Ang pakikipag-ugnay ng karagdagang mga tungkulin sa pamamagitan ng isang panloob na memo ng kumpanya ay isang mahusay na paraan upang maitaguyod ang pananagutan at tiyakin na naiintindihan ng iyong empleyado ang mga bagong tungkulin. Tulad ng ginagawa mo sa anumang iba pang memo ng negosyo, panatilihing maikli at tapat ito sa pamamagitan ng pagsasama lamang ng maraming impormasyon na kinakailangan para maunawaan ng empleyado ang mga tagubilin.
Format ng Memo
Sumulat ng isang malinaw at mapaglarawang pamagat. Kung nagpapadala ka ng memo sa pamamagitan ng email, ipasok din ang pamagat sa patlang ng paksa, tag ang email na may mataas na kahalagahan na bandila at magsama ng read receipt. Kahit na karaniwang dapat mong sundin ang isang tipikal na format ng memo sa pamamagitan ng pagsasama ng isang header, pambungad na pahayag, gawain na segment at pagsasara, mga diskusyon at mga pangkalahatang seksyon ay karaniwang hindi kinakailangan. Sa segment ng gawain, gumamit ng numerong listahan o mga punto ng bullet upang kilalanin at i-highlight ang bago o karagdagang mga tungkulin.
Nilalaman ng Nilalaman
Ang mga segment ng pambungad at gawain ay ang pinakamahalagang seksyon sa ganitong uri ng memo. Magbigay ng kinakailangang impormasyon sa background sa seksyon ng pambungad. Halimbawa, sabihin sa empleyado kung bakit ka nagtatalaga ng mga karagdagang tungkulin at kapag magsisimula ang mga bagong tungkulin. Ipasok ang mga petsa at oras para sa anumang mga pagpupulong na maaaring maganap bago ipagpalagay ng empleyado ang mga karagdagang tungkulin. Kung kinakailangan, magbigay ng contact point na maaaring sumangguni sa empleyado para sa mga katanungan. Tukuyin ang bawat karagdagang tungkulin - malinaw at ganap - sa segment ng gawain. Isara ang memo na may maikling salamat at taos-pusong palabas ng suporta.
