Ang mga receptionist ay karaniwang ang mga unang tao na nakikita mo sa pagpasok ng isang opisina, na gumagawa sa kanila ng isang mahalagang representasyon ng mga kumpanya na kanilang pinagtatrabahuhan at ang iba pang mga propesyonal sa opisina. Ang pagmamasid sa etiquette sa negosyo ay isang pangunahing bahagi ng trabaho ng isang resepsyonista, ngunit ang magkakaibang at pagpapalit ng mga opinyon ng kung ano ang bumubuo ng mabubuting kaugalian ay nagpapahirap sa isang resepsyonista o superbisor upang matukoy ang angkop na pag-uugali.
Kahalagahan
Ang kahalagahan ng isang resepsyonista bilang tao na naghahatid ng isang unang impression sa mga tumatawag at bisita ay mahirap magpalabas ng labis. Ang isang resepsyonista na may mahinang asal ay nagtatakda ng negatibong tono bago ang isang pulong at nabigo upang magbigay ng inspirasyon sa kumpiyansa sa mga potensyal na kliyente. Sa kabilang banda, ang isang receptionist na nagmamasid sa etiketa sa negosyo ay nagbibigay ng isang malakas na pakiramdam ng pagiging propesyonal at kahusayan. Hindi lamang nito pinahuhusay ang imahe ng kumpanya sa mga tagalabas kundi tinutulungan din ang iba pang mga manggagawa na parang ang kanilang opisina ay isang propesyonal na lugar upang gumana.
Mga Uri
Ang mga receptionist ay kumakatawan sa kanilang mga tagapag-empleyo sa iba't ibang paraan. Ang pagsagot sa mga tawag sa telepono at pagbati sa mga bisita ay dalawa sa mga pinakakaraniwang tungkulin para sa mga receptionist, at kapwa nangangailangan ng tamang etiketa. Maaaring mangailangan ng patakaran ng kumpanya ang mga receptionist upang gumamit ng isang paunang natukoy na script ng telepono kapag tumatanggap ng mga tawag at makipag-ugnay sa iba't ibang uri ng mga kliyente. Sa ibang mga kaso, ang mga receptionist ay pinapayagan na gamitin ang kanilang sariling pagpapasya sa paghawak sa bawat pakikipag-ugnayan sa ibang, bagaman angkop, antas ng pormalidad at propesyonalismo. Ang mga indibidwal na nagtatrabaho sa opisina minsan ay pumasa sa mga karagdagang panuntunan sa isang receptionist, tulad ng kung kailan at kung paano maaaring makipag-ugnayan ang receptionist sa kanila.
Pagsasanay
Habang ang ilang mga tanggapan ay nangangailangan ng mga receptionist na magtaglay ng mataas na paaralan o kolehiyo, karamihan sa pagsasanay sa etiquette ng receptionist ay nangyayari sa trabaho. Maaaring magsimula ang mga receptionist sa pagtatrabaho sa isang opisina na may posisyon na hindi nangangailangan ng pakikipag-ugnayan, tulad ng isang trabaho sa pagpasok ng data o katulong sa opisina. Ang isang pansin sa mga patakaran ng kumpanya at kung paano kumilos ang mga receptionista ay maaaring maging kwalipikado sa mga bagong empleyado para sa isang unang-oras na posisyon sa pagtanggap, na makapagdudulot ng karanasan na maaaring maging kapaki-pakinabang sa paghahangad ng iba pang mga trabaho sa pagtanggap.
Mga pagsasaalang-alang
Ang bawat industriya at opisina ay may sariling mga alituntunin para sa etika ng receptionist. Ang ilang mga opisina ay nangangailangan ng isang pormal na paraan ng damit at pananalita. Ang iba ay nagpapataw ng isang mas kaswal na anyo ng etiquette upang gawing lundo at maligayang pagdating ang mga kliyente. Ang komunikasyon sa pagitan ng isang bagong receptionist at superbisor ay mahalaga upang alam ng lahat kung ano ang inaasahan. Bilang isang resepsyonista, kung hindi ka sigurado sa etika para sa isang partikular na sitwasyon, magalang na humingi ng paumanhin sa iyong sarili at humingi ng isang superbisor o senior receptionist kung paano ka dapat tumugon.
Mga Tip
Kahit na ang bawat tanggapan ay naiiba, ang mga receptionist ay maaari pa ring makinabang mula sa ilan sa mga parehong tip. Mahalaga ang multitasking sa mahusay na pagganap ng trabaho, ngunit kapag may pumasok sa opisina mahalaga na bigyan siya ng iyong buong pansin. Ito ay nangangahulugan ng paglalagay ng mga tawag sa pag-hold o pagkumpleto ng mga ito nang mabilis, pag-set down ng mga papeles at paggawa ng direktang pakikipag-ugnay sa mata. Ang lugar ng trabaho ng receptionist ay dapat na libre mula sa kalat upang maipakita ang isang mas propesyonal na kilos at din upang gawing mas madali upang makumpleto ang mga simpleng gawain tulad ng paghahanap ng impormasyon at nag-aalok ng isang tao ng pen upang punan ang isang form. Sa huli, kapag humahantong sa isang tao sa isang opisina, ang receptionist ay dapat palaging manguna upang matiyak ang bisita na pinahihintulutan ang kanyang presensya at i-save sa kanya ang kahihiyang hindi alam kung saan pupunta.
