Ang kahalagahan ng pagkakaroon ng mahusay na organisadong sistema ng pag-file ng opisina ay hindi mas maliwanag kaysa kapag nawawala ang isang mahalagang dokumento. Ang mga hindi maayos na sistema ng pag-file ay maaaring magresulta sa nasayang na oras, pera at humantong sa hindi magandang paggawa ng desisyon kung ang nawawalang dokumento ay naglalaman ng isang mahalagang piraso ng impormasyon at dapat kang bumuo ng isang desisyon nang hindi ito. Ang isang paraan upang lumikha ng pagkakasunud-sunod mula sa kaguluhan ay ang pag-set up ng isang numerong sistema ng paghaharap ng opisina, kung saan nagtatalaga ka ng mga numero sa mga tala, tulad ng mga order sa pagbili, mga item sa imbentaryo at pagtatantya, at impormasyon ng file sa pataas na order, o mula sa pinakamababa hanggang pinakamataas na numero.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Numero ng sistema
-
File cabinet
-
Mga gabay sa divider ng file
-
File divider tab
-
Mga folder ng file, iba't ibang kulay
-
Mga label
I-set Up ang Mga Kategorya at Pag-type ng System
I-set up ang mga kategorya ng file at magtalaga ng mga numero ng kontrol. Ilista ang mga indibidwal na kagawaran sa loob ng iyong samahan nang hiwalay. Magtalaga ng isang pangunahing numero ng kontrol para sa bawat kagawaran. Halimbawa, maaaring piliin ng isang maliit na negosyo na mag-set up ng mga kategorya, tulad ng "Financial," "Sales," "Pagbili," "Human Resources" at "Kagamitan." Magtalaga ng isang numero ng kontrol upang makilala ang bawat pangunahing kategorya, tulad ng 100 sa Financial; 200, Mga benta; 300, Pagbili; 400, Human Resources; at 500, Kagamitang.
I-set up ang mga subcategory file at magtalaga ng mga numero ng subcontrol upang tukuyin at kilalanin ang bawat subcategory. Halimbawa, sa kategorya ng Sales, maaari kang magdagdag ng 10 para sa Mga Ulat ng Sales; 20, Mga pagtatantya ng Sales; at 30, Mga Resibo ng Sales.
Mag-set up ng isang sistema ng pag-numero sa loob ng bawat subcategory upang makilala ang mga indibidwal na dokumento sa loob ng subcategory. Ito ang magiging numero na iyong na-print sa dokumento mismo. Halimbawa, kung nagpapadala ka ng isang order para sa mga preprinted na mga pagtatantya ng mga form ng benta, ilista mo ang bilang ng unang form bilang 200-20-01, o 200 20 01, kung gusto mo. Ang bawat sunud-sunod na dokumento ay dagdagan ng isa. Gusto mong i-print ang "200-20-02" sa pangalawang benta na pagtatantya ng form, halimbawa.
Lumikha ng master index ng iyong plano sa pag-file. Ito ay magsisilbing isang table ng mga nilalaman para sa iyong kabinet ng pag-file.
I-set Up ang Gabinete
Magtatag ng isang color-coding system upang makilala ang mga pangunahing at mga subcategory. Halimbawa, maaari kang magtaguyod ng panuntunan na gumagamit ng isang blue divider label na label upang makilala ang pangunahing mga kategorya. Ang mga naka-bold na file ng folder ay maaaring makilala ang mga subcategory, tulad ng sa mga red folder para sa mga ulat ng mga benta, berdeng mga folder para sa mga pagtatantya ng benta at mga dilaw na folder para sa mga resibo ng benta. Ang mga label sa mga folder ng file ay makikilala ang mga nilalaman nito, tulad ng mga label na nagpapakita ng 01-100, 101-200 at iba pa.
Lumikha ng mga pangunahing tab ng divider ng kategorya at ilagay sa pag-file ng gabinete. Lagyan ng label at ilagay ang mga paunang folder ng file ng subcategory sa cabinet ng pag-file at magdagdag ng kinakailangan.
Mag-file ng mga dokumento sa naaangkop na numerong order.
Mga Tip
-
Gumawa ng ilang oras upang makilala ang mga pangangailangan ng iyong negosyo at magpasya sa isang kategorya at sistema ng pag-numero na may katuturan para sa iyong negosyo.
Kung gumagamit ka ng computerized accounting system at i-print ang iyong sariling mga form, maaaring kailanganin mong baguhin ang sistema ng pag-numero upang mapakita ang mga kinakailangan sa pag-file. Halimbawa, ang pag-numero sa mga form ng Tantyahin ng Sales ay maaaring magsimula sa 200-20-01 at dagdagan ng isa para sa bawat bagong pagtatantya.
Magbigay ng isang tukoy na lokasyon at lalagyan para sa lahat ng mga dokumento na hindi pa nai-file, kung sakaling kailangan mo ng access sa mga ito sa interim.
Ang pinakamainam na paraan upang matiyak na nakakatugon ka sa mga kinakailangang paghaharap ay upang magtatag ng iskedyul, tulad ng araw-araw o lingguhan.
