Ang mabisang komunikasyon sa negosyo ay mahalaga sa tagumpay ng iyong organisasyon. May malaking epekto ito sa pagganap ng iyong kumpanya at pagiging produktibo ng empleyado pati na rin sa iyong ilalim na linya. Bilang isang may-ari ng negosyo, kailangan mong malinaw na maipahayag ang iyong paningin at layunin, bumuo ng mga relasyon sa mga customer at potensyal na kasosyo at makipag-ugnay sa iyong koponan.
Mga Mahahalagang Pakikipag-ugnayan sa Negosyo
Ang mga tagapamahala, CEO, lider ng koponan at iba pang mga propesyonal ay dapat matuto kung paano maging mabuting tagapagsalita upang matupad ang kanilang mga responsibilidad. Kung nais mong magbenta ng higit pang mga produkto, bumuo ng isang malakas na koponan o i-maximize ang iyong mga pagsusumikap sa pagmemerkado, mahalaga na makabisado mo ang mga mahahalaga ng komunikasyon sa negosyo.
Kung nais mong magtagumpay, ito ay hindi sapat upang maging isang mahusay na strategist o magkaroon ng makikinang na mga ideya. Sure, maaari kang umarkila sa mga tao upang makipag-usap sa iyong mga kliyente at itaguyod ang iyong mga serbisyo, ngunit kailangan mo pa ring ilagay ang iyong pangitain sa mga salita. Responsibilidad mong magbigay ng feedback sa iyong kawani, makinig sa kung ano ang kanilang sasabihin at talakayin ang mga layunin ng kumpanya.
Ang komunikasyon sa negosyo ay tungkol sa pagbabahagi ng impormasyon sa mga tao sa loob at labas ng iyong organisasyon. Maaaring tumagal ng maraming mga form, tulad ng pormal at impormal na komunikasyon, panloob at panlabas na komunikasyon, legal na komunikasyon, pag-ilid o pahalang na komunikasyon at higit pa. Isipin ito bilang isang dalawahang-daan na channel para sa pagpapadala ng mga tagubilin, mga ideya, opinyon, mga ulat at iba pa.
Upang maging epektibo ang komunikasyon, dapat itong maging kapalit. Kailangan mong makipag-usap nang malinaw at pakinggang mabuti. Gayundin, tiyaking nauunawaan mo ang mga batayan ng komunikasyon sa negosyo, na kung saan ay:
- Istraktura
- Kaugnayan
- Hindi pagbabago
- Kalinawan
- Recency at primacy
- Katamtaman
Una sa lahat, ang iyong mensahe ay kailangang maayos na nakabalangkas at may pambungad, katawan at pagsasara. Kung nagpapadala ka ng mga email, gumagawa ng mga tawag sa telepono o nagtatanghal ng isang proyekto, panatilihin ang mga istrukturang elemento sa isip. Magsimula sa isang maikling pagpapakilala ng iyong mensahe upang ipaalam sa madla kung ano ang aasahan. Halimbawa, maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng, "Ngayon, tatalakayin namin ang aming diskarte sa pagmemerkado para sa susunod na quarter." Susunod, ipakita ang iyong mga ideya nang detalyado. Depende sa konteksto, maaaring kailanganin mong i-back up ang iyong mga pahayag sa mga katotohanan at numero. Isara ang iyong mensahe sa isang maikling konklusyon na binabalangkas ang mga pangunahing punto na iyong tinalakay.
Tiyaking ang iyong mensahe ay malinaw at may kaugnayan sa target na madla. Isipin na sinusubukan mong ipaliwanag sa isang customer na kailangan niya ng isang kumpletong makeover ng website sa halip ng ilang mga maliit na pagbabago. Maaari kang matukso upang talakayin ang disenyo ng web, pag-optimize ng search engine, bounce rate at iba pang mga teknikal na aspeto, ngunit huwag gawin ito. Ang customer ay hindi maaaring malaman kung ano ang ibig sabihin ng mga bagay na ito at kung bakit mahalaga ang mga ito. Sa halip, dapat kang tumuon kung paano mapapakinabangan ng isang kumpletong disenyo ng website ang kanyang negosyo. Sabihin sa kanya na makakakuha siya ng mas maraming kliyente, dagdagan ang kamalayan ng brand, dagdagan ang mga rate ng pagpapanatili, pagbutihin ang seguridad ng data at iba pa.
Palaging panatilihin ang iyong mensahe pare-pareho, ngunit iangkop para sa madla at konteksto. Kung patuloy mong binabago ang iyong isip, mapanganib mo ang pagkawala ng iyong kredibilidad.
Ito ay isang bagay upang sabihin sa iyong mga empleyado na pangalagaan ang data ng customer at panatilihin ang kanilang software na na-update at isa pang bagay na magkaroon ng isang patakaran sa seguridad sa lugar. Ang nakasulat na komunikasyon ay ginagawang mas madali upang linawin ang mga ideya at tiyakin na ang lahat ay nasa parehong pahina.
Gayundin, siguraduhin na ang iyong mensahe ay hindi malilimutan. Isama ang isang malakas, malinaw na pahayag na nagpapatibay sa iyong mga paniniwala at nauugnay sa paksa. Isaalang-alang ang pagsisimula o pagtatapos ng iyong mensahe sa isang quote o isa pang malakas na pagbubukas. Minsan, makakatulong din ang katatawanan. Kung nakikipag-usap ka sa isang customer o isang empleyado, bigyan siya ng isang bagay na matandaan.
Ayon sa mga psychologist, ang ilang mga tao ay mas malamang na matandaan kung ano ang kanilang huling nakita o narinig. Ito ay tinatawag na epekto ng recency. Ang iba ay madalas na isipin kung ano ang kanilang unang nakita o narinig, na kung saan ay kilala bilang ang pangunahing epekto. Samakatuwid, makatuwiran na simulan at / o isara ang iyong mensahe nang may isang malakas na pahayag.
Ang isa pang bagay na dapat isaalang-alang ay ang medium ng komunikasyon. Paano mo pinaplano na makuha ang iyong mensahe sa kabuuan? Mayroong iba't ibang uri ng mga medium ng komunikasyon, at ang bawat isa ay may mga natatanging katangian. Kabilang dito ang mga ito ngunit hindi limitado sa:
- Mga pagtatanghal
- Mga Ulat
- Online na komunikasyon
- Pulong ng negosyo
- Mga video at mga pulong sa telepono
- Social Media
- Naka-print na media
- Kontrata at iba pang pormal na nakasulat na mga dokumento
Legal Aspeto ng Communication ng Negosyo
Kapag sumusulat ka ng isang kontrata o pag-file ng mga legal na papeles, mas mahalaga pa na makipag-usap nang malinaw. Ang masamang komunikasyon ay maaaring magresulta sa mabigat na multa, pandaraya, paninirang-puri, pagkawala ng kita at mamahaling lawsuits.
Pag-aralan ang iyong sarili sa mga batas sa iyong estado o county, kabilang ang mga nauugnay sa advertising. Ang iyong mga kampanya sa marketing, halimbawa, ay kailangang maging matapat at sumunod sa mga batas sa iyong industriya. Kung nagbebenta ka ng pandiyeta pandagdag, hindi mo maaaring i-claim na ang iyong mga produkto pagalingin o maiwasan ang mga sakit. Gayundin, hindi ka maaaring mag-market ng alak at sigarilyo bilang kapaki-pakinabang para sa mga customer. I-back up ang iyong mga claim sa matapang na mga katotohanan at gumawa ng kinakailangang pagsisiwalat.
Suriin ang iyong mga kontrata at kasunduan sa negosyo. Kung mayroon kang isang bagay upang sabihin, ilagay ito sa sulat. Isama ang isang seksyon na malinaw na tumutukoy sa mga terminong ginamit sa kontrata. Magdagdag ng mga nauugnay na seksyon, tulad ng term sa kontrata at pagwawakas, mga garantiya, pagkakalibutan at pagiging kompidensyal.
Bigyang pansin kung paano ka nakikipag-usap sa iyong kawani. Piliin ang iyong mga salita nang mabuti. Patigilin ang paggawa ng mga pagbabanta o pagpapahalaga sa mga empleyado. Halimbawa, kung sasabihin mo sa isang empleyado na siya ay bata pa upang kumuha ng isang partikular na proyekto, maaari kang maakusahan ng diskriminasyon sa edad. Ang isang tagapangasiwa na nagtataka sa mga empleyadong may kapansanan ay maaaring akusahan ng diskriminasyon sa kapansanan, kahit na ang kanyang pag-uugali ay hindi sinadya upang saktan ang taong pinag-uusapan.
Bakit Mahalaga ang Communication sa Negosyo?
Alam ang mga pangunahing aspeto ng komunikasyon, hindi mahirap maunawaan kung bakit napakaraming bagay na ito. Ang epektibong komunikasyon ay maaaring palakasin ang iyong kaugnayan sa mga customer, empleyado at mga kasosyo sa negosyo habang tinitiyak ang legal na pagsunod. Bukod dito, maaari itong magbigay sa iyo ng isang mapagkumpitensya gilid at makatulong sa iyo na masulit ang iyong mga pagsusumikap sa pagmemerkado.
Ang kahalagahan ng panlabas na komunikasyon sa isang samahan ay hindi dapat pakitunguhan. Bilang may-ari ng tagapamahala o negosyante, kailangan mong maihatid ang iyong mensahe sa target na madla gayundin sa mga mamumuhunan, shareholder, supplier at potensyal na kasosyo. Halimbawa, ang mga live na kaganapan ay nagbibigay sa iyo ng pagkakataong makuha ang atensyon ng iyong mga prospect o secure ang pagpopondo para sa iyong maliit na negosyo. Ang isang mahusay na naisip na salita o isang kawili-wiling pagtatanghal ng produkto ay maaaring mapalakas ang iyong reputasyon at makabuo ng mga benta. Pinapayagan ka ng mga panayam at mga pahayag sa pagpapaalam sa mga customer at mamumuhunan tungkol sa iyong mga pinakabagong proyekto. Halimbawa, baka gusto mong pag-usapan ang iyong bagong pakikipagtulungan sa isang tatak o tungkol sa isang bagong linya ng mga produkto na makagagambala sa industriya. Kung nakikipag-usap ka nang malinaw at naghahatid ng tunay na halaga, makakabuo ka ng buzz sa paligid ng iyong brand.
Mahalaga rin ang panloob na komunikasyon. Halos kalahati ng mga empleyado ay bihirang o hindi kailanman mag-iwan ng isang pulong na alam kung ano ang susunod na gagawin. Sa katunayan, 21 porsiyento ng mga propesyonal ay walang pormal na plano para sa panloob na komunikasyon. Kung hindi mo maipaliwanag nang malinaw ang layunin at mga layunin ng isang pulong, maaari kang lumikha ng pagkalito at salungatan sa lugar ng trabaho.
Ang mga lider na mahusay na tagapagsalita ay maaaring mapalakas ang moral ng empleyado, bawasan ang mga rate ng pagbabalik sa tungkulin at dagdagan ang pagiging produktibo sa samahan. Mayroon din silang mas malakas na bono sa kanilang mga koponan at nakakaranas ng mas kaunting mga kontrahan. Bukod dito, ang epektibong panloob na komunikasyon ay tinitiyak na nauunawaan ng iyong mga empleyado ang kanilang mga tungkulin at ang kontribusyon na ginagawa nila sa paglago at tagumpay ng kumpanya.
