Ang mga pagpupulong ay maaaring mag-flounder nang walang tamang pagpaplano, kahit na may malinaw na layunin at naaangkop na mga kalahok. Ang paggamit ng isang agenda upang magplano ng isang pagpupulong ay makatutulong sa pag-iipon na tumakbo nang maayos at epektibong tugunan ang mga mahahalagang isyu o paksa. Ang pagpaplano nang maaga ay nagbibigay sa mga dumalo sa kaalaman sa pulong kung ano ang aasahan, oras upang maghanda, at nagbibigay ng isang order kung saan ang mga bagay ay tatalakayin. Ang isa pang dahilan na popular ang mga agenda ay ang pagliligtas nila sa lahat ng oras.
Ano ang isang Agenda?
Sa madaling salita, isang agenda ay isang listahan o isang plano. Kasama sa listahang ito ang mga paksa at problema o mga isyu na tatalakayin sa isang pulong. Mayroong iba't ibang mga format ng agenda; ang layunin at uri ng pulong ay matutukoy kung aling format ng agenda ang gagamitin. Ang mga uri ng mga agendas na kadalasang ginagamit ay ang impormal, pormal, prioritize at nag-time. Ang pamilyar ka sa bawat format ng agenda ay magbibigay-daan sa iyo upang epektibong piliin ang wastong uri para sa iyong mga pangangailangan.
Pormal at Pormal
Ang isang impormal na adyenda ay karaniwang tumutukoy sa isang di-pormal na listahan ng mga bagay na tatalakayin sa isang pulong at kadalasang itatapon sa huling minuto. Ang isang pormal na agenda ay sumusunod sa higit pa sa isang format. Kasama sa format na ito ang uri ng pagpupulong, naglilista ng facilitator ng pulong at naglilista ng lahat ng mga dadalo. Ang agenda ay sumusunod sa isang tiyak na order: tumawag sa order, roll tawag, minuto mula sa huling pulong, bukas na mga isyu, bagong negosyo at pagtigil.
Pinauna at pinapanahon
Ang mga prioritized agenda ay sumusunod sa isang sistema ng priyoridad. Ang mga item ay binibigyan ng isang order ayon sa itinuturing na kahalagahan sa grupo. Pagkatapos ay tinalakay ang mga paksang ito sa kautusang ito. Ang mga itinakdang agenda ay tumutukoy sa paggamit ng hanay ng oras para sa pulong - karaniwan ay isang tagapag-ingat ng oras na nakatalaga upang makatulong na manatili sa gawain. Sa format na ito, itatatag ang agenda sa mga agwat ng oras. Halimbawa, 9: 30-9: 35: pakikisalamuha / mainit-init, 9: 35-9: 40: repasuhin ang layunin at ninanais na kinalabasan, 9: 40-9: 50: suriin ang mga minuto mula sa huling pagpupulong.
Bottom Line
Huwag mag-atubiling humingi ng input mula sa iba pang mga kalahok kapag nagbuo ng isang agenda. Ang mga kalahok ay maaaring magbigay ng mahahalagang pananaw tungkol sa kung aling mga paksa o mga isyu ang kailangang talakayin. Ang pagkakaroon ng naaangkop na mga kalahok ay susi sa isang mahusay na binalak at matagumpay na pulong. Ang lahat ng mga agenda ay dapat maglaman ng layunin ng sesyon; magkaroon ng malinaw na ninanais na mga resulta; pag-uri-uriin ang mga paksa sa agenda bilang alinman sa pagbabahagi ng impormasyon o pagproseso ng impormasyon; at magtapos na may isang paksa wrap-up at isang talakayan ng mga susunod na hakbang.
