Ang isang petty cash pondo ay maliit na halaga ng cash isang negosyo na magtatakda para sa mga karaniwang paggasta tulad ng mga supply ng opisina, postage dahil sa mail o fuel gastos. Ito ay isang pondo na inilalaan upang magbayad ng mga gastos kung saan ang kumpanya ay hindi nagsusulat ng tseke o pagbili sa account. Kilala rin bilang isang "pondo ng pondo," ito ay pinunan ng eksakto sa halagang ginastos mula dito. Ang balanse ng pondo ay dapat palaging katumbas ng halaga ng balanse na itinatag para sa pondo.
Isulat ang journal entry kapag itinatag ang petty cash fund. Ipagpalagay na ang lokal na tindahan ng libro ay nagpasiya na ang halagang $ 100 ay dapat manatili sa iba pang mga gastusin. Ang isang entry sa journal na dalawang-linya ay dapat maitala para sa transaksyon na ito: Linya 1: Petty Cash: Debit: 100.00; Linya 2: Cash: Credit: 100.00; Tulad ng ipinahihiwatig ng entry, walang mga pondo ang ginugol sa mga gastusin sa iba't ibang paraan.
I-record ang journal entry para sa miscellaneous expenses at palitan ang petty cash fund. Ipagpalagay na muli ang halimbawa sa Hakbang 1, ang bookstore ay nagastos ng $ 25 sa gas, $ 12.50 sa mga supply ng opisina, $ 28 sa mga pagkain at $ 11.50 sa selyo. Ang sumusunod na mga entry ay dapat maitala sa ilalim ng heading na "gastos mula sa pera": Linya 3: Mga Gastusin mula sa Petty Cash Line 4: Gas: Debit: 25.00; Linya 5: Mga Kagamitan sa Tanggapan: Debit: 12.50; Linya 6: Mga Pagkain: Debit: 28.00; Line 7: Postage: Debit: 11.50; Linya 8: Cash: Credit: 77.00; Inihahain mo ang cash mula sa pondo gamit ang mga pagbili. Samakatuwid, ang binili na mga kalakal, Line 4 hanggang Line 7, ay na-debit, at ang kabuuang kakulangan ng cash ay kredito sa Linya 8. Ang resibo para sa mga gastos sa halimbawang ito ay $ 77. Samakatuwid, ang halagang $ 77 ay dapat idagdag sa cash drawer upang palitan ang pondo.
Gumawa ng mga pagsasaayos para sa cash maikli at higit pa. Bagaman ang mga maingat na hakbang ay kinuha upang matiyak ang panloob na pamamahala ng pera, ang mga pagkakamali ay magaganap. Lalo na kapag naghawak ng maliit na cash at pagbabago, ang kabuuan ay hindi laging katumbas ng mga bahagi nito. Kung ang $ 21 ay ang halagang natitira sa drawer ng cash, ngunit ang mga resibo ay nagdaragdag lamang ng hanggang $ 77, ang halagang natitira sa drawer at ang mga resibo ay nagdaragdag ng hanggang $ 98; ang $ 2 kakulangan mula sa unang itinatag na petty cash na pondo ng $ 100 ay tinutukoy bilang cash maikli at higit pa. Ngayon ang entry sa journal ay titingnan ang mga sumusunod: Linya 3: Mga Gastusin mula sa Petty Cash Line 4: Gas: Debit: 25.00; Linya 5: Mga Kagamitan sa Tanggapan: Debit: 12.50; Linya 6: Mga Pagkain: Debit: 28.00; Line 7: Postage: Debit: 11.50; Linya 8: Cash Short & Over: Debit: 2.00; Linya 9: Cash: Credit: 79.00; Sa kasong ito, ang cash na $ 79 ay dapat idagdag sa petty cash drawer upang palitan ang pondo.
