Ang isang sulat ng pagpapanatili ay maaaring maglingkod bilang isang mahalagang kasangkapan sa isang organisasyon na naniningil ng mga taunang bayad. Ang sulat na ito ay maaaring mag-save ng isang customer sa pamamagitan ng pagpapaalala sa kanila upang i-renew ang pagiging kasapi. Maaari kang mag-draft ng isang epektibong sulat ng pagpapanatili sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang mga simpleng hakbang. Ang iyong propesyonalismo ay mapakinabangan ang mga pagkakataon na mapanatili ang isang customer.
Magsimula sa mga pormalidad. Isulat ang "Pangalan ng Minamahal na Miyembro." Ang paggamit ng pangalan ng miyembro, sa halip na isang pangkaraniwang titulo, ay magiging personal ang sulat.
Buksan nang may dahilan para sa iyong sulat. Isulat ang "Nababahala ako na hindi namin natanggap ang pag-renew ng iyong pagiging miyembro."
Sumulat ng talata na nagpapaalala sa tao ng mga benepisyo. Halimbawa, "Bilang miyembro ng aming organisasyon, mayroon kang pagkakataon na mapabuti ang kalidad ng iyong buhay sa aming komunidad." Itakda ang talatang ito na limitado sa mga tatlong pangunahing mga punto sa pagbebenta. Ito ay magpapanatili sa mambabasa.
Tapusin ang sulat. Sabihin sa tao na makipag-ugnay sa iyo kung mayroon siyang anumang mga katanungan tungkol sa pagiging miyembro o anumang iba pang mga isyu. Isama ang numero ng iyong telepono. Isara ang sulat sa "Taos-puso" at lagdaan ito pagkatapos mong i-print ito.
