Ang lahat ng mga organisasyon ay nangangailangan ng mahusay na pamamahala ng mga talaan, mula sa mga rekord ng oras ay nabuo hanggang sila ay nalinis mula sa sistema. Ang mga sistema ng hindi wastong pagpaplano o hindi mahusay na pag-file ay humahantong sa kahirapan sa pag-file at pagbawi ng mga tala o sa kakulangan ng kahusayan sa pamamahala ng daloy ng impormasyon. Maaari rin silang mag-set up ng mga legal na isyu dahil sa mga nawalang tala o hindi mapanatag na pag-record. Ang mga sistema ng pagsasagawa ng mahusay na pagdisenyo ay nagpapatupad ng mga alpabetikong, alphanumeric o numerong naka-code na mga label, na bumubuo ng mahusay na pamamahala ng mga talaan at gumagawa ng higit pang mga propesyonal na run organization.
Ipinaliwanag ang Numeric Filing System
Ang mga numerong sistema ng pag-file ay nagtatalaga ng mga numero sa bawat file o rekord na naglalaman ng impormasyon. Ang pag-numero ay maaaring makuha mula sa rekord mismo (ibig sabihin, mga numero ng order sa pagbili), pagbilang ng mga file sa pagkakasunud-sunod ng rekord ng henerasyon (mula 1 hanggang 1,000), gamit ang sectional numbering kung saan ang mga file na may bilang sa ilalim ng mga seksyon - o kategorya - bilang 100, 200, 300, atbp., ay nabibilang sa mga partikular na subject subheadings o paggamit ng mga desimal (katulad ng Dewey Decimal System). Madalas isama ang mga numerong sistema ng pag-file ng isang index ng file upang makatulong sa pagkuha ng tala.
Organisasyon at Pagpapanatili ng Order
Ang numerong coding ay nagbibigay-daan sa paglilipat ng buong mga seksyon ng mga talaan habang pinapanatili ang tamang pagkakasunod-sunod. Ang mga rekord ay isinampa nang sunud-sunod, mula sa kanan hanggang sa kaliwa at itaas hanggang sa ibaba. Ang mga file na straight-numeric ay nakaayos sa sunud-sunod, pataas na pagkakasunud-sunod - pinakamababa hanggang pinakamataas na numero. Ang mga duplex-numeric file ay may dalawa o higit pang mga hanay ng bilang, na pinaghihiwalay ng mga gitling, mga kuwit o puwang, at isinampa ng pambungad na hanay na sinusundan ng mga kasunod na numero. Ang mga sistema ng pag-index ng mga sistema ng chronological-numeric sa bawat taon, buwan at araw.Pinapayagan ng terminal-digit-numeric na mga system ang pag-grupo ng mga file sa mga istante, pag-aayos ng mga file sa huling numero (dalawa hanggang apat na bilang ang haba) bilang pangunahing elemento ng pag-file, at pag-file ng mga talaan nang sunud-sunod sa huling numero, gitnang numero, at pagkatapos ay ang unang numero. Ang mga kinakailangan sa puwang ng istante ay madaling matukoy sa pamamagitan ng pagpapangkat ng mga talaan sa pamamagitan ng mga de-numerong seksyon - 10, 100, 1000 ng mga tala sa bawat istante o shelving unit. Karagdagan pa, ang organisasyon ng rekord ay karagdagang pinalawak ng pag-index ng file.
Katumpakan
Ang mga high-volume na sistema ng pag-file - ang mga file na nakuha at muling-isinampa nang madalas - na sinamahan ng mga naka-code na mga label na kulay ay nagsasagawa ng pagkuha ng file at muling pagdidirekta nang mas mabilis at puksain ang pagkalito kung saan bumaba ang numero sa pagkakasunud-sunod. Sa mga terminal-digit system, halimbawa, ang pangwakas na numero ay naka-code sa isang kulay, ang gitnang numero ay makakakuha ng isang hiwalay na kulay at ang unang numero ay makakakuha ng sarili nitong kulay. Habang nagbabago ang una, gitna at huling numero, gayon din ang kulay. Ang kulay ay gumaganap bilang isang visual na bakas upang madagdagan ang bilis at kahusayan sa pag-file.
Pag-filling Speed
Ang mga numerong sistema ng pag-file na isinama sa pagtaas ng pag-file ng pag-record ng kulay at pagpapalawak ng coding ng pagtaas - kahit na ang pagkuha ng isang file ay nangangahulugang tumutukoy sa isang index upang makilala ang numero ng file - dahil ang file clerk ay may instant na kamalayan ng lokasyon ng file sa pamamagitan ng grupo ng file. Sa kaganapan ng mga merger ng samahan, kung saan ang mga indibidwal na organisasyon ay may iba't ibang mga sistema ng pag-numero, ang mga numerong code ay hindi kailangang baguhin. Ang pagdagdag ng mga file sa silid ng file ay mas mabilis dahil ang mas maliit na mga bilang na file (6-digit) ay isampa sa kaliwa ng mas mataas na mga bilang na file (7-digit).
Kumpidensyal
Ang mga numerong sistema ng pag-file ay positibong tumutukoy sa mga partikular na tala habang pinapanatili ang pagiging kompidensyal, na higit na mahalaga sa mga rekord ng medikal, customer at empleyado, sa pamamagitan ng pag-aalis ng anumang personal na marka ng pagkakakilanlan. Ang mga numerong sistema ng pag-file ay madaling sumunod sa mga patakaran ng HIPAA.
