Paano Sumulat ng isang Standard Operating Procedure. Ang isang Standard Operating Procedure, o isang "SOP," ay isang dokumento na naglalaman ng mga tagubilin kung paano gagawa ng isang gawain. Sinisiguro nito na ang mga karaniwang gawain ay maaaring gumanap nang ligtas at sumusunod sa mga naaangkop na regulasyon. Maaari kang magsulat ng isang makapangyarihang Pamantayan sa Pagpapatakbo sa Pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito.
Hilingin sa mga empleyado na gamitin ang SOP para sa kanilang input kung paano dapat gawin ang trabaho. Asahan ang dokumento upang sumailalim sa ilang mga draft bago ang isang pangwakas na maaaring mabuo. Muling suriin ng mga empleyado ang mga draft para sa mga karagdagang mungkahi.
Maghanda ng unang draft. Ang draft na ito ay dapat maglagay ng lahat ng mga kinakailangang hakbang sa pamamaraan. Tukuyin kung ang anumang malalaking hakbang ay maaaring masira sa mas maliit na mga hakbang. Gumawa ng isang simpleng tsart ng daloy upang maglingkod bilang isang mahalagang unang draft.
Isulat ang unang pahina kasama ang isang maikling pambungad na nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya ng buong trabaho. Sa ganitong paraan, ang mga empleyado na karaniwang nagbabasa at nagsasagawa ng isang hakbang sa isang pagkakataon ay kailangang mag-preview ng trabaho mula simula hanggang matapos bago magsimula.
Maghanda ng header sa unang pahina. Dapat itong isama ang pangalan ng kumpanya at logo ng yunit ng negosyo, pamagat ng dokumento, petsa ng paglikha at tiyak na numero ng dokumento na itinalaga ng mga tauhan ng pagkontrol ng dokumento. Isama rin ang isang numero ng isyu na nabuo sa pamamagitan ng kontrol ng pagbabago.
Gumawa ng isang talahanayan nang direkta sa ilalim ng header na pinamagatang, "Kasaysayan ng Pag-iiba at Mga Pag-apruba." Isama ang mga haligi para sa petsa ng isyu ng SOP, paglalarawan ng mga pagbabago at mga lagda para sa SOP originator, department manager at ang Manager ng Marka ng Control. Ang paglalarawan ng mga pagbabago sa maikli ay dapat ibunyag ang anumang mga pagbabago na ginawa sa SOP mula noong paglikha nito. Ang bawat rebisyon ay dapat na nilagdaan ng initiator nito.
Simulan ang ikalawang pahina sa layunin ng SOP. Isama ang saklaw nito, ang mga nilalaman ng dokumento, mga kahulugan ng mga tuntunin o mga daglat na ginamit sa SOP, mga responsibilidad ng mga tauhan na kasangkot sa pamamaraan at mga sanggunian sa mga dokumentong sinuportahan ng SOP, tulad ng mga pamantayan sa kalakalan.
Tapusin ang SOP sa pamamagitan ng paglalarawang pamamaraan sa mga maikling hakbang. Gumamit ng simpleng wika at iwasan ang naglalarawan ng maraming hakbang sa parehong pangungusap. Kapag ang gawain ay detalyado, lagyan ng petsa ang dokumento at pinirmahan ito ng naaangkop na mga tauhan ng regulasyon. I-email ang SOP sa departamento ng control ng dokumento at ang manager na responsable para sa pagpapatupad ng pamamaraan.
