Ang mga tawag sa conference ay kapaki-pakinabang para sa pag-aayos ng isang pulong sa isang pangkat ng mga tao sa iba't ibang lugar na kailangang gumawa ng mga desisyon. Ang isang pangkat ng mga abogado ay maaaring kailanganin upang matugunan at magpasiya ng isang diskarte para sa kaso ng kanilang kliyente, o ang isang grupo ng mga bachelorette ay maaaring nagsisikap na magplano ng shower ng kasal. Ang isang conference call ay maaaring makatulong sa isang grupo ng mga tao na gumawa ng mga desisyon sa ilang minuto, na maaaring tumagal ng mga araw sa email at maaaring imposibleng gawin sa tao.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Telepono
-
Software sa pag-iiskedyul ng pulong
Tukuyin ang mga taong kailangan mong anyayahan sa conference call. Pagkatapos ay unahin ang kahalagahan ng pagdalo ng bawat tao. Kung may tatlo o apat na tao na tumatawag sa iyong conference call, ang pag-prioridad sa listahan ng mga inanyayahan ay maaaring hindi mahalaga. Ngunit kung ikaw ay nag-iimbita ng anim o higit pang mga tao, mas malamang na magkakaroon ng mga salungatan sa pag-iiskedyul. Tiyakin na ang mga mahahalagang tagapayo ay maaaring dumalo.
Makipag-ugnay sa mahahalagang dadalo upang makilala ang mga salungatan sa pag-iiskedyul Alamin kung kailan at kapag ang mga tao ay wala sa bayan para sa isang pinalawig na panahon, sa isang eroplano at hindi magagamit upang tumawag sa o kung hindi man ay maaaring dumalo. Ayusin ang iyong oras ng pagpupulong sa paligid ng mga salungatan.
Magpadala ng imbitasyon sa lahat ng dadalo. Gumamit ng email, Evite o isa pang program ng software na paanyaya. Maaaring iiskedyul ng Microsoft Outlook ang pulong, magpadala ng mga imbitasyon at payagan ang mga inanyayahang tanggapin o tanggihan. Mabilis kang makakakuha ng isang pangkalahatang ideya kung sino ang maaaring dumalo at kung sino ang hindi. Ang mga inanyayahan ay maaaring magkaroon ng mga mungkahi sa mga oras na mas mahusay na gumagana para sa kanila, at maaari ka ring magpadala sa iyo ng mga item sa agenda sa kanilang mga sagot sa kahilingan sa pagpupulong. Baguhin ang iyong imbitasyon batay sa feedback na natanggap mo.
Iiskedyul ang iyong pagpupulong gamit ang isang call-in service. Mayroong ilang mga kumpanya na espesyalista sa pagho-host ng mga tawag sa pagpupulong, tulad ng kabilang ang FreeConference at InstantConference. Kung ang iyong kumpanya ay madalas na iskedyul ng mga tawag sa pagpupulong, alamin kung ang iyong kumpanya ay may kontrata sa isang partikular na serbisyo sa pag-call-in.
Ipadala ang iminumungkahing imbitasyon sa lahat ng dadalo. Ipadala ang imbitasyon kahit sa mga tao na tinanggihan ang orihinal na kahilingan ng pagpupulong, kung sakaling sila ay magagamit sa ibang pagkakataon. Tiyaking isama ang lahat ng may kinalaman na impormasyon sa paanyaya, kabilang ang petsa at oras ng tawag, code ng bansa at numero ng telepono na dapat gamitin ng mga kalahok, pati na rin ang anumang kinakailangang mga kalahok na code. Isama rin ang iyong numero ng contact upang ang mga dadalo ay maaaring makipag-ugnay sa iyo nang direkta kung mayroon silang mga problema sa pag-dial sa.
Mga Tip
-
Kung hindi ka pa nakagamit ng isang serbisyong pang-tawag sa pagpupulong bago, tanungin ang tungkol sa kaliwanagan ng mga tawag at kadalian ng paggamit. Mayroong ilang mga libreng serbisyo at ang ilan ay may bayad. Ihambing ang mga presyo ng mga serbisyong nakabatay sa bayarin at magpasya kung aling pinakamahusay ang naaangkop sa mga pangangailangan ng iyong kumpanya.
