Ang mga sistema ng pag-file ay umunlad sa paglipas ng mga taon mula sa pag-file ng mga papeles sa mga kahon sa mga sopistikadong mga programang software na nag-iimbak ng mga file nang elektroniko sa paningin. Kahit na maaari kang pumili ng iba't-ibang ngayon, lahat ng mga sistema ng paghaharap ay nagbabahagi ng isang pangunahing layunin: ang epektibong pamamahala ng mga rekord. Sa iba't ibang mga sistema ng pag-file na magagamit, mahalaga na isaalang-alang ang mga katangian ng bawat isa upang piliin ang pinakaangkop. Ang mga pinaka-karaniwang mga sistema ng pag-file ay madaling ipatupad at magbigay ng isang paraan ng epektibong pamamahala ng file.
Alphabetikong Pag-file
Ang pagbilang ng alpabeto ay ang pinaka-karaniwang sistema ng pag-file para sa mas mababa sa 5,000 mga talaan. Ang pag-file ayon sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto ay isang sistema kung saan ayusin mo ang mga file sa pamamagitan ng mga pangalan ng mga indibidwal, negosyo, institusyon, mga ahensya, paksa, paksa o heyograpikong mga lokasyon ayon sa pagkakasunud-sunod ng diksyonaryo. Ang sistemang ito ay epektibo para sa mga file ng client o customer name. Kung ang mga paksa ng pag-file, gumamit ng isang indeks ng kamag-anak. Ang index ay isang listahan sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng mga pangalan ng paksa na pinili upang kumatawan sa bawat paksa. Sanggunian ang indeks ng kamag-anak upang alamin kung anong pangalan ng paksa ang maghain ng tala sa ilalim.
Numeric Filing
Sa pag-set up ng isang numeric na sistema ng pag-file, ayusin ang mga file sa sunud-sunod na pagkakasunod-sunod gamit ang mga numero nang direkta mula sa rekord o isang naitalang numero. Karamihan sa mga sistema ay gumagamit ng indeks upang mabawi ang mga file. Ang isang de-numerong sistema ng pag-file ay nagdaragdag ng pagiging produktibo dahil sa mas mataas na bilis ng pag-file at paghahanap ng isang file.Nagbibigay din ito ng tumpak na pagkakakilanlan at nagbibigay-daan para sa higit na pagiging kompidensyal. Ito ay may kakayahang walang limitasyong pagpapalawak at maaari mo itong gamitin para sa higit sa 5,000 mga talaan, hindi katulad ng mga sistema ng pag-type ng alpabeto.
Alpha -numeric Filing
Ang paggamit ng alpha-numerong gumagamit ng isang kumbinasyon ng mga pangalan at numero. Karaniwang ginagamit mo ang ganitong uri ng sistema ng pag-file na may mga pangalan at numero ng paksa. Ayusin ang mga file ayon sa mga dibisyon ng alpabeto o pamagat ng paksa, pagkatapos ay sa pamamagitan ng kategorya ng numero. Kinakailangan na gumamit ng isang kamag-anak na index para sa mga alpha-numeric na mga file. Ilista ng index ang mga numerong kodigo na nakatalaga sa bawat dibisyon ng alpabetik.
Paperless Filing Systems
Ang mga systemless filing system ay nagiging pangkaraniwan para sa maraming mga negosyo at tahanan. Nalulutas nito ang pangangailangan para sa pisikal na espasyo sa imbakan at ang problema ng nawala o nailagay na impormasyon. Ang isang sistema ng pag-file ng papeles ay nagbibigay-daan para sa nakabahaging pag-access sa maraming departamento. Kahit na ang nakabahaging pag-access ay nagbibigay ng on-demand na access sa mga tala, maaari mong itakda ang mga karapatan ng gumagamit sa alinman sa pagtingin, mag-edit, lumikha o magtanggal ng mga file upang makontrol ang pag-access. Ang mga uri ng mga sistema ng pag-file ng paperless ay kinabibilangan ng mga simpleng program ng software, mga server ng dokumento at mga sistema ng pamamahala ng dokumento.
