Ang mga ulat sa pamamahala ng proyekto ay nagbibigay ng pag-update sa progreso sa isang partikular na proyekto. Ang mga ito ay karaniwang nakasulat sa mga pangyayari sa proyekto, ngunit maaaring hilingin ng kliyente o isang tagapangasiwa anumang oras. Mahalaga ang mga ulat sa pamamahala ng proyekto dahil pinapayagan nila ang tagapamahala ng proyekto na tasahin ang progreso sa pamamagitan ng paghahambing nito sa orihinal na plano. Pinapayagan nito ang manager na makipag-usap at ipaliwanag ang anumang mga pagbabago, pagkaantala, problema at positibo sa lahat ng mga stakeholder. Ang mga ulat sa pamamahala ng proyekto ay hindi kailangang maging mahaba, ngunit dapat na tugunan ang lahat ng aspeto ng proyekto.
Magbigay ng impormasyon sa pagtukoy ng mga proyekto: ang pangalan ng proyekto, ang numero ng proyekto (kung mayroon), ang pangalan ng kliyente, makipag-ugnay sa mga tao kung ang kliyente ay isang negosyo o organisasyon, ang petsa ng pagsisimula ng proyekto, at ang address kung saan ang proyekto ay pinaandar, kung naaangkop. Ipahayag din ang pangalan ng tagapamahala ng proyekto (PM), ang pangalan ng taong sumusulat ng ulat kung ang may-akda ay isang tao maliban sa PM, at ang petsa kung saan isinulat ang ulat.
Ilista ang mga pangalan ng lahat ng partido kung saan ang ulat ng pamamahala ng proyekto ay ipamamahagi. Isama ang lahat ng mga kontratista, empleyado, superbisor o mga kontak sa client na makakatanggap ng isang kopya ng ulat. Isama ang "File" sa ibaba ng listahan upang ipahiwatig na ang isang kopya ng ulat ay inilagay sa file ng proyekto.
Suriin ang kasalukuyang saklaw ng proyekto kumpara sa orihinal na saklaw ng proyekto. Tandaan ang anumang mga pagbabago na ginawa at isama ang parehong pangalan ng partido na humiling ng pagbabago at ang pangalan ng partido na naaprubahan ang pagbabago.
Suriin ang kasalukuyang timeline ng proyekto laban sa nakaplanong timeline. Ipaliwanag ang anumang pagkaantala o nadagdag at ipaliwanag kung paano ito makakaapekto sa pangkalahatang timeline. Isaalang-alang kung ang mga pagkaantala ay kasalukuyang nalutas o hindi nalutas. Para sa mga hindi nalulutas na mga pagkaantala, ipaliwanag ang plano upang mapagtagumpayan ang isyu at sabihin kapag hinaharap mo ang isyu upang malutas. Kung nagbago ang petsa ng pagkumpleto, magbigay ng isang bagong petsa ng pagkumpleto.
Ihambing ang kasalukuyang badyet sa orihinal na badyet. Isaalang-alang ang parehong gastos (ang halaga na binabayaran ng vendor sa paggawa at mga materyales upang makumpleto ang proyekto) at presyo (kung ano ang ibabayad ng kliyente kapag nakumpleto ang proyekto). Tandaan na isama ang mga pagbabago sa gastos o presyo na dulot ng mga pagbabago sa saklaw. Maglakip ng na-update na badyet ng proyekto kung naaangkop.
Ihambing ang kasalukuyang kapaligiran sa panganib sa orihinal na form sa pagtatasa ng panganib. Ang estado kung aling mga panganib ay naalis na at naroroon pa. Ilista ang anumang mga bagong panganib na lumitaw kasama ang kanilang mga potensyal na badyet at mga timeline implikasyon. Mag-aalok ng isang plano para sa pag-iwas o pagtugon sa mga bagong panganib.
Mag-sign sa dokumento. Kung ang dokumento ay higit sa isang pahina, paunang bawat pahina. Ang ilang mga pamamaraan ng kumpanya ay nangangailangan din na ang superbisor at / o kliyente ay mag-sign off sa lahat ng mga ulat sa pamamahala ng proyekto.
Mga Tip
-
Huwag kalimutang isama ang mabuting balita! Isama ang lahat ng pagtitipid sa gastos at oras sa ulat.
Dokumento ang anumang mga error sa tagapagtustos na nakakaapekto sa timeline o badyet. Maaari mong ibalik ang mga tagatustos ng bayad para sa nawalang oras o pera.
