Hugis ang mga inaasahan ng isang pulong. Ang paggamit ng template ng adyenda ay nagbibigay ng standardisasyon at pormal na format para sa pulong ng direktor. Ang pagpaplano para sa mga pagpupulong ay nagpapakita ng propesyonalismo at pagiging handa na kinakailangan para sa isang maayos na pagpupulong. Ang pagpapamahagi ng iyong agenda sa isang araw o dalawa bago ang pagpupulong ay magbibigay-daan sa mga inanyayahan upang maghanda at mauna ang mga pagtatanghal at talakayan ng pulong. Kadalasan ay may abala ang mga iskedyul na may kaunting oras upang mai-uri-uriin ang mga kumplikadong dokumento. Ang mas madali mong gawin ang format ng agenda, mas madali ito para sa mga direktor at katulong upang matukoy ang layunin ng pagpupulong, lokasyon at mga paksa.
Lumikha ng agenda ng pagpupulong ng iyong direktor sa isang programa sa pagpoproseso ng salita, tulad ng Microsoft Word. Ang Salita ay isang application na ang karamihan ay maaaring ma-access at nagbibigay ng maraming mai-download na template ng agenda ng pag-uusap na maaari mong gamitin bilang isang panimulang punto. Maaari mong ipasadya ang agenda sa logo at pangalan ng iyong kumpanya.
Ipasok ang pangalan ng pulong, petsa, oras, lokasyon at impormasyon ng conference call sa header ng agenda. Ipakita nang maliwanag ang impormasyon, sa tuktok ng pahina at nakasentro sa gayon ang mga inanyayahan ay malinaw na malaman kung paano at kung kailan ma-access ang pulong. Maaari mo ring isama ang isang listahan ng mga paanyaya at facilitator habang pinapayagan ang room sa pahina.
Mga paksa sa agenda ng solicit mula sa mga kalahok na direktor. Magpadala ng email nang hindi bababa sa isang linggo bago ang pulong upang humingi ng mga paksa sa agenda. Ilista ang mga paksa ng agenda sa pagkakasunud-sunod kung paano plano mong ipakita ang bawat paksa. Sa template, ilista ang bawat item sa agenda ayon sa numero sa kaliwa at ang pangalan ng taong responsable para sa humahantong sa talakayan sa kanan ng paksa. Kung ang oras ay limitado, maaaring gusto mong magtalaga ng mga frame ng oras sa bawat paksa, na nakalista ito sa tabi ng item na pang-adyenda.
Ilista ang "Mga Susunod na Hakbang" at "Iba Pang Mga Item" bilang iyong huling dalawang item sa agenda. Pahihintulutan nito ang iyong pagpupulong na bumagay sa anumang mga item sa plano ng pagkilos at iba pang mga paksa na maaaring hindi pormal na nakalista sa agenda.
Mga Tip
-
Gamitin ang parehong format ng agenda para sa mga kasunod na mga pulong ng direktor. Magagawa ng mga direktor ang pagtingin sa format ng agenda at madaling tingnan ang mga detalye ng pulong at mga paksa. Tiyakin na ang iyong mga agenda ay hindi malinis, may maraming espasyo sa pagitan ng mga linya at malinaw na nagpapakita ng layunin ng dokumento at dahilan para sa pulong.
