Ang isang organisado at binuo na agenda ng pagtitiyak ay nagsisiguro na ang lahat ng mahahalagang paksa ay mapupunta sa isang naibigay na pulong. Ang balangkas ng outline ay tumutulong sa gabay sa direksyon ng pagpupulong upang hindi ka tumalon mula sa isang paksa patungo sa isa pa, na nagpapahintulot sa negosyo na isagawa sa isang mas mahusay na paraan. Simulan ang balangkas ng iyong agenda nang maaga bago ang pulong upang maaari kang lumikha ng ilang mga draft at ipadala ang mga ito sa mga dadalo bago ang pulong upang ipaalam sa kanila kung ano ang aasahan.
Isulat ang lahat ng mga paksang kailangan mong masakop sa pulong. Magsimula nang mas malawak hangga't maaari. Halimbawa, isulat ang "Pag-iiskedyul," na maaaring naglalaman ng maraming mga subtopika. Gumamit ng anumang mga tala mula sa naunang mga pagpupulong, mga email at impormasyon na mayroon ka upang matiyak na mayroon kang lahat ng mga kinakailangang paksa na nakasulat.
Makipagkomunika sa iba pang mga tagaplano ng pulong o dadalo, at magtanong kung mayroon silang mga paksa na nangangailangan ng pansin. Bigyan sila ng isang deadline para sa mga iminungkahing paksa at mga item upang magkaroon ka ng panahon upang magsagawa ng anumang follow-up na pananaliksik o liham, kung kinakailangan, pagkatapos ay ipasok ang mga ito sa balangkas.
Ayusin ang iyong mga paksa. Maghanap ng mga paksa na maaaring mailagay sa ilalim ng mas malaking paksa. Kung hindi, dumaan sa bawat pangkalahatang paksa, at i-break na pababa sa mga partikular na item sa agenda. Halimbawa, ang isang adyenda sa pagpupulong sa produksyon ay maaaring maglaman ng "mga pag-aaway ng pag-eensayo" at "mga petsa upang matandaan" sa ilalim ng paksa ng "Pag-iiskedyul".
Pagsamahin ang iyong mga pangunahing paksa sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng kahalagahan. Magpasya kung anong mga paksa ang dapat unang pumunta sa balangkas batay sa kung gaano kahalaga ang mga ito, gaano karaming oras ang kailangan mong talakayin ang mga ito at mga espesyal na pagsasaalang-alang, tulad ng taong nagtatanghal na bahagi ng pulong na nangangailangan na umalis nang maaga, halimbawa.
I-type ang iyong mga pangunahing paksa sa isang vertical na listahan sa bold, mas malaking font, sa paligid ng 14- hanggang 16-point na font. Indent o tab minsan at bullet bawat subtopic direkta sa ilalim ng pangunahing paksa. Maaari mong bilangin o titik ang mga paksa at subtopics hangga't gusto mo. Isama ang anumang detalyadong mga punto sa ilalim ng bawat subtopic.
Bullet at indent mga item na rin, kaya umupo sila sa ilalim ng subtopic, lamang sa kanan nito. Karamihan sa mga program ng software ay awtomatikong nag-indent, bullet at numero kapag pinindot mo ang "Enter" at "Tab" sa dulo ng isang pangunahing o subtopic.
I-type ang lahat ng kinakailangang impormasyon sa pagpupulong sa tuktok na sentro ng dokumento, kabilang ang pamagat at petsa ng pulong, oras, lokasyon, mga inanyayahan o inaasahang mga dadalo at impormasyon ng pakikipag-ugnay para sa tagapag-organisa ng pagpupulong, malamang na ang iyong sarili.
Isulat ang pangalan ng tagapagturo ng bawat paksa sa tabi ng pangunahing o subtopic, kung naaangkop. Tandaan kung gaano karaming oras ang ibinibigay mo sa bawat paksa. Tingnan ang presenter upang siguraduhin na bigyan mo siya ng sapat na oras.
