Ang Google Docs ay isang malakas na tool sa pagbabahagi ng file na magagamit ng mga negosyo upang mag-publish ng mga iskedyul ng trabaho. Maaari mong maisagawa ito sa pamamagitan ng paglikha ng iskedyul nang direkta sa Google Docs. Kapag regular kang nag-publish ng isang iskedyul ng trabaho ng empleyado, pinipigilan mo ang miscommunication na maaaring humantong sa pagkakaroon ng mga shift na natuklasan ng mga empleyado na hindi nauunawaan na sila ay naka-iskedyul na magtrabaho.
Gumamit ng Mga Template ng Libreng Iskedyul ng Trabaho
Ang Google Docs ay nagpapanatili ng malaking library ng mga template ng libre at handa nang gamitin. Upang ma-access ang isang template, magbukas ng bagong dokumento ng Google Docs at pagkatapos ay maghanap ng mga template sa mga salitang "iskedyul ng trabaho." Karamihan sa mga iskedyul ng trabaho sa empleyado ay gumagamit ng format sa linggo hanggang sa linggo dahil ang mga tagapag-empleyo ay nag-publish nang lingguhan. Kung walang template na nakakatugon sa mga pangangailangan ng iskedyul, lumikha ng custom na iskedyul sa ibang programa.
Lumikha ng Custom na Iskedyul
Tulad ng Google Docs, ang Google Sheets ay may mga template na maaaring i-customize ng mga tagapamahala. Hanapin ang mga ito sa Mga Sheet sa ilalim ng menu ng Gallery ng Template. Piliin lamang ang Iskedyul mula sa listahan at pagkatapos ay i-customize ang mga patlang sa pamamagitan ng pagpapalit ng data ng template na may mga petsa ng iskedyul at mga pangalan ng empleyado. Tanggalin ang anumang mga hilera at haligi na hindi kinakailangan.
Gumawa ng isang iskedyul mula sa simula sa pamamagitan ng pagbubukas ng isang bagong file. I-click ang Magsimula ng isang Bagong Spreadsheet sa pangunahing pahina at gamitin ang header upang pamagat ang dokumento bilang "Lingguhang Iskedyul" o iba pang ninanais na pangalan. Gamitin ang unang hilera upang tukuyin ang mga petsa na sakop ng iskedyul.
Susunod, lumikha ng isang tsart kung saan inililista ng mga header ng pahalang na hanay ang mga araw ng linggo at ang mga hanay ay naglilista ng mga oras ng shift. Ipasok ang mga pangalan ng empleyado sa nararapat na mga kahon ng shift. I-save ang file sa Google Docs sa ilalim ng naaangkop na pangalan ng file.
Pamahalaan ang Mga Pahintulot ng Empleyado
Nais ng mga employer na basahin ng mga empleyado ang iskedyul at marahil i-download ang isang file upang i-save sa mga personal na computer o device. Gayunpaman, hindi dapat pahintulutan ang mga empleyado na i-edit ang iskedyul. Bilang default, pinapayagan ng Google Docs ang mga empleyado na magbasa at mag-download ng mga file na ibinahagi sa kanila.
Ibahagi ang mga file sa pamamagitan ng pag-click sa icon na may silweta ng isang tao at plus sign na kumakatawan sa "Ibahagi." Ipasok ang mga email address ng mga empleyado na gusto mong ibahagi ang file. Suriin ang mga pahintulot bago ipadala ang email link upang matiyak na ang dokumento ay read-only.
Para sa mga pahintulot, piliin ang "maaaring tingnan" sa halip na "maaaring i-edit," at pagkatapos ay piliin ang pindutan ng Ibahagi upang mai-publish ang iskedyul para sa mga empleyado. Ang mga empleyado ay tumatanggap ng email na nagpapaalam sa kanila ng isang bagong iskedyul na na-publish. Kasama sa email ang isang link sa iskedyul.
Itakda ang Regular na Iskedyul
Ang pagsunod sa isang template ng iskedyul ay ginagawang mas madali ang lingguhang pag-iskedyul. Magtakda ng isang standard na araw at oras upang i-publish ang iskedyul at ibahagi ito sa lahat ng mga empleyado sa pamamagitan ng email sa parehong oras.
Pangalanan ang mga file ng iskedyul sa madaling paraan upang mahanap ang paraan tulad ng "Jan. 15 Shift Schedule." Binabawasan nito ang pagkalito at pinapayagan ang mga empleyado na tandaan ang mga pagkakaiba sa pag-iiskedyul o mga isyu nang mabilis. Lumikha ng mga patakaran ng kumpanya na nangangailangan ng mga empleyado na magbigay ng nais na paunawa para sa mga pagbabago sa iskedyul.
