Karaniwang ginagamit sa pampublikong sektor, ang mga briefing paper ay mga maikling dokumento na kinabibilangan ng mga buod ng isang partikular na isyu at ang iminungkahing kurso ng pagkilos upang sumama dito. Sa isang kapaligiran sa negosyo, ang isang briefing paper ay maaaring gamitin ng isang executive assistant upang ipaalam sa CEO tungkol sa isang isyu na tatalakayin sa susunod na pulong ng board, halimbawa. Sa kasong ito, maaaring gusto ng CEO na malaman ang background at konteksto ng isyu at anumang mga susunod na hakbang upang mapag-usapan niya ang mga pagtutukoy sa mga miyembro ng lupon. Kung naghahanap ka upang magsulat ng isang briefing paper para sa isang tao sa iyong negosyo, siguraduhin na panatilihin itong tumpak at maikli at malinaw.
Format ng isang Briefing Paper
Tulad ng nagmumungkahi ang pangalan, ang mga pagtatagubilin ng papel ay nangangahulugang maikli. Sa pangkalahatan, kailangan mong panatilihin ang iyong papel sa ilalim ng dalawang pahina upang madali itong basahin at maunawaan. Ang layunin ng isang briefing paper ay upang ipaalam sa tagatanggap ang tungkol sa isang kumplikadong isyu, magbigay ng konteksto sa isang mataas na antas at isama ang mga rekomendasyon para sa susunod na gagawin. Nakatutulong ito sa kanya na magkaroon ng kamalayan sa mga highlight upang makagawa ng anumang kinakailangang desisyon o kumpletuhin ang anumang kaugnay na mga gawain. Ang mga pagdiriwang ng mga papel ay nakasulat sa malinaw, payak na wika, at kadalasan ay kinabibilangan ng mga punto ng bala sa halip na mga siksik na mga talata upang madali nilang i-scan.
Ang Pagsisimula ng Dokumento sa Pagbubukas
Isama ang pangalan ng kung sino ang sumusulat mo sa dokumento ng pagtatagubilin para sa, ang kasalukuyang petsa at ang paksa ng tala ng briefing sa itaas. Maraming mga tala ng pagtatagubilin ang nagsisimula sa seksyon na "Layunin", na ginagamit upang makilala ang dahilan ng tala. Ito ay makakatulong sa alertuhan ang mambabasa tungkol sa kung bakit ang impormasyong ito ay mahalaga sa kanila.
Ang layunin ng dokumentong ito ay upang ipaalam sa presidente ng mga detalye na may kaugnayan sa insidente ng pulisya sa aming opisina sa Saint Louis noong Setyembre 3. Nang ang pangyayari ay naging pambansang balita, maaaring tumanggap ang pangulo ng mga katanungan mula sa mga miyembro ng media.
Gayunpaman, ang ilang mga tala ng pagtatagubilin ay nagsisimula sa isang seksyon na "Mga Isyu," kung saan maaari mong isama ang anumang mga problema sa kamay na kailangang malutas.
Ang Pangunahing Katawan ng Pagbubukas ng Papel
Ang katawan ng pagtatagubilin ay dapat magsama ng isang seksyon sa "Pangunahing Pagsasaalang-alang," na kung saan maaari mong tandaan ang konteksto o background ng isyu, at anumang may-katuturang impormasyon ang dapat malaman ng mambabasa.
Mga bagay na dapat isaalang-alang: Ang may sala ay hindi, at hindi kailanman naging, isang empleyado ng kumpanyang ito. Siya ay nag-iisa, nang walang tulong mula sa sinuman sa aming pasilidad. Habang ang mga empleyado ay nagbukas ng mga secure na pinto, ginawa nila ito sa ilalim ng pagpigil, at ayon sa mga pamamaraan ng kaligtasan. Tatlong empleyado ay pinalamutian ng departamento ng pulisya ng Saint Louis para sa kanilang katapangan sa pagtulong upang mapasuko ang may kasalanan.
Susunod, balangkas ang iminungkahing kurso ng aksyon sa seksyon ng "Mga Susunod na Hakbang". Dito, maaari mong isama ang posibleng mga kinalabasan at mga sitwasyon batay sa mga solusyon na magagamit.
Tulong sa Pagbibigay ng Tugon
Kasama rin sa ilang mga briefing paper ang "Speaking Notes." Ito ay kung saan maaari mong isama ang mga tiyak na mga punto na dapat na matugunan ng mambabasa kung sila ay nagbibigay ng isang pananalita o may hawak na isang pulong na may kaugnayan sa paksa sa kamay. Sa halip na magsulat ng isang talumpati na dapat nilang basahin, mas mahusay na isama ang mga maikling punto ng bullet sa mga paksa na dapat nilang banggitin. Tutulong ito sa kanila na ipaliwanag ang bagay sa kanilang sariling mga salita.
Sa pagtatapos ng iyong briefing paper, isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay upang madaling maabot ka ng mambabasa kung mayroon silang anumang mga katanungan.
