Ang alam kung kailan magsulat ng isang pormal na sulat ng negosyo kumpara sa isang email ng negosyo ay maaaring madaling makarating sa mga taong komportable na nagdadala ng mga mensahe sa iba't ibang mga format; Gayunpaman, maraming mga bagay na dapat isaalang-alang kapag pumipili ng daluyan. Ang mga kadahilanan tulad ng pagkakasunud-sunod, pormalidad, pagiging kompidensiyal at kahit ang ranggo o katayuan ng addressee ay dapat isaalang-alang kapag gumawa ka ng desisyon na magsulat.
Pangunahing Pagkakaiba
Ang unang bagay na nagpapakilala sa isang sulat ng negosyo mula sa isang email ng negosyo ay ang isang sulat ay karaniwang itinuturing na hard copy, at ang email ng negosyo ay isang soft copy - isang elektronikong mensahe. Pagkatapos mong bumuo ng isang liham ng negosyo, i-print mo ito, ipatong ito sa isang sobre, maglagay ng selyo at gumamit ng serbisyo tulad ng Serbisyong Postal ng Estados Unidos o isang kompanya ng paghahatid ng magdamag upang ipadala ang sulat sa tatanggap. Ang isang email ng negosyo, sa kabilang banda, ay binubuo din ng karaniwang gumagamit ng isang computer o electronic na paraan, ngunit ito ay ipinadala sa elektronikong paraan sa tatanggap sa loob lamang ng ilang segundo.
Timing ng Paghahatid
Ang pinakamalapit na sulat ng negosyo ay karaniwang dumating ay ang araw pagkatapos mong ipadala ito sa pamamagitan ng snail mail o isang serbisyo ng paghahatid tulad ng FedEx. Kung kailangan mo ang sulat na dumating sa lalong madaling panahon, maaari kang umarkila ng courier para sa parehong araw na paghahatid. Magkakaroon ka ng gastos sa alinman sa opsyon - alinman sa selyo ng selyo o isang bayad sa paghahatid. Kung nais mo ang isang kagyat na mensahe na dumating kaagad, ang iyong pinakamahusay na pagpipilian ay magpadala ng email sa negosyo. Ang isang firewall ay lamang ng isang bahagyang balakid na maaaring antalahin ang paghahatid, ngunit kahit na pagkatapos, ang pagkaantala ay halos walang bisa.
Ang Nilalaman ng Komunikasyon sa Negosyo
Kung nagsusulat ka ng isang pormal na komunikasyon, malamang na gusto mong ihatid ang iyong mensahe sa isang liham ng negosyo. Halimbawa, kung sumusulat ka tungkol sa isang isyu sa kontraktwal, matalino na magkaroon ng isang hard copy ng iyong liham. Ang kawalan nito ay ang mga piraso ng papel ay maaaring mawawala, at ang isang email ng negosyo ay maaaring manatili sa isang elektronikong folder magpakailanman. Ang isang email ng negosyo ay maaaring ihatid ang parehong mensahe, ngunit kung ito ay isang seryosong bagay, ang email ng negosyo ay madalas na nakikita bilang mas pormal kaysa sa isang sulat ng negosyo. Kung ang iyong komunikasyon ay nangangailangan ng isang lagda ng tinta, maliwanag na hindi ka makakapag-sign sa email ng negosyo sa tinta. Gayunpaman, maaari mong i-attach ang isang electronic o digital na lagda sa isang mensaheng email.
Format ng Liham Versus Email
Ayon sa Northern Michigan University Writing Center, ang karaniwang ginagamit na format para sa mga titik ng negosyo ay ang estilo ng block. Ang bawat seksyon ng sulat ay mapula sa kaliwang margin sa tradisyunal na estilo ng block. Ang isang binagong posisyon ng bloke ang pagsasagot ng pagbati at lagda sa ilalim na gitnang seksyon ng sulat; Ang format ng semi-block ay nangangahulugang ang mga talata ay naka-indent. Kung nagsusulat ka ng isang email sa negosyo, madali mong ginagaya ang tradisyonal na format ng block sa pamamagitan ng pag-type ng iyong pagbati, katawan at pagsasara ng pagbati na kapantay sa kaliwang margin, dahil kung tab ka para sa mga indent ng talata at pagsasara ng mga salutations, ang format ay maaaring mukhang kakaiba, depende sa sukat ng monitor o screen kung saan binabasa ng tatanggap ang komunikasyon.
Pagpapanatili ng Kumpidensyal
Maaari kang gumamit ng isang watermark sa isang hard-copy na titik upang ipahiwatig ang "Kumpedensyal," o maaari mong markahan ang email ng negosyo Kumpedensyal sa pamamagitan ng pag-click sa isa sa mga pagpipilian na ibinibigay ng iyong programa sa email. Ang alinman sa isang sulat ng negosyo o ng isang email ng negosyo ay maaaring garantiya ng lubos na pagiging kompidensyal dahil ang tatanggap ay maaaring kopyahin ang sulat o ipasa lamang ang email sa isang taong hindi nakakaalam sa paunang komunikasyon. Sa parehong mga kaso, dapat kang umasa sa integridad ng tatanggap upang mapanatili ang pagiging kompidensyal ng iyong liham.
Katayuan ay maaaring Gumawa ng Pagkakaiba
Ang pagsulat ng superbisor sa isang direktang ulat ay malamang na gumamit ng email para sa pakikipag-usap ng isang impormal na mensahe, tulad ng abiso na siya ay mawawala sa opisina. Hindi niya kailangang bigyan ang kanyang kawani ng pormal na sulat para sa gayong karaniwang liham. Sa kabilang banda, kung siya ay nakikipag-usap sa isang direktiba sa patakaran o nagbigay ng komendasyon o aksiyong pandisiplina, ang isang hard-copy ay maaaring ang ginustong pormat, at kung ang kumpanya ay nagpapanatili ng mga rekord ng papel. Sa kaso ng mga opisina ng walang papel, isang email ng negosyo ang kinakailangang paraan ng komunikasyon, anuman ang paksa. Sa ibang pagkakataon, kung ang isang direktang ulat ay nagsusulat sa kanyang superbisor upang magawa ang kanyang pagbibitiw, ang isang sulat sa negosyo na ipinadala sa kamay ay nagbukas ng pinto para sa isang maikling pag-uusap (kung ninanais) tungkol sa mga dahilan kung bakit siya nagbitiw dahil ang sulat ay maaaring hindi naglalaman ng mga detalye.
