Ang pag-file ay isang lumang sistema na nagpapadali sa paghahanap ng mga dokumento. Ang mga dokumentong ito ay maaaring magsama ng mga titik, memo, rekord sa pananalapi, mga ulat at iba pang anyo ng mga liham. Upang makamit ang isang maayos at mahusay na sistema ng pag-file, dapat kang gumamit ng tamang pamamaraan. Kahit na sa electronic age ngayon, ang mga negosyo at mga opisina ng bahay ay kailangan pa ring mapanatili ang mga file ng papel.
Mga Kategorya
I-grupo ang iyong mga file sa mga kategorya. Ang pangunahing kategorya ay ang pangunahing heading, na kumakatawan sa lahat ng iba pang mga file na ilalagay sa ilalim nito (mga subcategory). Depende sa saklaw ng kategoryang ito, maaari itong sumaklaw sa buong kahon ng kahon ng paghaharap. Halimbawa:
Kategorya: Payroll Registers 2014 Subcategory: Payroll Register January 2014 Payroll Register February 2014 Payroll Register March 2014
Ipagpatuloy ang iyong mga subcategory hanggang sa katapusan ng taon. Kung ang iyong kategorya ay punan ang isang buong drawer, gumawa ng label at ilagay ito sa labas ng drawer; label ang iyong mga folder ng subcategory at ilagay ang mga ito sa loob ng drawer. Gumamit ng nakabitin na mga folder para sa iyong mga kategorya kapag mayroon kang maraming mga kategorya para sa isang drawer at ilagay ang mga naka-label na folder ng file ng subcategory sa loob ng mga ito.
Mga Panuntunan sa Pag-file
Ang dalawang pangunahing panuntunan sa pag-file ay alpabetikal at petsa ng pag-file. Kapag nagsasagawa ng alpabetikong pag-file, mag-file ayon sa titik ng alpabeto. Para sa pag-file ng petsa, i-file ang iyong pinakabagong mga file sa itaas. Mayroong ilang mga tuntunin na nag-aaplay sa alpabetikong pag-file.
Kapag nag-file sa pamamagitan ng pangalan, mag-file sa pamamagitan ng unang titik (ibig sabihin, Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Kapag ang unang pangalan ay magkapareho, mag-file ng ikalawang titik (ibig sabihin, Ace, Adele, Angie, Agosto).
File sa pamamagitan ng huling pangalan (ibig sabihin, Connor, Lucas; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
File sa pamamagitan ng paunang kapag ang mga apelyido ay magkapareho (hal., Garrison, DC; Garrison, EF, Garrison, GH; Garrison, YB).
Gamitin ang unang prefix na sulat kapag ang apelyido ay naglalaman ng prefix (ie, de la Hoya, GU, de Mark, DS, van der Roy, FH; van Under, PE).
File sa pamamagitan ng unang apelyido kapag mayroong dalawang (ibig sabihin, Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
File Mac, Mc, M 'file bilang Mac; file Saint at Saint bilang Saint (ie, MacIntyre, McKnight, M'Clever o Saint Paul's, St. Mary's).
Pagpapanatili ng File
Sa sandaling maayos ang iyong sistema ng pag-file, dapat mong panatilihin ito. Magkaroon ng isang itinakdang tray para sa lahat ng mga dokumento na isampa; huwag mong iwaksi ang mga ito. Huwag i-pack ang mga folder o drawer na may mga file; ito ay nagpapahirap sa pagkuha ng mga ito. Subukan na gawin ang ilang pag-file nang hindi bababa sa isang beses bawat araw. Kung nagpapatakbo ka ng isang maliit na kumpanya, gawin ito isang beses sa isang linggo. Kung mayroon kang mga file na ginagamit mula sa paggamit, gumawa ng mga bagong file para sa mga ito. Ilagay ang mga hindi nais na papel sa recycling bin o shredder. Kung kumpidensyal ang iyong mga file, laging tandaan na i-lock ang mga drawer.
