Ang mga minuto ng mga pulong ng lupon ay mga legal na dokumento at magagamit para sa pampublikong inspeksyon, na ginagawa itong mahalagang mga talaan para sa isang negosyo o iba pang uri ng samahan. Ang mas pormal na mga ito, mas mahalaga na ang mga ito ay inaprobahan ng lupon bago sila ipalaganap. Ang paggamit ng ilang simpleng mga pinakamahuhusay na kasanayan para sa pag-record at pag-apruba ng mga minuto ay makakatulong sa iyo na i-streamline ang prosesong ito at mabawasan ang mga gawaing papel.
Repasuhin ang proseso para sa pagtatala ng mga minuto ng pagpupulong na inuutos ng organisasyon. Maraming sumunod sa Mga Batas ng Order ni Robert, na nagpapahintulot sa pagtatala ng sekretarya na gamitin at sundin ang isang template para sa pagkuha ng mga tala at paglikha ng mga huling minuto. Tanungin kung kailan at kung dapat mong isama ang mga pangalan ng mga miyembro ng board na gumagawa ng mga komento o nagtatanong, o kung dapat mong protektahan ang kanilang privacy. Halimbawa, maaaring kailanganin mong isulat, "Tinalakay na ang aming katunggali, XYZ Corporation, ay gumagamit ng nakaliligaw na advertising at dapat na kontakin ang FTC," sa halip, "sinabi ni Bob Smith na naniwala siya na ang aming kakumpitensya, ang XYZ Corporation, ay gumagamit Ang nakaliligaw na advertising at ang FTC ay dapat makipag-ugnayan. Sumang-ayon si Debbie Jones at Hank Johnson."
Siguraduhing i-record ang tumpak na mga minuto. Tanungin ang mga miyembro ng board na huminto sa pagsasalita o maghintay ng chairman bago simulan ang isang bagong talakayan sa anumang oras na bumabagsak ka sa iyong tala. Hilingin sa mga miyembro na ulitin o linawin ang anumang impormasyong hindi mo nakikita. Ulitin ang mga galaw ng mga miyembro ng board, kabilang ang parehong orihinal na kilos at ang pinal na bersyon nito, tuwing ipinakilala ang isang galaw. Gawin ito nang walang kinalaman sa kung ang paggalaw ay pinalitan at kung pumasa ito. Itala ang mga kabuuan ng anumang mga boto, sa halip na ipahayag lamang na ang isang boto ay lumipas.
Ipadala ang mga minuto sa tagapangulo ng lupon, ehekutibong direktor o komite ng ehekutibo bago ipadala ang mga ito sa buong lupon kung ito ay pamamaraan ng iyong organisasyon. Pagkatapos mong makatanggap ng pag-apruba upang ipadala ang mga minuto sa buong lupon, ipadala ang dokumento sa bawat miyembro ng lupon, hindi alintana kung o hindi siya dumalo sa pulong at kung o hindi siya ay nasa pulong kung saan ang mga minuto ay maaprubahan. Ipadala ang mga minuto nang maaga upang mabasa ito ng mga miyembro ng board, magtanong tungkol sa mga ito, talakayan ang mga paksang tinalakay at humingi ng mga paglilinaw.
Sa susunod na pulong ng lupon na bumubuo sa isang korum, ang tagapangulo o alinman sa miyembro ng lupon ay nagpapatakbo sa susunod na pagpupulong upang magsagawa ng paggalaw para sa board upang aprubahan ang mga minuto. Ang isang korum ay ang pinakamaliit na bilang ng mga miyembro ng board na kinakailangang gumawa ng opisyal na pagkilos. Maghintay para sa kilos na pangalawa at pagkatapos ay buksan ang pinuno ng pulong sa sahig para sa talakayan. Sa panahon ng talakayan, nangangailangan ng paggalaw na gagawin, ikalawa at ipasa kung mayroong anumang mga pagbabago o pagwawasto na kailangang gawin sa mga minuto. Matapos ang talakayan, o kung walang talakayan, ipatawag ng lider ng pulong ang tanong, o kunin ang boto upang aprubahan ang mga minuto.
Mga Tip
-
Suriin upang makita kung ang iyong organisasyon ay may tuntunin o iba pang tuntunin tungkol sa petsa kung saan ang mga miyembro ng board ay dapat makatanggap ng mga minuto ng pagpupulong.
