Ang isang asosasyon ng may-ari ng bahay ay isang grupo na namamahala sa kapitbahayan. Ito ang nangangasiwa sa mga tipan at nagpapatupad ng mga panuntunan sa loob ng kapitbahayan. Pinamahalaan din nito ang mga pananalapi ng komunidad, pati na rin ang mga serbisyo tulad ng pagpapanatili at landscaping. Maraming mga asosasyon ay magkakaroon ng mga pulong ng board sa isang regular na batayan at mga pulong sa buong komunidad na hindi bababa sa isang beses sa isang taon.
Tawagan ang pulong upang mag-order. Ang pangulo ng samahan ay dapat na ang isa na gawin ito. Ito ay isang palatandaan para sa kuwarto upang maging tahimik at opisyal na negosyo upang magsimula.
Magtatag ng isang korum. Ang isang karamihan ng mga miyembro ng lupon ay kailangang dumalo sa pulong upang ang anumang mga boto ay magaganap. Ang isang korum ay itinatag sa simula at naitala ng sekretarya.
Aprubahan ang mga minuto ng nakaraang pulong. Ang mga miyembro ng lupon ay kadalasang binigyan ng mga kopya ng mga minuto mula sa huling pagpupulong bago ang simula ng pulong na ito. Ang mga minuto ay inaprobahan ng isang miyembro ng lupon na gumagawa ng isang paggalaw, na ang paggalaw na iyon ay pinagtibay ng isa pang miyembro at lahat ng iba pang mga pagboto ng mga miyembro ng lupon.
Repasuhin ang ulat sa pananalapi.Ang treasurer ng asosasyon ay magtatakip sa mga mahahalagang punto tungkol sa mga pananalapi ng asosasyon, kabilang ang halaga ng mga dues na nakolekta pati na rin ang mga gastusin mula noong huling pulong.
Pakinggan ang ulat ng tagapamahala. Ito ang impormasyon mula sa tagapamahala ng komunidad tungkol sa anumang pangyayari sa komunidad mula noong huling pulong, pati na rin ang anumang mga bagay na interes na dapat dalhin sa pansin ng board para sa kanilang aksyon o pagboto.
Suriin ang anumang mga ulat ng komite. Lalo na sa mas malaking mga asosasyon sa komunidad, magkakaroon ng mga komite para sa iba't ibang mga gawain sa loob ng komunidad, tulad ng pag-publish ng isang newsletter, pag-oorganisa ng mga aktibidad, o pamamahala ng mga gawain sa pagpapanatili. Ang mga ulat na ito ay maikli na tiningnan sa panahon ng pulong.
Pag-aralan muli ang anumang lumang negosyo na hindi pa natapos o naghihintay ng isang pangwakas na desisyon mula sa board.
Humingi ng mga ulat tungkol sa anumang bagong negosyo na kailangang dalhin sa pansin ng board. Ang mga gawaing ito ay maaaring bumoto sa pulong o itinatakda at idinagdag sa agenda para sa susunod na nakatakdang pulong.
Buksan ang sahig para sa mga komento mula sa mga miyembro ng asosasyon. Sa panahong ito, ang sinumang miyembro na may alalahanin, reklamo o mungkahi ay maaaring pasimulan upang marinig ng mga miyembro ng lupon.
Itaguyod ang pulong sa pamamagitan ng pagpapahayag ng oras at lokasyon ng susunod na pagpupulong at opisyal na pagtatapos sa kasalukuyang pulong.
Mga Tip
-
Bago ang pulong, maghatid ng mga ulat ng mga miyembro ng board na kailangan ng pag-apruba. Makakatipid ito ng oras sa panahon ng pulong.
