Ang mga kawani ng administrasyon ay hindi makakakuha ng kaluwalhatian o katanyagan, ngunit kung wala ang mga ito, ang mga lugar ng trabaho ay tiyak na mapapahamak sa kawalang-kakayahan at pagwawalang-kilos. Ginagawa ng mga tagapamahala ng kalidad ang pagkakaiba sa kung gaano kabisa ang ginagawa ng iba sa kanilang mga trabaho. Nagbibigay ang mga ito ng suporta at harapin ang walang katapusang stream ng mga behind-the-scenes na mga gawain na gumagawa ng anumang kumpanya function.
Ano ang Administrative Assistant?
Ang mga katulong na pang-administratibo ay nagpupuno ng iba't ibang mga tungkulin sa mga setting ng opisina. Ang kanilang mga trabaho ay maaaring lumabas sa personal na katulong na kategoriya kung sila ay nakatuon sa isang ehekutibo o maaari silang maging susi sa isang matagumpay, paghihimok ng maliit na tungkulin kung saan sila ay nag-iingat ng mga tawag, gawaing papel at iba pang mga gawain sa suporta ng buong manggagawa.
Karamihan sa mga job assistant na pang-administratibo ay nangangailangan ng paghawak ng email, paglalagay ng mga tawag sa telepono o paglalagay ng mga tawag sa mga kliyente at iba pang kawani, pagwasak sa mga papeles at pamamahala ng mga sistema ng pag-file. Kadalasan, sila ay magiging kasangkot sa onboarding ng mga bagong empleyado. Maaari nilang pamahalaan ang mga takdang panahon para sa opisina o mga senior executive, gumawa ng mga appointment at panatilihin sa itaas ng mga kalendaryo. Madalas silang makitungo sa regular na naka-iskedyul na tipanan ng pagpapanatili, tulad ng pagtiyak na ang kumpanya ng tubig ay dumating upang linisin ang cooler ng tubig, at iba pang mga gawain sa bahay.
Ang mga limitadong detalye ng isang assistant na pang-administratibo ay nakasalalay sa kumpanya at sa mga taong kanilang pinagtatrabahuhan. Kung nagtatrabaho sila sa isang opisina ng accounting, maaaring kailanganin nila ang kaalaman sa mga pamamaraan ng accounting. Kung nasa isang kumpanya sa post-production na telebisyon, kakailanganin nilang malaman ang produksyon ng pelikula at TV. Para sa isang kumpanya sa advertising, kailangan nilang magkaroon ng pangunahing kaalaman sa mga pagbili ng ad at pakikitungo sa mga creative at kliyente.
Ang mga katulong na Administrative Assistant ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang makakuha ng isang pangkalahatang-ideya ng kung ano ang isang kumpanya ay, at posible upang gumana ang paraan ng isa hanggang sa iba pang mga trabaho o makakuha ng isang pakiramdam para sa kung ano ang mga ginagawang mga ginagawang pinaka-angkop para sa kanila. Sa kabilang banda, may mga katulong sa administrasyon sa karera na nagmamahal sa iba't ibang mga handog at mabilis na bilis na pinagsasama ng trabaho sa kanilang mga araw.
Ano ang Mga Gawain ng mga Administrative Assistant?
Posible upang makakuha ng isang mahusay na administratibong katulong na trabaho na may lamang isang mataas na paaralan na degree, ngunit ang ilang mga kolehiyo ay tumutulong, lalo na para sa mga trabaho sa ilalim ng mga executive. Higit na mahalaga ang mga kasanayan sa partikular na trabaho, tulad ng pagkakaroon ng mahusay na komunikasyon kapwa sa pagsulat at habang nagsasalita dahil napakaraming pag-email at paghawak ng telepono ay kasangkot. Kadalasan, ang mga admin ay dapat magkaroon ng mahusay na taktika at diplomasya, dahil kakailanganin nilang harapin ang mga irate customers o maging neutral party sa pagitan ng mga kawani sa kanilang opisina. Ngunit ang lahat ng kanilang mga kasanayan sa pakikipag-usap ay maaaring magtaka kung hindi sila mahusay na mga tagapakinig na may ulo para sa mga detalye.
Ang mga kasanayan sa computer ay isang kinakailangan, kabilang ang pag-alam kung paano gamitin ang mga programa tulad ng Microsoft Word, Excel at Outlook. Ang entry ng data ay maaaring isang kinakailangang gawain, at mabilis na makabisado ang anumang mga programa na ginagamit ng kumpanya, tulad ng pamamahala ng database o apps ng pakikipagtulungan ng koponan, ay makakatulong sa isang admin na magtagumpay sa kanilang papel.
Ang pag-unawa sa lahat ng aspeto ng pagpapakoreo ay kadalasan ay kinakailangan at maaaring makamit ang pag-alam ng isang paraan sa paligid ng USPS para sa paghawak ng pang-araw-araw na koreo at nagtatrabaho mga postage machine ngunit alam din ang mga sistema ng courier tulad ng FedEx, UPS at kahit paano ipatawag ang lokal na mga courier ng bisikleta.
Ang mas maluwalhating mga tungkuling pang-administrasyon ay nagsasangkot ng pagpapanatiling mahusay ang panustos sa mga suplay. Mula sa papel papunta sa printer tinta at panulat, ang mga bagay na ito ay ang suplay ng gulugod ng isang opisina na gumagana nang maayos, at ito ay ang admin assistant's domain. Gayundin ang paghawak sa pagpapanatili at pangangalaga ng mga kagamitan sa opisina tulad ng mga copier, computer at iba pa. Hindi nila kinakailangang maayos ang mga bagay na ito, ngunit ang isang maliliit na paglutas ng problema ay napupunta, at ang natitirang panahon ay maaari nilang tawagan ang departamento ng IT o maabot ang pag-aayos ng mga tao.
Anu-anong mga Katangian ang Kinakailangan ng mga Administrative Staff?
Ang pagkakaroon ng isang propesyonal na kilos at hitsura na meshes sa imahe ng kumpanya napupunta isang mahabang paraan sa trabaho na ito dahil administratibong katulong ay madalas na ang "harap mukha" ng isang kumpanya o ang unang impression isa ay makakakuha ng isang ehekutibo habang sila ay nagtatrabaho mga mesa.
Ang pagiging organisado ay kritikal. Pamamahala ng lahat ng mga iskedyul, pagbabalik ng mga tawag, pag-isyu ng mga memo, pag-update ng mga spreadsheet, pagpapanatili ng sistema ng paghaharap - lahat ay nangangailangan ng mahusay na mga kasanayan sa organisasyon at ang kakayahang manatili sa ibabaw ng maraming mga bagay sa isang patuloy na batayan. Ang mga kaugnay na, siyempre, ay ang mga kasanayan sa pamamahala ng oras dahil ang mga deadline ay pare-pareho, at kung ang isang kontrata ay ipinadala nang huli o isang tawag ay hindi naibalik kaagad, maaari itong maging sanhi ng napakahalaga na mga deal sa negosyo upang tiklupin.
Ang pagiging mahusay sa pagtutulungan ng magkakasama ay kritikal, dahil iyan ay kung ano ang mga tungkulin ng mga kawani ng suporta ay tungkol sa lahat, ngunit sa gayon ay nagtatrabaho lamang. Ang pagpapanatili sa ibabaw ng mga proyekto at pagiging isang self-starter ay mahalaga, at ginagawa ito sa isang abalang kapaligiran na may tuluy-tuloy na pagkagambala ay sapilitan. Ang mga araw ay puno ng mga tawag, mga taong nangangailangan ng tulong at mga pop-up na gawain na nangangailangan ng mga agarang solusyon, ngunit mayroon pa rin ang mga patuloy na proyekto na kailangan ng lahat ng pagkumpleto, at ang mga kawani ng admin ay nangangailangan ng excel sa pareho.
Anong Mahahalagang Sets ang Mahahalagang?
Higit pa sa karaniwang mga kasanayan sa pang-araw-araw na kailangan para sa isang matagumpay na karera sa gawain sa pamamahala ng suporta, maraming iba pang mga kasanayan na maaaring paghiwalayin ang isa mula sa pack at bigyan sila ng isang gilid sa mas mataas na pagbabayad, mas madulas na mga trabaho sa admin.
Ang pagiging bilingual o multi-lingual ay isang kamangha-manghang kakayahan na magkaroon. Ang kaalaman sa Espanyol, Aleman, Tsino, Indian o iba pang mga wika na karaniwan sa pambansa o internasyonal na negosyo ay maaaring gumawa ng isang tagapangasiwa na lubhang mahalaga, at ang mga papel na ito ay madalas na nagbabayad ng mas mataas din.
Ang ilang iba pang mga potensyal na mahalagang kasanayan isama ang pag-alam ng social media, pagkakaroon ng mga pangunahing kaalaman sa accounting, pagiging dalubhasa sa pagsusulat ng mga ulat at pag-aaral ng data at pagkakaroon ng ilang mga nagtatrabaho pag-unawa sa legalities at kontrata.
Sa huli, ang mga administratibong katulong ay dapat humingi ng mga trabaho sa mga karera sa lugar na interesado sa kanila. Ang isang taong nagmamahal sa batas ay dapat na nagtatrabaho sa isang tanggapan ng batas dahil kakailanganin nilang matuto nang kaunti tungkol sa propesyon upang maisagawa nang epektibo doon. Gayundin, ang isang taong hindi gusto ng gamot ay hindi dapat maghangad na magtrabaho sa opisina ng doktor. Ang nalalaman ng isang tao tungkol sa negosyo na isinasagawa sa lugar ng trabaho, ang mas mahalaga sila ay maging isang katulong at mas mataas ang kanilang mga pagkakataon ay maipapataas.
Ano ang Kinukuha ng mga Administrative Assistant?
Ang mga katulong na Administrative assistant ay nag-iiba nang malaki at tumataas ang kabayaran depende sa saklaw ng kanilang mga responsibilidad sa trabaho, ang kanilang karanasan at katandaan ng mga tinutulungan nila. Kaya, ang isang admin assistant para sa isang maliit na tanggapan ay makakakuha ng mas mababa sa isang para sa isang mataas na kita, mabilis na dibisyon ng isang advertising house, at magkakaroon sila parehong kumita ng mas mababa kaysa sa isang executive executive staffer eksklusibo nagtatrabaho para sa isang CEO.
Ayon sa Indeed.com, kapag nag-a-average ng mga sahod na inaalok sa mga listahan ng trabaho para sa Oktubre 2018, ang mga administrador ng entry-level na katulong ay nakatanggap $13.05 bawat oras o humigit-kumulang $28,000 taun-taon. Sa kabilang banda, iniulat ng Salary.com na ang isang nakaranasang junior administrative assistant ay kumikita, sa karaniwan, $40,588, noong Setyembre 2018. Ang parehong site ay nag-uulat ng average na suweldo para sa administrative assistant ng CEO bilang $77,913, ngunit ang pinakamataas na suweldo kasama ang mga pakete ng mga benepisyo ay mas mataas $95,219.
Ang Hinaharap para sa mga Assistant na Pang-administratibo
Ang teknolohiya ay mabilis na nagbabago, na nagiging mas produktibo, organisado at mabilis ang ating buhay kaysa kailanman. Maaaring isipin ng isang tao na nagbabanta ito sa mga katulong na pang-administrasyon ng hinaharap, ngunit hindi iyon ang kaso. Sa katunayan, sa ilang mga paraan, nagbibigay ito sa kanila ng higit pang mga pagkakataon.
Ngayon, ang "mga virtual na katulong" ay isang tumataas na karera. Ang kakayahang magtrabaho nang malayuan at makipag-ugnay sa pamamagitan ng telepono at video sa kanilang mga tagapag-empleyo ay posible para sa mga assistant na magtrabaho para sa mga tao sa buong mundo. Ito ay isang lumalagong pagkakataon sa karera para sa mga nais na magtrabaho mula sa bahay o sa ibang bansa. Ang ilang mga VAs ay gumagana nang direkta sa mga kumpanya, ang ilan ay nagtatrabaho sa mga ikatlong partido at marami ngayon ay nagtatrabaho sa sarili at nagtatrabaho ng kalahating oras para sa dalawa o higit pang mga employer sa isang linggo. Upang maging isang matagumpay na VA ay nangangailangan ng mas maraming panimula sa sarili at kasipagan dahil ang nagtatrabaho sa malayo ay nangangahulugang nangangailangan na manatiling motives sa sariling.
Sa mga tradisyunal na tanggapan, masyadong, ang mga administratibong katulong ay walang takot - ang kanilang mga trabaho ay patuloy na magiging susi sa tagumpay ng anumang lugar sa trabaho. Ang maaaring magbago ay ang antas ng kakayahan sa computer na inaasahan nilang magkaroon ng automation at digital na pag-uumasa ay patuloy na lumalaki, kaya ang mga nag-iingat sa mga uso at teknolohiya ay magkakaroon ng kalamangan sa kanilang mga kapantay.
