Ang organisasyon ng file ay nagpapabuti sa daloy ng trabaho para sa isang negosyo o personal na opisina. Mayroong maraming mga sistema ng pag-file upang matugunan ang iba't ibang mga pangangailangan at kagustuhan. Ang mga format ng standard na pag-file ay nabibilang sa isa sa tatlong malawak na kategorya: subject, numeric at alphanumeric. Ang mga manggagawa sa opisina ay gumagamit ng paraan ng alphanumeric kapag ang mga file ay dapat naglalaman ng parehong mga salita at numero.
Paano Mag-organisa ng Mga File
Ang mga alphanumeric na mga file ay magkakaroon ng label na naglalaman ng mga salita at numero. Ang kumbinasyong ito ay maaaring magsama ng isang pangalan at isang numero ng telepono o numero ng kliyente. Ang mga kumpanya o indibidwal na may ilang mga folder ng file ay maaaring mag-organisa ng paggamit ng mga pangalan. Ang mga malalaking numero ng mga file ay mangangailangan ng numerong pag-order habang ang mga manggagawa ay may posibilidad na mahanap ang file gamit ang isang numero ng code.
Paggamit ng Alphanumeric Filing
Tiyakin na ang bawat numero ng code ay nalalapat lamang sa isang file. Ayusin ang mga file sa numerical order. Gumamit ng mga goma band o dibaydor upang i-bundle ang mga file sa mga stack ng sampu-sampung o daan-daan depende sa kabuuang bilang ng mga file upang gawing madali ang isang tukoy na numero upang mahanap.
