Ang pagbuo at pagpapadala ng mga invoice ay maaaring maging isang proseso ng matagal na oras. Gayunpaman, hindi ito isang proseso na dapat i-skip o binalewala. Ang isang mahusay na dinisenyo na invoice ay tumutulong sa isang negosyo na mababayaran at nagbibigay ng legal na proteksyon para sa parehong mga partido. Kung sakaling makuha ang pag-awdit ng Internal Revenue Service, ang iyong sistema ng pag-invoice ay maaaring magpatunay sa iyong natanggap na kita.
Mga Pangunahing Kaalaman sa Invoice
Kapag nais ng isang vendor na mabayaran para sa mga kalakal o serbisyo, nagpapadala siya ng isang invoice. Ang isang invoice ay isang dokumento na nagpapakita ng mga pinansiyal na bahagi ng isang transaksyon sa negosyo. Kasama sa isang invoice ang pangalan at impormasyon ng contact ng mamimili at nagbebenta, isang paglalarawan ng mga serbisyo o kalakal na ibinigay, ang gastos sa bawat item at ang kabuuang halaga na dapat bayaran. Kasama rin sa mga invoice ang isang takdang petsa ng pagbabayad, isang numero ng invoice at isang ginustong paraan ng pagbabayad.
Pagkuha ng Bayad
Ang mga invoice ay tumutulong sa isang kumpanya sa pagkuha ng bayad sa buo at pagkuha ng bayad sa oras. Mahirap mabayaran nang walang tamang invoice. Ang mga kumpanya ay karaniwang nag-aatas ng pagtanggap ng isang detalyadong invoice bago pagbayaran ang mga pagbabayad. Ang mga tuntunin sa pagbabayad ay maaaring makatulong sa isang kumpanya na mangolekta ng mga receivable nang mabilis. Halimbawa, maaaring sabihin ng isang kumpanya na ang bayad ay dapat bayaran pagkatapos makatanggap, sa loob ng 30 araw mula sa resibo o 60 araw na resibo. Kabilang ang isang huli na patakaran sa bayad sa isang invoice - halimbawa, ang mga late payment ay sumasailalim sa isang $ 20 na bayad - ay maaari ring makatulong na matiyak ang mabilis na pagbabayad.
Pagtatatag ng Mga Karapatan sa Legal
Ang mga invoice ay nagbibigay ng katibayan na ang mga produkto at serbisyo ay naihatid at nagtatatag ng karapatan ng kumpanya sa pagbabayad. Kung ang isang customer ay hindi nagbabayad, ang isang kumpanya ay maaaring gumamit ng mga kontrata at mga invoice upang ipakita ng legal sa isang hukuman ng batas na ito ay may utang na bayad. Gayundin, ang kumpanya ay maaaring magtabi ng mga kopya ng mga invoice at mga halaga na binabayaran sa mga kontratista at vendor upang maitaguyod na nakumpleto nito ang kontrata na obligasyon nito para sa pagbabayad.
Katibayan ng Audit
Kahit na gawin mo ang lahat ng tama, palaging may posibilidad na ma-awdit ang iyong negosyo sa pamamagitan ng IRS. Sa panahon ng pag-audit, nais ng IRS na tiyakin na maayos mong naiulat ang lahat ng kita na natanggap mo sa taon. Kung mayroon kang isang organisadong sistema ng sunud-numerong mga invoice, ang IRS ay may higit na kumpiyansa na iyong naiulat ang kita nang buo at tama. Kung ang mga invoice ay mali o wala, ang pasanin ng katibayan ay nasa iyo upang ipakita na hindi ka nagtatago ng anumang kita.
