Ang mga tawag sa kumperensya ay nagbibigay ng isang maginhawang solusyon para sa pagkuha ng iyong pangkat magkasama upang pag-usapan ang isang proyekto, makatanggap ng na-update na impormasyon, at makakuha ng pinagkaisahan. Maraming mga kumpanya ang nakakontrata ng mga kumpanya ng serbisyo sa pagpupulong, at ang mga kumpanyang ito ay maaaring magbigay ng dedikadong mga numero ng telepono at mga code ng pag-access para sa mga tauhan, kasama ang isang web utility na nag-iskedyul at nag-aabiso sa mga pulong ng teleconference. Ang isang nakatalang numero ng teleconference ay nagbibigay ng kakayahang umangkop sa paghawak ng mga tawag sa pagpupulong anumang oras, at ang mga abiso sa pagpupulong ay maaaring ma-e-mail sa mga kalahok. Ang mga serbisyo sa badyet o libreng conference call para sa mga maliliit na kumpanya ay nagtatalaga ng numero ng teleconference sa oras ng pag-iiskedyul, kaya ang pag-iiskedyul ng pulong sa online ay nangangailangan ng kaunting pagpaplano.
Dedicated Conference Line
Buksan ang isang bagong mensaheng e-mail o isang kahilingan sa pagpupulong (kung ang iyong e-mail application ay may tampok na ito, tulad ng Microsoft Outlook). I-type ang mga e-mail address ng mga dadalo sa seksyong "Sa" o "Mga Kalahok". I-type ang paksa ng pulong sa linya ng "Paksa".
I-type ang sumusunod na impormasyon sa katawan ng e-mail o gamitin ang mga awtomatikong field sa kahilingan sa pagpupulong: Petsa ng pagpupulong Oras ng pagsisimula ng pagpupulong (isama ang time zone) Oras ng pagtatapos ng pagpupulong (isama ang time zone) Call-in number) Code ng kumperensya (kung naaangkop, para sa mga dadalo upang ma-access ang kumperensya)
Buksan ang seksyon ng pag-iiskedyul ng kahilingan sa pagpupulong at gamitin ang drop-down na menu sa tabi ng bawat kalahok upang maitalaga kung kinakailangang ito o opsyonal na mga dadalo (karamihan sa mga program ay may default na mga dadalo). Kung ang mga iskedyul ay magagamit online, suriin na ang iyong mga kinakailangang dadalo ay magagamit sa panahon ng nais na frame ng panahon at petsa.
Maglakip ng agenda o mga materyales sa pagpupulong sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan ng "Attachment" sa iyong e-mail tool bar. Kung nais, mag-type ng isang mensahe sa katawan ng iyong e-mail, pagkatapos ng mga detalye ng conference call. I-click ang pindutang "Ipadala" upang ihatid ang iyong paunawa sa pagpupulong.
Mag-iskedyul ng Tawag sa Kumperensya Gamit ang Web Utility
Mag-log in sa iyong conference service account, tulad ng Premiere Conferencing, Pumunta sa Meeting o Free Conference.
I-click ang pagpipiliang "Iskedyul ng Kumperensya". Piliin ang petsa ng iyong pagpupulong, oras ng pagsisimula at pagtatapos (o tagal) at ang inaasahang bilang ng mga dadalo. I-type ang paksa ng iyong pagpupulong sa field na "Paksa". Piliin ang uri ng tawag sa pagpupulong sa pamamagitan ng pag-click sa pagpipiliang "Toll-free conference" o "Direct dial conference".
Repasuhin ang katumpakan ng impormasyon at i-click ang "Iskedyul" na buton. I-print ang pahina ng pagkumpirma para sa mga detalye ng kumperensyang tawag, o i-save ang impormasyon sa iyong computer.
I-click ang pagpipiliang magpadala ng isang abiso sa e-mail sa iyong mga dadalo. I-type ang mga pangalan at e-mail address ng mga dadalo sa mga kaukulang field. I-click ang pindutang "Ipadala" upang magpadala ng isang abiso sa iyong mga dadalo na may mga tagubilin sa pag-dial at isang kumpirmasyon sa iyong e-mail address.
Mga Tip
-
Hilingin sa mga dadalo na kumpirmahin na sumasali sila sa tawag ng kumperensya - maaari silang tumugon nang positibo sa iyong e-mail na mensahe o i-click ang "Tanggapin" na butones sa iyong abiso sa kahilingan sa pagpupulong. Magpadala ng e-mail sa paalala at anumang karagdagang impormasyon sa araw bago ang iyong pagpupulong. Kapag nag-iiskedyul ng tawag sa pagpupulong gamit ang web tool, pahabain ang tagal o oras ng pagtatapos at maglaan ng isa o dalawa pang dadalo kaysa sa pinlano, upang bigyan ang iyong sarili ng kakayahang umangkop. Karaniwang babayaran ka ng conference service para sa bilang ng mga dadalo at ang aktwal na bilang ng mga minuto na ginamit.
Babala
Iwasan ang pagkalito sa pamamagitan ng pagsuri sa mga detalye ng pagpupulong bago ipadala ang iyong abiso. Ang ilang mga application ng e-mail ay nag-log ng lahat ng mga kahilingan sa pagpupulong sa kalendaryo at ang mga salungat o na-update na mga pulong ay idinagdag (hindi pinapalitan ang hindi lipas na appointment).
