Pagbutihin ang iyong mga pagkakataon na magkaroon ng positibong tugon sa iyong kahilingan sa pagpupulong sa pamamagitan ng unang ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng iyong tatanggap. Maraming tao ang nag-uukol sa pagsisikap na makilala sa iyo ang isang inaasam-asam na oras. Nais nilang malaman kung ano ang makakakuha nito, kasama na ang paggawa ng kanilang trabaho nang mas madali, mas mabilis o mas kapaki-pakinabang. Tumutugon din ang mga ito sa isang libreng benepisyo, magandang pagkain o promotional na angkop sa kanilang negosyo. Ito ay partikular na totoo sa mga komunikasyon sa email, dahil ang iyong tatanggap ay marahil ay tumatanggap ng dose-dosenang mga email araw-araw.
Sumulat ng linya ng paksa na nakatayo. Halimbawa: "Magkita tayo upang talakayin ang iyong account sa XYZ Company" ay ginagawang agad ang iyong email at malamang na mabuksan. "Hi, let's talk" ay ang uri ng subject line na malamang na matanggal ang iyong email dahil wala itong impormasyon at masyadong impormal at personal para sa karamihan ng mga relasyon sa negosyo.
Batiin nang naaayon ang iyong tatanggap. Gamitin ang "Dear Mr. Jones" kung hindi mo alam ang isa't isa. Ang "Dear Bob" o "Hello Bob" ay karaniwang mga pagbati sa email ng negosyo. Ang hindi paggamit ng pagbati ay maaaring gawin ang iyong email na tila walang pasubali at bahagi ng isang pagpapadala ng masa, maliban na lamang kung alam mo ang isa't isa nang maayos.
Pumunta sa punto. Kung hindi mo alam ang isa't isa, magsulat ng isang pangungusap na nagpapakilala sa iyong sarili tulad ng "Naitalaga ako sa iyong account sa XYZ" o "Tumugon ako sa iyong query sa website ng XYZ at nais mong makilala ka sa demo ang aming software. " Panatilihing maikli hangga't maaari ang iyong mensahe habang nagpapadala pa rin ng mahalagang impormasyon.
Magmungkahi ng ilang mga petsa, oras at lokasyon. Ang isang mahusay na paraan upang gawin ito ay: "Maaari akong makatagpo alinman sa Martes o Miyerkules, sa aking tanggapan o sa iyo. Ito ba ay mabuti para sa iyo at anong oras ang pinakamainam?"
Estado na tatawag ka upang kumpirmahin ang pulong. Ang isang follow-up na tawag ay palaging matalino kapag gumagamit ng email, dahil ang iyong email ay maaaring pumunta sa folder ng SPAM o ay overlooked ng tatanggap.
Isara ang iyong email na may maikling pangungusap tulad ng "Salamat sa iyong oras at atensiyon. Inaasahan ko ang pagtugon sa iyo at pag-usapan kung paano maaaring ibigay sa iyo ng XYZ ang mga serbisyong kailangan mo."
Idagdag ang iyong lagda sa ibaba. Dapat itong maglaman ng pangalan na ginagamit mo sa negosyo, pamagat, pangalan ng kumpanya, direktang numero ng telepono ng opisina, numero ng cell phone at mga link sa iyong mga profile sa social media.
Mga Tip
-
Maraming mga negosyante ang pumirma sa kanilang mga email sa "Bumabati" o "Salamat." Ang ilan ay gumagamit lamang ng kanilang block ng lagda. Ang iyong ginagamit ay nakasalalay sa iyong istilo at ang katumpakan nito sa mensahe na iyong pinapadala.
Isaalang-alang ang paglakip ng isang whitepaper o iba pang impormasyon sa iyong kumpanya.
Babala
Gumamit ng spell checker. Maraming mga programa sa email ang maaaring itakda upang awtomatikong iwasto ang mga spelling at grammatical na mga error.
