Mayroong ilang mga kadahilanan na ang empleyado ay maaaring mangailangan ng patunay na gumagana para sa iyo. Karaniwan, ito ay dahil sa isang tao - isang may-ari ng lupa, halimbawa - ay nais na patunayan na ang iyong empleyado ay may trabaho at matatag na kita. Ang mga dayuhang empleyado ay maaaring mangailangan ng liham ng pagpapatunay upang makakuha ng visa. Ang pagsusulat ng sulat ay hindi kumplikado, basta't maingat kang hindi magbibigay ng anumang kumpidensyal na impormasyon.
Mga Template at Mga Form
Suriin kung ang iyong departamento ng human resources ay may standardized template para sa mga titik ng verification. Karaniwang kasanayan ito, lalo na sa mas malalaking kumpanya. Ang template ay ginagawang mas mabilis para sa writer upang matapos, at ang HR ay hindi kailangang mag-alala tungkol sa sulat na nagsasabi ng mali. Kung ang sulat ay upang maging kwalipikado ang empleyado para sa ilang uri ng mga benepisyo ng gobyerno, ang kasangkot sa ahensiya ay maaaring magkaroon ng isang pamantayang form. Nasa sa empleyado na dalhin ang form sa, pagkatapos ay punan mo ito.
Panatilihin itong Pormal
Ang isang liham ng pag-verify ay hindi magiliw, at hindi ito malikhaing pagsulat. Ito ay purong negosyo, kaya ipadala ito sa sulat ng iyong kumpanya, na nakasulat sa karaniwang format ng negosyo. Mag-sign ito tulad ng anumang iba pang mga sulat ng negosyo. Isang linya ng paksa - "Pagpapatunay sa Pagtatrabaho para sa Jane Doe" - hinahayaan ng tagatanggap na malaman ang paksa. Ang teksto ay kung saan sasabihin mo sa tatanggap na ang Jane Doe ay talagang gumagana para sa iyo, at kung ano ang kanyang suweldo, kung kinakailangan. Kapag nagsusulat ka sa imigrasyon, maaari mo ring isama ang mga detalye tungkol sa kung gaano katagal siya nagtrabaho para sa iyo at kung ano ang kanyang mga tungkulin sa trabaho.
Sundin ang Mga Panuntunan
Tingnan sa iyong departamento ng HR hindi lamang tungkol sa mga magagamit na mga template ngunit anumang mga pamamaraan na ito ay nangangailangan sa iyo upang sundin. Maaaring ito ay isang panuntunan ng kumpanya, halimbawa, na bago ka magpadala ng impormasyon sa empleyado ng isang empleyado, dapat pahintulutan ng empleyado ito sa pamamagitan ng sulat. I-confine ang sulat sa mga hiwalay na mga katotohanan na hinihiling sa iyo: Kung ang sulat ay hindi humingi ng impormasyon sa suweldo, huwag magbigay ng anumang. Iwasan ang mga komento tungkol sa pagkatao o pagganap ng isang empleyado na maaaring bumalik sa kagat mo.
Mga Bagay na Dapat Panoorin
Ang mga liham ng pagpapatunay ay may tunog na gawain, ngunit mahalagang mga desisyon - ang iyong empleyado ay nakakakuha ng isang apartment o isang patakaran sa seguro? - Maaaring nakabitin sa kanila. Huwag lamang itapon ang mga sagot: Kumuha ng mga katotohanan tungkol sa mga petsa ng trabaho o suweldo mula sa mga tala ng iyong kumpanya bago ilagay ang mga ito sa papel. (Proofread ang sulat bago mo ipadala ito, o magawa ito ng HR. Mistyping $ 50,000 kapag ang suweldo ng iyong empleyado ay $ 60,000 ay maaaring makaapekto kung nakakakuha siya ng apartment.
