Ang mga tala ng debit at mga invoice ay ginagamit sa proseso ng accounting upang matulungan ang mga negosyo na subaybayan ang mga benta. Habang ang mga tala ng debit ay nakitungo sa mga account receivable, ang mga invoice ay nakikipagtulungan sa mga nakumpletong benta kung saan ang pera ay nagbago na ng mga kamay. Kung ang isang debit note o invoice ay ginagamit, mahalaga na ang lahat ng may kinalaman na impormasyon ay kasama sa dokumento upang magamit ito sa proseso ng accounting sa hinaharap.
Listahan ng utang
Ang isang debit note ay isang paunawa na ipinadala sa isang customer upang alertuhan siya ng isang nakaraang-angkop na halaga. Ang mga negosyo ay maaaring gumamit ng debit note bilang isang pasimula sa pagpapadala ng mga overdue account sa mga koleksyon, bilang isang alerto na ang isang account ay malapit nang matatapos, o upang paalalahanan ang isang customer ng isang diskwento para sa maagang pagbabayad.
Invoice
Ginagamit ang mga invoice upang mag-record ng mga transaksyong benta. Halimbawa, kung ang isang negosyo ay nasa isang eksibisyon o kumperensya at gumagawa ng isang benta, ang mamimili at negosyo ay makakatanggap ng isang kopya ng isang invoice upang alam ng parehong partido kung ano ang naibenta, kung kailan at kung magkano. Kasama rin sa mga invoice ang mga item sa pagbebenta na ipinadala sa mga customer.
Mga pagkakaiba
Ang isang debit note ay impormasyon tungkol sa isang nakaraang transaksyon na nananatiling hindi bayad, samantalang ang isang invoice ay nagtatala ng transaksyong benta na nakumpleto na. Ang mga tala ng debit ay batay sa mga account na maaaring tanggapin, habang ang mga invoice ay ginagamit para sa mga benta para sa kung anu-anong pagbabayad ang ginawa.
Mga Halimbawa ng Paggamit
Kung ang account ng isang customer ay nakalipas na, ang isang kumpanya ay maaaring magpadala ng debit note sa customer upang ipaalala sa kanya ang pangangasiwa sa account. Ang tala ay dapat isama ang item o mga item na binili, ang petsa ng pagbili, ang presyo ng pagbili, ang orihinal na takdang petsa ng pagbabayad at anumang mga singil sa pananalapi na maaaring naipapataw sa nakaraang nautang na account. Ang isang halimbawa ng isang invoice ay kapag ang isang pagbebenta ay ginawa at hiniling ng customer ang isang itemized na resibo. Kasama sa invoice ang item na binili, ang presyo ng pagbebenta, ang petsa ng pagbebenta at ang paraan ng pagbabayad.
