Ang mga sistema ng pag-file ng mga record ng medikal ay nagbibigay-daan sa mga provider na mag-imbak ng impormasyon nang ligtas at mabawi ito nang mahusay. Pinoprotektahan din ng mga sistema ng pag-file ang data na maaaring makilala ng pasyente. Ang uri ng sistema ng impormasyon sa kalusugan na madalas na ginagamit ng tagapagkaloob ay depende sa uri ng pasilidad, sukat nito, ang bilang ng mga pasyente na tinatrato nito at ang dami ng mga rekord na iniingatan nito. Ang mas maliit na mga pasilidad na naghahatid ng espesyal na pangangalaga para sa mas kaunting mga pasyente ay maaaring pumili ng mga tala ng papel, habang ang mga mas malalaking organisasyon na may maramihang mga kagawaran at mga lokasyon ay maaaring gumamit ng mga electronic record. Ang ilang mga tagapag-alaga ng pangangalaga ay gumagamit ng hybrid ng papel at elektronikong sistema ng pag-record ng mga medikal na pag-file.
Mga Rekord sa Medikal: Mabuti para sa Pasyente at Tagapagbigay
Ang mga talaan ng medikal ay sumusuporta sa pangangalaga sa kalidad para sa mga pasyente at tinitiyak na ang mga nagbibigay ng pangangalaga ay maayos na binabayaran. Sa pamamagitan ng pagdodokumento ng mga sintomas, diagnosis at paggagamot, maaaring magamit ng mga provider ang mga medikal na kasaysayan upang matulungan ang mga pasyente na manatiling malusog at mabawi nang mas mabilis ang mga sakit. Maaari rin silang mabayaran nang mas mabilis dahil ang mga kompanya ng seguro ay madalas na nangangailangan ng patunay ng pangangalaga sa kalidad.
Ang mga pamantayan sa Portability at Pananagutan ng Seguro sa Kalusugan (HIPAA) ay tumutulong upang protektahan ang iyong privacy sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga alituntunin para sa kung ano, kailan at paano ibabahagi ang impormasyon tungkol sa iyong pag-aalaga. Ang lahat ng mga medikal na tagapagkaloob ay kinakailangang sumunod sa mga pamantayan na ito, anuman ang uri ng sistema ng pag-file na ginagamit nila. Upang makapagbahagi ng ilang impormasyon, dapat nilang makuha ang iyong nakasulat na pahintulot at isang naka-sign na form ng paglabas. Halimbawa, hindi maaaring tawagan ng iyong susunod na pinto ang iyong doktor at malaman kung ikaw ay isang pasyente, pabayaan mag-isa kung bakit nakita mo ang doktor. Kahit na ang iyong asawa ay nangangailangan ng isang naka-sign na form sa pag-release upang makipag-usap sa iyong manggagamot. Ang mga kompanya ng seguro ay may access sa limitadong impormasyon, tulad ng mga code sa pagsingil ng seguro, ngunit hindi nakakaalam sa anumang iba pang mga detalye tungkol sa iyong pangangalaga.
Paper Systems: Organisado ayon sa alpabeto o numerikal
Ang mga sistema ng pag-file para sa mga rekord ng medikal na papel ay tumatagal ng maraming espasyo. Ang mga istante, mga cabinet at mga drawer na may color-coded na mga folder ay pangkaraniwan.
Ang mga ganitong uri ng mga sistema ay nag-iiba batay sa dami ng linear filing na mga pulgada na magagamit upang mag-imbak ng mga talaan at kung paano nakaayos ang mga talaan. Ang mga rekord ay karaniwang nakaayos ayon sa alpabeto o ayon sa bilang.
Kabilang sa mga numerikal na sistema ng pag-file ang mga sumusunod.
- Straight, o magkakasunod, pag-file: Ang mga rekord sa medikal ay isinampa nang magkakasunod ayon sa numero ng pasyente (ibig sabihin ang petsa sa talaan ng petsa-buwan-taon).
- Terminal digit na pag-file: Kilala rin bilang reverse numeric filing system, ito ay kabaligtaran ng diretsong numerik sa mga rekord na pinagsunod-sunod ng huling digit (ibig sabihin ang taon sa talaan ng petsa-buwan-taon).
Ang mga folder ng papel ay karaniwang naka-imbak sa likod ng mga naka-lock na pinto at sa naka-lock na drawer. Sinusubaybayan ng mga manggagawa sa opisina ang mga kahilingan para sa mga talaan at ang lokasyon ng mga talaan, tulad ng sa pamamagitan ng isang sistema ng pag-check-out na nangangailangan ng isang tao na mag-sign para sa isang talaan. Ang mga supervisor lamang ay maaaring mag-access ng mga talaan pagkatapos ng oras, kung kinakailangan.
Electronic Filing System: Mas Madaling Magbahagi
Ang elektronikong rekord ng medikal ay isang digital na bersyon ng tsart ng papel na naglalaman ng kasaysayan ng isang pasyente sa loob ng isang pagsasanay. Ang isang provider ay gumagamit ng isang EMR upang makilala ang mga pasyente para sa mga pagbisita at screening ng preventive, monitor ng kalusugan ng mga pasyente, subaybayan ang data at pagbutihin ang kalidad ng pangangalaga.
Sa isang EMR, maa-access lamang ng isang gumagamit ang partikular na impormasyong kailangan mula sa rekord. Halimbawa, kung ang isang gumagamit ay hindi kailangang makakita ng buong kasaysayan ng pasyente, pinapayagan ng system ang pag-access lamang sa impormasyon na kailangan nila upang maisagawa ang kanilang trabaho. Gumagamit ang mga sistema ng EMR ng mga hakbang sa seguridad upang maiwasan ang mga hindi awtorisadong gumagamit na ma-access ang impormasyong naprotektahang pangkalusugan, tulad ng mga medikal na kasaysayan. Nakakatulong ito upang matiyak ang mga pamantayan ng HIPAA, habang sa parehong oras na nagpapahintulot para sa kadalian ng pag-access sa mga naaprubahang mga partido.
Kasama rin sa malakas na talaan ng electronic health ang data ng administratibo at pagsingil. Ang mga EMR ay maibabahagi sa pagitan ng mga kasanayan upang mapabuti ang kalidad ng pangangalaga, ngunit ang pagbabahagi ng mga talaan sa pagitan ng mga tagapagkaloob at mga pasilidad ay dapat pa rin gawin alinsunod sa mga regulasyon ng HIPAA. Ang mga pangunahing vendor ng software tulad ng Cerner, Epic, McKesson at Meditech ay nagbibigay ng mga sistema ng pag-file na nagpapahintulot sa mga user na ma-access ang impormasyon para sa mga indibidwal na pasyente sa pamamagitan ng paghahanap para sa kanila sa pamamagitan ng pangalan. Pinapayagan din ng mga sistema ng pag-file ng electronic ang mga gumagamit na tingnan ang impormasyon para sa mga grupo ng mga pasyente, tulad ng paghahanap ng mga ibinahaging mga demograpiko o mga medikal na kasaysayan upang mapabuti nila ang kalusugan ng mga komunidad - halimbawa, sa pagtukoy kung sino ang dapat bayaran para sa mga pagbabakuna.
Hybrid Systems: Kombinasyon ng Electronic at Paper Records
Ang ilang mga medikal na kasanayan ay gumagamit ng mga tala ng electronic at mga tala ng papel. Maaari silang mag-print ng digital na impormasyon, mag-scan ng mga tala ng papel at ma-access ang impormasyon mula sa alinman sa uri ng sistema, upang ang kanilang mga electronic at papel system ay magkatugma.
Halimbawa, ang ilang mga gawi na gumagamit ng EMRs ay i-update ang kanilang mga file sa pamamagitan ng pag-scan ng impormasyon sa papel. O sila ay mag-print ng impormasyon mula sa elektronikong rekord upang ang isang tagapagbigay ng pangangalaga ay maaring magkaroon ito sa papel kapag nagpapagamot sa isang pasyente.
Ang mga patakaran at pamamaraan ng pasilidad ay dapat matukoy kung aling mga bahagi ng rekord ang magiging batay sa papel at kung saan ang mga bahagi ay nakaimbak sa elektronikong paraan. Lahat ng mga bagong rekord ay isinampa sa angkop na format. Kung ang isang bahagi ng rekord ay batay sa papel, ito ay dapat na sanggunian ang lokasyon ng elektronikong bahagi.
