Ang isang business letter ay maaaring magsama ng mga attachment na ipagpatuloy ang impormasyon sa loob ng sulat o magbigay ng mga karagdagang detalye para sa mas mahusay na pag-unawa. Ang kataga ng attachment ay madalas na binago sa term ng enclosure. Sa kabila ng kanilang pagkakatulad, hindi sila isa at ang parehong bagay. Ang pag-unawa sa mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawa at kung paano banggitin ang mga ito sa iyong mga sulat sa negosyo ay magiging mas propesyonal at nagbibigay sa iyo ng mapagkumpitensya.
Mga Tip
-
Kapag binabanggit ang isang attachment o isang enclosure sa isang business letter, tandaan ang naka-attach na file o pangalan ng dokumento sa loob ng mga panaklong.
Attachment vs. Enclosure
Una, siguraduhin na naiintindihan mo ang pagkakaiba sa pagitan ng mga attachment at enclosures. Habang pinapayagan ka ng dalawa na magbigay ng karagdagang impormasyon at karagdagang mga mapagkukunan, kinakatawan nila ang iba't ibang mga bagay.
Bilang nagmumungkahi ang pangalan nito, ang isang attachment ay isang dokumento o file na naka-attach sa isang sulat. Ito ay itinuturing na bahagi ng sulat habang ini-highlight ang mga pangunahing punto, nag-aalok ng higit pang impormasyon o sumusuporta sa iyong pahayag. Kapag isinulat mo ang sulat, sumangguni sa mga dokumento na nakalakip. Halimbawa, maaari kang maglakip ng isang kontrata at banggitin ito sa sulat kasama ang may-katuturang impormasyon tungkol sa kung ano ang kinukuha nito.
Ang mga enclosures, sa kabilang banda, ay hiwalay na mga dokumento. Halimbawa, kung nagpapadala ka ng isang liham ng negosyo sa isang potensyal na bagong kasosyo, maaari mong ilakip ang isang polyeto, pag-aaral sa merkado o tsart ng paghahambing. Hindi kinakailangan na sumangguni sa dokumentong ito sa liham. Ang pagpili ay nasa iyo.
Mga Attachment sa Text
Kapag binabanggit ang impormasyon mula sa isa pang dokumento sa loob ng teksto, gumamit ng mga panaklong sa alinmang postal mail o elektronikong koreo ng sulat. Tandaan ang naka-attach na file o pangalan ng dokumento sa loob ng mga panaklong. Sa pagpapalagay na ang isang sulat ay tumutukoy sa isang reklamo sa telepono, ang pagsipi ay isasama ang pangalan ng dokumento ng reklamo, tulad ng: (Nakalahok: Customer Service Journal, 1/5/2017).
Ang mga tekstong pagsipi ay nagdaragdag ng karagdagang impormasyon sa nilalaman ng liham. Maaaring sumangguni ang citation sa data ng spreadsheet, mga transcript o iba pang mga titik. Gumamit ng madaling-basahin ang mga pangalan ng file na naglalarawan ng dokumento. Kung ang dokumento ay naka-print, pamagat ito sa parehong paraan. Katanggap-tanggap din na magtalaga ng mga attachment na may mga alpabetikong titik, tulad ng "Attachment A."
Paano Magparehistro ng Maramihang Mga Attachment
Bilang karagdagan sa paggamit ng isang in-text na sipi ng mga attachment, ring ipaalala sa iyong mambabasa ng mga attachment sa dulo ng sulat. Sa ilalim ng pangalan ng pagpirma sa ibabang kaliwang sulok, i-type ang "Mga Attachment." Ito ay opsyonal upang ilista ang pangalan ng lahat ng mga attachment sa dulo ng sulat, ngunit ito ay mahusay na pagsasanay lalo na kung marami sa kanila. Ito ay magbibigay sa tatanggap ng isang mas mahusay na ideya kung ano ang aasahan at kung aling mga file ang kailangan niya ng pinakamaraming.
Paano Gumamit ng mga Enclosures
Ang mga enclosures ay hindi madalas na tinutukoy sa aktwal na teksto, ngunit ito ay hindi isang matigas na panuntunan. Kung ang mga enclosures ay binanggit sa loob ng sulat ng negosyo o memo, gamitin ang parehong paraan na inilarawan para sa mga attachment. Kabilang sa mga halimbawa ng isang enclosure ang isang resume o isang application. Ang mga file na ito ay isinangguni sa dulo ng sulat sa ilalim ng nakalimbag na pangalan ng tagatala kasama ang kaliwang margin sa ibaba.
Gamitin ang "Enclosure" para sa isang enclosure at "Enclosures" para sa higit sa isa. Katanggap-tanggap din na idagdag ang kabuuang bilang ng mga kasama item, tulad ng mga Enclosures: 4. Kung ang isang dokumento ay nabanggit sa sulat ngunit hindi aktwal na nakapaloob dito, tandaan ito bilang "w / o Enclosures."
Inirekomendang Format ng Gobyerno
Sa mga liham ng pamahalaan, kung minsan ay ginagawa ang pagkakaiba sa pagitan ng isang liham ng negosyo at isang memo. Sa pamamagitan ng mga titik, ang cite ay tinutukoy bilang isang "enclosure," habang ang mga memo ay karaniwang tumutukoy sa mga ito bilang "mga attachment." Ang mga dokumentong ito ay kadalasang tinutukoy sa loob ng teksto ayon sa isang nakatalang alpabetikong titik, tulad ng "Attachment A."
Ilista ang lahat ng mga attachment o enclosures, kahit na kinakailangan ang ikalawang pahina upang maayos na gawin ito, na nagsasaad ng "Mga Attachment: Page 2." Kung ang isang sangguniang dokumento ay hindi magagamit, ito ay binanggit sa pamamagitan ng pagsama ng "w / o encl." upang ipaalam sa natatanggap na partido na ang dokumento ay hindi magagamit at kaya hindi nakapaloob. Suriin ang mga tukoy na entidad ng pamahalaan para sa mga detalye ng template o natatanging mga alituntunin ng format.
