Kung mayroon kang isang maliit na kumpanya o isang malaking korporasyon, mahalagang mag-imbak at pamahalaan ang mga dokumento na nilikha sa kurso ng negosyo. Ang mga ito ay maaaring magsama ng anumang bagay mula sa mga digital na file at pagbalik ng buwis sa mga kontrata at mga ulat sa proyekto. Na kung saan ang dokumento at pamamahala ng mga talaan ay nanggagaling. Ang mga pangunahing layunin nito ay ang proseso ng naitala na impormasyon, mapabuti ang mga pangkalahatang proseso ng trabaho at magbigay ng mas mabilis na pagkuha ng data. Ang ilang mga uri ng mga sistema ng pamamahala ng record ay umiiral, at ang bawat isa ay may mga natatanging katangian.
Ano ang Sistema ng Pamamahala ng Mga Rekord?
Ang mga nawawalang mga resibo ng negosyo o mga invoice, mga maling mga dokumento at mga tiwaling file ay lahat ng mga karaniwang reklamo sa mga may-ari ng negosyo. Sa pagitan ng 2005 at 2018, higit sa 22 milyong mga rekord ang nailantad sa U.S. bilang resulta ng mga paglabag sa data. Higit pa rito, ginugugol ng mga empleyado ang kalahati ng kanilang oras na naghahanap ng impormasyon na may kaugnayan sa aktibidad ng kanilang kumpanya. Higit sa 26 porsiyento ang nagsasabi na ang pamamahala ng data sa kanilang mga organisasyon ay medyo may gulo.
Ang mga kumpanya ay malaki at maliit ay kinakailangan upang panatilihin ang kanilang mga rekord para sa isang tiyak na panahon. Halimbawa, ang mga pahayag ng bangko at credit card ay dapat na naka-imbak sa isang ligtas na lokasyon sa loob ng hindi bababa sa pitong taon. Ang parehong napupunta para sa mga dokumento sa paghahanda sa pagbabalik ng buwis. Ang mga pahayag ng pamumuhunan sa account, kinansela ang mga tseke at magbayad ng stubs ay dapat itago para sa hindi bababa sa isang taon.
Paano kung nawala o nasira ang mga dokumentong ito? Imagine i-on ang iyong computer upang mapagtanto na ito ay na-hack. Kung ang iyong opisina ng gusali ay nakakakuha ng apoy, ang lahat ng iyong mga file ay maaaring mawawala magpakailanman. Sure, maaari mong laging panatilihin ang mga kopya sa ibang lokasyon, ngunit ito ay magkakaroon ng higit na espasyo at mas mataas na mga gastos.
Ang sistema ng pamamahala ng mga rekord, na kilala rin bilang isang RMS system, ay maaaring gawing mas madali ang lahat. Ang ganitong uri ng software ay nagpapahintulot sa iyo na mag-imbak, hanapin at gamitin ang mga opisyal na talaan bilang katibayan ng mga transaksyon, pagbabayad at iba pang mga operasyon sa negosyo. Ang pinakabagong mga dokumento at mga programa sa pamamahala ng mga talaan ay may mga advanced na tampok tulad ng mga tool sa paghahanap, mga kakayahan sa pag-scan, mga tool ng pagpapanatili at pag-uuri, mga function ng pagsubaybay sa pagsunod at higit pa.
Ang pamamahala ng mga talaan ay hindi lamang tinitiyak na ang iyong mga file ay madaling magagamit kapag kailangan mo ang mga ito, ngunit maaari rin itong mapabuti ang daloy ng trabaho at produktibo sa loob ng iyong samahan. Ang mga empleyado ay maaaring mabilis na makuha ang data, proseso ng impormasyon, kilalanin ang may-ari ng bawat serye ng mga talaan at alisin ang mga kalabisan na data.
Software sa Pamamahala ng Mga Records sa Cloud-Based
Sa isang sistema ng pamamahala ng mga tala na nakabatay sa cloud, mayroon kang lahat ng iyong mga dokumento sa isang lugar. Ang solusyon sa digital na imbakan ay gumaganap bilang isang bodega para sa mga file sa loob ng iyong samahan, na nagbibigay-daan sa iyo upang ma-access ang mga ito anumang oras, kahit saan. Ito ay partikular na kapaki-pakinabang para sa mga kumpanya na may mga remote na koponan pati na rin ang mga may mga tanggapan sa maramihang mga lokasyon.
Ang ganitong uri ng RMS software ay mapigil ang iyong mga file na ligtas at inaalis ang pangangailangan para sa mga karagdagang programa upang magsagawa ng mga regular na pag-backup. Bukod dito, nagbibigay-daan ito sa mga user na magtalaga ng mga tukoy na file sa ibang mga miyembro ng koponan at magpadala ng mga notification sa real-time kaysa sa pagpapadala ng mga email pabalik-balik. Dahil ang data ay naka-imbak sa mga server ng host, ito ay mas mahina laban sa cyber attacks.
Software sa Pamamahala ng Mga Pag-record ng Enterprise
Ang mga malalaking organisasyon ay karaniwang nagpasyang sumali sa software management records ng enterprise. Ang mga programang ito ay may mga advanced na kakayahan at maaaring mag-imbak, mag-organisa at magproseso ng malalaking halaga ng data. Sa isang sistema ng RMS enterprise, makikita mo itong mas madali upang pamahalaan ang pisikal at digital na mga tala, subaybayan ang katayuan at lokasyon ng bawat file at ilipat ang iyong data mula sa mga sistema ng legacy sa pinakabagong software.
Para sa pinakamahusay na mga resulta, pumili ng isang programa na may mga secure na kontrol ng access ng user, pag-index ng real-time na data at mga mekanismo sa pamamahala ng pagtatapon. Ang isang maaasahang enterprise RMS system ay nagbibigay-daan sa iyo upang ilagay ang mga talaan na hawak, magsagawa ng mga paghahanap sa full-text at mag-import ng mga pisikal at digital na mga tala sa anumang format mula sa anumang mapagkukunan. Ang mga tampok na ito ay maaaring mag-streamline ng iyong mga operasyon sa negosyo at humantong sa mas mahusay na paggawa ng desisyon.
Ang mga uri ng software ng pamamahala ng mga rekord ay maaaring higit pang masira sa ilang iba pang mga kategorya. Ang mga sistema ng pamamahala ng nilalaman, mga sistema ng pamamahala ng dokumento at mga digital na sistema ng imaging ay ilan lamang upang banggitin. Alin ang pipiliin ay depende sa mga pangangailangan at badyet ng iyong kumpanya.
