Kung plano mong magtrabaho bilang isang sekretarya o administratibong katulong, kailangan mong tiyakin na mayroon kang tamang mga kasanayan. Ang papel na ginagampanan ng sekretarya at administratibong katulong ay mabilis na nagbago sa mga nakaraang taon, at ang mga kasanayan na kailangan ng mga indibidwal ay umunlad din. Ang pag-unawa kung aling mga kasanayan at kakayahan ang pinakamahalaga ay maaaring gawing mas madali ang paghahanap ng iyong trabaho, at mas matagumpay.
Mga Kasanayan sa Computer
Karamihan sa mga gawaing secretarial ay tapos na ngayon sa mga computer, kaya dapat ang mga sekretarya ay may solidong mga kasanayan sa computer. Kasama sa mga kasanayang iyon ang kakayahang gumamit ng mga pangunahing pakete ng software ng opisina tulad ng Microsoft Office. Ang mga sekretarya ay dapat maging pamilyar sa maraming iba't ibang mga bersyon ng Microsoft Office, dahil hindi lahat ng mga kumpanya ay gumagamit ng pinakabagong bersyon.
Mga Kasanayan sa Komunikasyon
Kailangan ng mga secretary na magkaroon ng solidong mga kasanayan sa komunikasyon, parehong nakasulat at pandiwang. Ang mga secretary ay madalas na tinatawag na makipag-usap sa ngalan ng kanilang mga bosses, at kailangan nila upang ipakita ang kanilang mga sarili, at ang kanilang mga tagapag-empleyo, sa pinakamahusay na posibleng liwanag. Ang mga sekretarya ay madalas na hiniling na gumawa ng mga titik na may simpleng kaunting pagtuturo mula sa kanilang mga bosses. Nangangahulugan ito na dapat silang magkaroon ng mahusay na utos ng wikang Ingles, at isang matatag na kaalaman sa etiketa sa negosyo at tamang format ng komunikasyon sa negosyo. Ang pangangailangan para sa mahusay na komunikasyon ay umaabot sa lahat ng mga lugar, mula sa relatibong impormal na mga komunikasyon tulad ng email at instant messaging, sa mga panukala sa negosyo at pormal na mga titik.
Pag-type at Mga Kasanayan sa Pang-administratibo
Kailangan ng mga secretary na magkaroon ng napakalakas na kasanayan sa pag-type, dahil ang isang magandang bahagi ng kanilang araw ay ginugol ng pag-type ng mga titik, memo, email at iba pang nakasulat na komunikasyon. Maraming mga tagapag-empleyo ay nangangailangan ng mga secretarial applicant na kumuha ng isang typing test, kaya maging handa at magsanay ng iyong mga kasanayan sa pag-type bago ang pakikipanayam. Maraming sekretarya ang nagsasagawa rin ng mga tungkulin sa pangangasiwa, tulad ng pangunahing accounting at payroll. Ang mahuhusay na kasanayan sa matematika ay mahalaga sa mga propesyon ng kalihim, kaya napakahalaga ang mga kasanayang ito.
Kakayahan ng mga tao
Ang malakas na interpersonal na kasanayan ay mahalaga para sa anumang kalihim o administratibong katulong. Ang mga indibidwal na ito ay nakikipagtulungan sa iba't ibang mga kagawaran, at kailangan nilang makasama ang lahat sa samahan upang mabisa ang kanilang mga trabaho. Nakikipagtulungan din ang mga secretary sa mga nasa labas ng organisasyon, na madalas na nagsisilbing stand-ins para sa kanilang mga bosses. Ang isang mapagkaibigan na saloobin at kakayahang makasama ang iba ay mahalaga sa trabaho na ito.
