Ang email ay isang mahusay at mas mabilis na paraan ng pagpapadala ng komunikasyon sa negosyo kung ihahambing sa serbisyo ng koreo. Ito ay isang mas madaling paraan ng pakikipagpalitan ng mga dokumento. Ang ilang mga bagay na dapat isaalang-alang kapag nagpadala ng isang email ng negosyo na may isang attachment ay ang sukat nito, ang programa na ginamit upang lumikha ng attachment at ang posibilidad ng mga virus. Mahalaga ring tandaan na ang tatanggap ay hindi lamang ang nakikita ng iyong mensahe. Gumamit ng isang propesyonal na tono na mag-iiwan ng kanais-nais na impression.
Sumulat ng linya ng paksa na sapat na sumasalamin sa mensahe. Ang mga partikular na linya ng paksa ay makakatulong sa mga empleyado na mag-organisa ng email ayon sa mga proyekto ng kumpanya. Ang mga hindi kilalang mga pamagat gaya ng "Mahalaga" o "Mangyaring basahin" ay nahihirapan upang mahanap ang mga mensahe sa hinaharap.
Gumawa ng mensahe na madaling maintindihan at madaling basahin. Ang mga empleyado ay dapat na magbistay sa malalaking volume ng mga mensaheng email araw-araw at may kaunting oras upang basahin ang mga mahahabang mensahe. Gumamit ng isang nababasa na font, isama ang maraming puting espasyo at gumamit ng mga titik sa upper at lower case nang naaangkop. Isulat ang iyong mensahe sa isang tono na magalang ngunit propesyonal, at magsimula at magtapos sa mga propesyonal na salutations.
Sumangguni sa attachment. Ang mga abalang empleyado ay kadalasang pinagsurakitan sa oras at maaaring hindi makita ang attachment kung walang sanggunian dito. Hayaan ang tatanggap malaman kung ano ang attachment ay naglalaman ng at kung ano ang gagawin sa mga ito.
Tiyaking naka-attach ang dokumento bago magpadala. Si Janis Fisher Chan, may-akda ng "E-Mail: Isulat Ito ng Mahusay na Gabay - Paano Sumulat at Pamahalaan ang E-Mail sa Lugar ng Trabaho," nagpapayo sa paglakip ng dokumento bago ka magsimulang isulat ang iyong mensahe.
Hayaan ang iyong mambabasa kung ano ang programa na kinakailangan upang buksan ang file. Ang Microsoft Office Suite at Adobe Acrobat Reader ay karaniwang mga application na ginagamit sa lugar ng trabaho.
Isaalang-alang ang dami ng oras na kukunin ng tatanggap upang i-download ang attachment. Gumamit ng isang programa ng compression ng file para sa mga malalaking file, tulad ng WinZip, o basagin ang file sa mas maliit na mga seksyon na maaari mong ipadala nang hiwalay. Sa pagsasaalang-alang para sa abalang empleyado, maaari mo ring i-paste ang dokumento sa katawan ng mensahe.
Proofread ang iyong mensahe. Ang mga spelling at grammatical error ay lumilitaw na hindi propesyonal. Gayundin iwasan ang paggamit ng slang, mga pagdadaglat at mga emoticon sa iyong mensahe. Ang mga ito ay maaaring kilalang termino ngunit hindi ito naaangkop sa mga mensahe ng negosyo.
I-scan ang iyong mensahe at naka-attach na dokumento para sa mga virus bago ka magpadala.
Isama ang isang disclaimer na naghihikayat sa mambabasa na i-scan ang attachment para sa mga virus bago mag-download. Ito ay maaaring maprotektahan ang iyong kumpanya mula sa posibilidad ng legal na pagkilos kung tumatanggap ang tumatanggap ng virus sa pamamagitan ng iyong attachment.
Babala
Huwag magpadala ng mga kadena ng mail, spam o joke bilang mga kalakip. Sila ay di-propesyonal at hindi naaangkop.
