Paano sumulat ng isang Talking Points Paper

Ang pinag-uusapan na mga papeles ay naglilista ng mga pangunahing katotohanan at ideya tungkol sa isang partikular na paksa o kaganapan. Malawakang ginagamit sa mga relasyon sa publiko at komunikasyon, ang mga papel ng pakikipag-usap sa mga papel ay tumutulong sa mga may pananagutan sa pagsasalita sa publiko na nagbibigay ng malinaw, tumpak at pare-parehong impormasyon. Ang mga pinag-uusapan na mga papeles ay ginagamit din upang maabot ang publiko upang magbigay ng impormasyon at tumugon sa mga pampublikong pagtatanong sa panahon ng krisis. Sa pamamagitan ng "pagsasalita gamit ang isang boses" gamit ang isang nakabahaging papel ng pakikipag-usap, maaaring madagdagan ng isang organisasyon ang pagiging epektibo ng programang komunikasyon nito.

Pagsusulat ng isang Papel sa Pakikipag-usap

Bago simulan ang trabaho sa iyong pinag-uusapan na mga papel na papel, kakailanganin mong tiyakin na mayroon kang tumpak na impormasyon. Hanapin ang mga taong mas malapit na kasangkot. Halimbawa, kung kailangan mong lumikha ng mga puntong pinag-uusapan tungkol sa problema sa badyet, direktang nakikipag-usap sa isang senior executive na may pangangasiwa sa badyet. Huwag umasa sa salita ng bibig. Tanungin ang iyong pinagmumulan ng detalyadong mga tanong at hilingin na subukan niya na huwag "magsulid" o magbigay ng mga detalye. Tiyaking tumagal ng mga detalyadong tala.

Ang iyong pinag-uusapan na mga papel na papel ay binubuo ng isang serye ng mga bullet point, bawat isa ay may isa o higit pang mga pangungusap na sumusunod dito. Walang pangangailangan para sa pagpapakilala o iba pang teksto. Pamagat ito: "Impormasyon para sa Publiko." Huwag markahan ang iyong mga pinag-uusapan na papel bilang "kumpidensyal." Hindi mo sinusubukan na itago ang anumang bagay, at ang impormasyon sa pinag-uusapan na papel ay para sa publiko.

Magsimula sa mga katotohanan: sino, ano, saan at kailan. Ilagay ang iyong sarili sa mga sapatos ng isang tao na walang kaalaman tungkol sa iyong negosyo o organisasyon, kasaysayan nito o kamakailang mga gawain. Ang iyong unang punto ng bullet ay dapat lamang sabihin ang mga katotohanan ng sitwasyon. Halimbawa: "Sa Hulyo 1, sisidlan ng Kumpanya X ang 30 porsiyento ng kanyang lokal na manggagawa sa mga halaman sa Oregon at Idaho." Ang pangunahing impormasyon na ito ay ibinigay sa pinag-uusapan ng mga punto upang ang mga naghahatid ng impormasyon ay hindi sinasadya na gumawa ng isang pagkakamali sa katotohanan, na humahantong sa pagkalito.

Ang susunod na ilang mga bullet ay dapat magbigay ng mas detalyadong impormasyon sa proseso o aktibidad. Kung ang papel ng iyong pinag-uusapan ay tumutugon sa isang negatibong kaganapan, magbahagi ng positibong impormasyon, ngunit huwag tangkaing mahulaan ang mga negatibo. Gusto ng media at ng publiko ang impormasyon sa mga detalye. Halimbawa: "Ano ang proseso para sa pag-aabiso sa mga manggagawa kapag sila ay wawakasan? Magkakaroon ba ng bayad sa pagpautang o retraining?" Subukan upang mauna ang mga tanong na ito at handa na ang mga sagot. Tandaan, ang mga salita na pinili mo para sa bawat isa sa mga puntong ito ay muling gagamitin ng mga naghahatid ng balita.

Ang pangwakas na mga punto ng bullet ng papel ng pinag-uusapan ay dapat tumuon sa mahahalagang mensahe na gusto mong iwan ng iyong tagapagsalita. Ito ay maaaring isang pangunahing katotohanan, isang plano o isang pangitain. Halimbawa: "Nalulungkot kami sa mga problema na alam namin na ang mga pamilya ay haharapin bilang isang resulta ng desisyon na ito, ngunit umaasa sa pagbawi ng ekonomiya na ang mga ito ay magiging panandaliang pagbawas." Huwag, sa anumang kaso, isama sa iyong pinag-uusapan ang mga punto ng papel na ayaw mong gawin ng iyong tagapagsalita. Ang mga pinag-uusapan ay hindi mga pribadong dokumento at maaaring basahin ng media.

Sa sandaling nakumpleto mo na ang iyong mga papel ng pakikipag-usap na puntos, makipagkita sa mga kasangkot at sa mga senior leader sa iyong samahan para sa pagsusuri. Isama ang anumang feedback at bumuo ng isang listahan ng pamamahagi na kinabibilangan ng mga taong malamang hihilingin na magsalita o magbahagi ng impormasyon sa publiko. Maaaring kasama dito ang executive o lider na kasangkot, isang tagapagsalita, ang iba pang kasangkot sa komunikasyon sa iyong organisasyon at kawani na may mga tungkulin na may kinalaman sa publiko.

Mga Tip

Maging tapat at malinaw. Panatilihing maikli ang iyong mga punto. Mas kaunting mga puntos ay mas mahusay. Ang mga tagapagsalita ay maaaring tandaan lamang ng ilang mga punto sa isang pagkakataon.