Kapag binago ng mga panginoong maylupa ang mga tauhan ng opisina, makatutulong na payuhan ang mga nangungupahan ng mga pagbabagong iyon, lalo na ng mga tauhan na madalas na nakikipag-ugnayan sa mga nangungupahan. Madaling payuhan ang mga nangungupahan ng kawani at iba pang makabuluhang pagbabago sa pamamagitan ng sulat.
Ipunin ang isang listahan ng mga pangalan at address ng lahat ng mga nangungupahan na maaapektuhan ng pagbabago. Halimbawa, kung nagrenta ka ng espasyo sa maraming lokasyon at sa gayon ay nagpapatakbo ng higit sa isang rental office, kailangan mo lamang ipaalam ang pagbabago sa mga nangungupahan na nakikitungo sa rental office kung saan ang pagbabago ay nagaganap. Kung mayroon kang isang opisina, siyempre, alerto ang lahat ng mga nangungupahan.
Ihanda ang sulat sa letterhead top ng kumpanya na gawin itong "opisyal," at itakda ito para sa petsa na iyong inaasahan na ang karamihan sa mga titik ay ipinamamahagi. Gumamit ng teknolohiya sa pagpapadala ng sulat upang isapersonal ang bawat titik, o maaari mong gamitin ang isang mas pangkalahatang format sa pamamagitan ng pagtugon sa bawat letra na "Minamahal na Umuupa."
Ang nilalaman ng liham ay dapat maikli at negosyante, at sa pangkalahatan ay dapat tumagal ng dalawang talata ng nilalaman, kasama ang isang panapos na talata. Iulat ang pagbabago ng mga tauhan sa unang talata. Kung ang bagong staffer ay ipagpapalagay ang lahat ng tungkulin ng umaalis na empleyado, sabihin ito, na naglilista ng mga tungkulin: "Aalisin ni Jennie Smith ang kompanya sa Marso 12 at papalitan ni Mary Jones, na responsable para sa mga reklamo ng nangungupahan, pagpapanatili mga kahilingan, pagkolekta ng mga renta at pagsagot sa lahat ng mga kaugnay na tanong."
Sa kabilang banda, kung ang mga tungkulin na dating isinagawa ng umaalis na empleyado ay ipamamahagi sa mga umiiral at / o bagong kawani, gawing malinaw sa unang talata; halimbawa: "Aalisin ni Jennie Smith ang kompanya sa Marso 12 at papalitan ni Mary Jones, na siyang magiging responsable sa mga reklamo ng nangungupahan at mga kahilingan sa pagpapanatili. Ang Joe White ay kukuha ng responsibilidad sa pagkolekta ng mga rents at pagsagot sa lahat ng mga kaugnay na katanungan."
Sa pangalawang talata, isama ang lahat ng mga petsa na may kinalaman; sa maraming mga kaso, halimbawa, ang isang staffer umalis sa isang Biyernes at ang mga kapalit na mga ulat sa susunod na Lunes. Sa iba pang mga kaso, mayroong isang maikling panahon ng pagsanib habang ang umaalis empleyado tren ang bago. Isara ang pangalawang talata sa pamamagitan ng pagpapahayag na mula sa petsa ng pagbabago ng pasulong, ang lahat ng mga may kinalaman na mga katanungan, mga komento at mga problema ay dapat na ituro sa mga taong bagong responsable para sa kanila, at pangalanan sila muli. Halimbawa, "Simula sa Marso 15, mangyaring tawagan ang mga reklamo at mga kahilingan sa pagpapanatili kay Mary Jones, at makipag-ugnay sa Joe White para sa anumang bagay na gagawin sa upa."
Sa huling talata, ipaalam sa mga nangungupahan na dapat silang mag-atubiling makipag-ugnay sa iyo sa anumang mga alalahanin, komento, o mga tanong. Lagdaan ang titik na "Taos-puso," na sinusundan ng iyong pangalan.
Mga Tip
-
Ang mga panginoong maylupa o ang kanilang mga kawani ay maaaring maghatid ng kamay o mag-mail ng ganitong uri ng mga titik; halili, maaari silang maibahagi sa mga resibo ng upa.
Labanan ang hinihimok na maging tahimik at magbigay ng napakaraming impormasyon, kahit na ang mga bagay ay halata. "Si Jennie Smith ay umalis na magkaroon ng isang sanggol," o "nagpakasal si Jennie Smith at nagpapatuloy sa kanyang hanimun, at pagkatapos ay lumalabas sa estado" parehong mga halimbawa ng pagbibigay ng napakaraming impormasyon. Hayaan mong ibahagi ni Jennie ang kanyang impormasyon kung kanino siya pipiliin, at paghigpitan ang iyong sulat sa kung ano ang kinakailangan para sa negosyo.
