Mahalaga ang mga pulong sa badyet dahil pinapayagan ka nitong ipakita sa iyong boss o mga superyor kung saan nakatayo ang iyong proyekto sa mga tuntunin ng badyet nito. Sa pulong maaari mong talakayin ang posibleng pagtaas o pagbaba sa iyong inilaan na badyet at magmungkahi ng mga paraan upang mabawasan ang mga gastos upang mapanatili ang iyong badyet sa track. Hinahayaan ka rin ng mga pulong sa badyet na ipagtanggol ang iyong kaso para sa higit na pagpopondo para sa iyong proyekto o trabaho. Ang kabuuang mga pulong sa badyet ay tumutukoy sa kung paano ang isang kagawaran o kumpanya ay gumagawa ng pananalapi, at nagtakda ng mga layunin at limitasyon para sa pagkontrol sa pera at natitirang kumikita. Madali itong mag-set up ng isang pulong sa badyet.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Conference o meeting room
-
Serbisyo ng email
Tukuyin kung sino ang dapat dumalo sa pulong ng badyet. Kadalasan, dapat mong imbitahan ang CFO ng iyong kumpanya, VP ng pananalapi o iba pang tao sa pangkat ng pamamahala ng kumpanya na namamahala sa pananalapi. Kung nagtatrabaho ka para sa isang mas malaking kumpanya, imbitahan ang tao sa iyong opisina na namamahala ng pera, tulad ng isang controller o ang tagapamahala ng departamento ng accounting. Dapat mo ring anyayahan ang iyong amo, ang proyektong manager at anumang iba pang mga senior staff na konektado sa iyong proyekto o departamento.
Suriin ang mga iskedyul ng lahat ng iyong iniimbitahan sa pulong. Maghanap ng mga karaniwang bakanteng kapag naka-iskedyul na ang lahat ay nasa bayan at sa opisina. Ang ilang mga tool sa opisina, tulad ng Microsoft Outlook, ay nagbibigay-daan sa iyo upang tingnan ang mga iskedyul at ang pagkakaroon ng iba pang mga katrabaho.Kung hindi mo ma-access ang mga iskedyul ng lahat, tanungin ang kanilang mga katulong o ang mga indibidwal sa kanilang sarili kung ano ang hitsura ng kanilang paparating na availability.
Pumili ng tagal para sa pulong, tulad ng 30 o 60 minuto. Payagan ang sapat na oras upang ipakita ang impormasyon sa badyet at mag-iwan ng kuwarto para sa mga katanungan at oras ng talakayan. Kung sa tingin mo ay magdadala sa iyo ng isang oras upang ipakita ang impormasyon sa badyet, pumili ng isang tagal ng 90 minuto upang pahintulutan ang dagdag na oras.
Pumili ng isang araw at oras para sa pulong batay sa kapag ang lahat ay magagamit at ang tagal ng pulong. Kung ang iyong pagpupulong ay tatagal ng 90 minuto, piliin ang unang 90-minutong puwang ng oras kung magagamit ang lahat.
Magpadala ng notification sa kahilingan sa pagpupulong sa pamamagitan ng email, at hilingin na ang lahat ng mga tatanggap ay tumugon upang ipahiwatig kung tinatanggap nila ang kahilingan sa pagpupulong o hindi magawa ito. O, itakda ang pulong sa luma na paraan sa pamamagitan ng pagpapareserba nito nang personal o sa pamamagitan ng katulong ng dadalo. Kapag hiniling mo ang pulong sa personal o sa pamamagitan ng email, maikling magbigay ng isang pangkalahatang-ideya ng mataas na antas ng agenda ng pagpupulong: mga pagbawas sa badyet, mga ulat sa pananalapi, katayuan sa badyet at iba pa.
Reschedule ang pulong kung ang mga tao na kailangang maging doon ay hindi maaaring dumalo. Piliin ang susunod na magagamit na puwang kapag ang mga financial supervisor at iba pang mga kinakailangang tao ay magagamit para sa nakaplanong tagal ng pulong.
Paalalahanan ang lahat ng dadalo tungkol sa paparating na pagpupulong sa linggong iyon o sa umagang iyon. Kung nagpadala ka ng kahilingan sa pagpupulong sa pamamagitan ng email, maaaring awtomatikong ipaalala ng software ang mga dadalo sa isang electronic notification.
Mga Tip
-
Itakda ang umuulit na mga pulong sa badyet upang makipagkita sa parehong mga tao bawat buwan o linggo upang talakayin ang mga badyet ng proyekto o departamento.
