Ang pagsulat ng ulat ng proyekto ay maaaring maging isang daunting gawain kung hindi ka magsimula sa isang plano ng organisasyon. Ang mga ulat ng proyekto ay karaniwang naglalaman ng parehong mga pangunahing elemento na nagbibigay ng mga mambabasa na may impormasyon tungkol sa mga layunin, plano, badyet at kinalabasan ng proyekto. Gamit ang ilang pangunahing mga diskarte sa pagsulat ng ulat, maaari kang lumikha ng isang epektibong dokumentong proyekto na nagpapakita ng iyong mga kasamahan na nakaayos ka at makakapaghatid ng mahalagang impormasyon.
Tukuyin kung anong uri ng ulat ng proyekto ang iyong isusulat. Kasama sa mga karaniwang ulat sa proyekto ang mga panukala, saklaw ng mga rekomendasyon sa trabaho, mga update sa katayuan, pag-aaral ng pagkakaiba at mga huling pagsusuri at rekomendasyon. Makakatulong ito sa iyo na maihatid ang eksaktong impormasyon na nais ng iyong mga miyembro ng koponan, superbisor o ibang mga stakeholder.
Sumulat ng balangkas para sa iyong ulat. Isama ang pahina ng takip, pahina ng nilalaman, buod ng eksperimento, pangunahing katawan at apendiks. Magpasya kung anong mga kategorya ng impormasyon ang iyong matutugunan. Depende sa uri ng ulat na iyong isinusulat, ang mga ito ay maaaring magsama ng mga layunin, pamamaraan ng proyekto, kawani, kinakailangan ng mapagkukunan, tagal, mga benchmark ng tagumpay, badyet, pagkakaiba-iba, paghahatid, deadline, kinalabasan at rekomendasyon.
Ipunin ang impormasyong kinakailangan para makumpleto ang bawat seksyon. Maaaring mangailangan ito ng pagsasagawa ng mga interbyu sa mga taong humihiling ng proyekto, mga kawani na nagtatrabaho sa proyekto at mga stakeholder na ang target ng proyekto, tulad ng mga customer, mga empleyado sa panloob o mga vendor at mga supplier. Kumuha ng makasaysayang data, tulad ng nakaraang mga volume ng benta, badyet, antas ng paglahok at demograpikong data.
Isulat ang unang draft ng buod ng tagapagpaganap, na isang maikling pangkalahatang ideya ng ulat. Dapat itong isama ang dahilan kung bakit nakukuha ng mambabasa ang ulat, ang pangunahing mga highlight ng ulat at mga rekomendasyon. Huwag isama ang mas mahusay na mga detalye sa isang executive buod, na kung saan ay madalas na isang pangkalahatang-ideya ng half-pahina. Magbigay ng mga detalye at suporta sa katawan ng ulat ng proyekto.
Isulat ang bawat seksyon ng ulat gamit ang iyong data at mga panayam. Ayusin ang mga seksyon gamit ang isang lohikal na order. Halimbawa, huwag magsimula sa badyet hanggang sa ipinaliwanag mo ang mga sangkap na kinakailangan para sa proyekto. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang pagkakaroon upang ipaliwanag ang bawat gastos at kung bakit ito ay kinakailangan ng dalawang beses. Huwag ilista ang mga pangalan ng kawani na nagtatrabaho sa proyekto hanggang sa iyong nakalista ang mga sangkap ng proyekto. Para sa isang seksyon ng pagkakaiba, isama ang mga orihinal na natanggal na kinalabasan at pagkatapos ay ang mga aktwal na resulta.
Tapusin ang ulat na may buod at rekomendasyon batay sa iyong mga natuklasan. Gumamit ng data upang suportahan ang iyong mga konklusyon at rekomendasyon. Sumangguni sa mga mambabasa sa apendiks ng iyong papel, na magsasama ng detalyadong impormasyon sa suporta, tulad ng mga detalyadong paggalaw, mga graph, chart at iba pang teknikal na data.
Suriin ang iyong buod ng executive upang matukoy kung anuman sa iyong paunang pagbubuod ay dapat mabago batay sa impormasyong natuklasan mo habang isinulat ang iyong ulat. Isulat ang huling bersyon ng buod ng tagapagpaganap.
Ipunin ang impormasyon sa iyong apendiks at ilagay ito sa pagkakasunud-sunod na lilitaw ang impormasyon sa iyong ulat. Bumalik sa iyong ulat at isama ang mga footnote o numero ng pahina upang idirekta ang mga mambabasa sa impormasyon sa apendiks.
