Ang isang negosyo ay maaaring makitungo sa daan-daan o libu-libong mga file bawat taon. Ang pag-aalis ng organisasyon ay nag-aalala, nagbigay-sigla sa pakiramdam na nakukuha mo habang naghahanap ng isang bagay na mahalaga. Ang tamang sistema ng pag-file ay maaaring makatulong sa iyong negosyo na tumakbo nang mas maayos at mabisa.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Mga file
-
Hanging Files
-
Mga Tab ng Label
Pag-aralan ang iyong mga file. Pinakamainam ba ang pag-uri-uriin ito sa pamamagitan ng huling pangalan ng kliyente, sa pamamagitan ng proyekto o kronolohikal? Piliin ang mga katangian na gagamitin mo habang naghahanap ng isang file.
Lagyan ng label ang iyong mga file nang malinaw. Paghiwalayin ang mas maliit na mga file sa mga kategorya sa hanging folder. Halimbawa, ang "Hulyo 2008" ay maaaring magkaroon ng sarili nitong may label na nakabitin na folder, at maaari mong ipasok ang lahat ng mga kontrata o mga folder mula sa buwan na iyon papunta sa hanging folder.
Paghiwalayin ang mga file sa iba't ibang mga cabinet ng pag-file. Magkaroon ng isang cabinet para sa mga file na administratibo, tulad ng pag-order ng mga supply, impormasyon sa payroll at mga resume; isa pang kabinet para sa mga file ng kliyente na may kumpletong kontrata at impormasyon sa pagbabayad at proyekto; at anumang iba pang uri ng iyong mga pangangailangan sa negosyo. Lagyan ng label ang mga cabinet sa malinaw.
Subukan ang iyong sistema ng paghaharap bago itanghal ito sa iyong mga katrabaho. Siguraduhing madali mong mahanap ang lahat at na ang paraan ng iyong naayos na mga bagay ay makatuwiran. Kung inorganisa mo ang lahat nang magkakasunod, ngunit ang pagsusulit ay nagpapakita ng alpabeto ay mas may katuturan, palitan ang iyong system.
Tawagan ang maikling pulong at ipaliwanag ang sistema ng paghaharap. Tiyaking nauunawaan ng lahat kung paano gumagana ang system at ang kahalagahan ng pagsunod sa sistema.
Magpasya kung sino ang magsasagawa ng pag-file. Maaari mong ipagkaloob ang pag-file sa isang tao, o hayaan ang bawat manggagawa gawin ang kanyang sariling pag-file. Ang mga empleyado ay maaaring magkaroon ng isang cabinet ng pagsasampa sa kanilang mga tanggapan, ngunit kailangan mo pa ring isang sentral na sistema ng pag-file, sa perpektong paraan ng isang tao na namamahala.
Mag-file ng mahalagang mga dokumento araw-araw. Ang regular na pag-file ay tumutulong sa iyo na manatiling organisado at mapigil ang pag-file mula sa pagiging mas malaking gawain kaysa sa kinakailangan. Gumamit ng mga trays sa pag-file sa bawat tanggapan, at siguraduhin na ang mga trays ay walang laman sa dulo ng bawat araw ng trabaho.
Tayahin ang sistema ng pag-file tuwing anim hanggang 12 buwan. Tanggalin ang materyal mula sa iyong system.
