na ganap na nakukuha ang kanyang inaalok. Huwag sumang-ayon na magsulat ng isang liham para sa isang tao na hindi ka maaaring magsalita nang positibo para sa o para sa isang taong hindi mo alam ng sapat.
Tanungin ang paksa ng sulat kung kanino dapat mong tugunan ang sulat. Kunin ang lahat ng impormasyon ng contact. Maaari mo itong tugunan sa "Dear Sir or Madam" o "To the Admissions Committee."
Dapat ipaliwanag ng unang talata kung paano mo alam ang taong iyon at gaano katagal mo kilala ang taong iyon. Ipakilala ang tao at kung paano ka magsalita nang masigasig sa kanyang ngalan.
Ilarawan ang mga tiyak na sitwasyon kung saan nakita mo ang gawain ng paksa. Gumamit ng mga halimbawa upang ipakita kung gaano kahusay ang tao. Baka gusto mong ilarawan ang sitwasyon na nagawa ng tao at kung paano siya nakapagpabuti sa trabaho. Maging tumpak at detalyadong tungkol sa trabaho ng tao. Ang paggamit ng mga halimbawa ng trabaho at kakayahan ng isang tao sa trabaho ay tumutulong sa visual na sulatin ng taong tumatanggap kung sino ang taong ito.
Ang huling talata ay dapat summarize kung bakit naniniwala ka na ang tao ay magiging isang mahusay na karagdagan sa paaralan o kumpanya. Salamat sa komite at personal na lagdaan ang sulat.
