Ang mga nakasulat na pamamaraan sa opisina ay tumutulong sa negosyo na tumatakbo nang maayos at mas mahusay. Ang mga pangunahing pamamaraan ay nagbabalangkas sa mga gawain sa harap-opisina: ang mga pamamaraan, na nagsasagawa ng mga ito at kung ano ang ginagawa. Ang mga tanggapan ay may mga alituntunin para sa pamamahala ng tauhan, deposito sa cash, papasok at papalabas na koreo, liham at pagsasauli.
Pangangasiwa sa Pang-araw-araw na Mail (Receptionist)
Ang papasok na mail ay binuksan at ang mga nilalaman ay naka-selyo. Ang mga tseke ay inilalagay sa "To Deposit" bin. Ang sulat ay pinagsunod-sunod ng tatanggap at inilagay sa mail bin ng tao.
Inihahanda niya ang deposito sa bangko at ginagawang mga kopya ng mga tseke. Ang mga kalakip ay naka-staple sa mga kopya ng tseke. Ibinibigay niya ang mga tseke at deposito slip copies at mga attachment sa mga account na maaaring tanggapin.
Ang papalabas na koreo ay naka-post sa marka at dadalhin sa post office tuwing gabi.
Pamamaraan ng Telepono
Sagutin ang telepono sa pamamagitan ng ikatlong singsing. Ang pamantayang pagbati ay "Magandang umaga, ABC Company, nagsasalita si John. Paano ko matutulungan ka?" Tumugon "Lamang ng ilang sandali" at ilagay ang tumatawag sa paghawak.
Suriin ang kalendaryo sa opisina para sa mga empleyadong wala. Kung wala, sabihin sa tumatawag, at magtanong kung may ibang makakatulong. Kung ang tao ay nasa, ipahayag ang tumatawag at ipasa ang tawag. Kung ang linya ay abala, sabihin sa tumatawag, at mag-aalok ng voice mail o isang nakasulat na mensahe.
Kasama sa mga mensahe ang pangalan ng tumatawag, oras at petsa, dahilan para sa tawag, at numero ng call-back. Ilagay ang mensahe sa puwang ng mail ng tatanggap.
Pamamahala ng Kagamitan sa Tanggapan (Kalihim)
Ang mga karaniwang supply ay inimbento at iniutos buwan-buwan. Ang kalendaryo sa opisina ay naka-check para sa naka-iskedyul na mga mail at anumang mga supply na kinakailangan. Inihahanda niya ang form ng order ng supply ng opisina at pinahihintulutan ito ng tagapamahala ng opisina bago ito mailagay.
Para sa mga hindi karaniwang suplay, kumpletuhin ang isang form ng kahilingan para sa supply at isumite sa sekretarya.
Pagpapanatili ng Kalendaryo ng Kalendaryo (Kalihim)
May responsibilidad siya sa kalendaryo sa opisina. Kapag nag-iiskedyul ng isang pulong, suriin ang kalendaryo para sa mga kontrahan, at ipadala ang kahilingan sa sekretarya.
Ang mga buwang pagpapadala para sa mga customer, marketing at promosyon ay ipinasok sa kalendaryo sa opisina. Ang mga empleyado na responsable para sa mga ito ay maaaring mag-email sa mga petsa sa sekretarya.
Mga petsa ng paglalakbay sa e-mail, absences ng empleyado at bakasyon sa sekretarya.
Paglilipat ng Paglalakbay, Suriin ang Mga Kahilingan at Mga Credit Card
Ang mga reimbursement sa paglalakbay ay pinoproseso linggu-linggo. Gamitin ang naaprubahang form sa paglalakbay. Ipasok ang petsa ng gastos, uri ng gastos at dahilan para sa gastos. Maglakip ng mga nababasang resibo para sa mga gastos. Walang mga halaga ang ibabalik nang walang resibo.
Gamitin ang naaprubahang form ng kahilingan sa pag-check para sa mga hindi regular na tseke. Kumpletuhin ang impormasyon ng nagbabayad, ang kinakailangang petsa, halaga ng tseke at mga seksyon ng dahilan. Kumuha ng pag-apruba mula sa isang tagapamahala o ng accountant.
Buwanang pinoproseso ang mga credit card. Kinakailangan ang isang resibo para sa bawat pagbili. Ipasok ang iyong pangalan, ang dahilan para sa gastos at iba pang pagkilala ng impormasyon sa resibo. Ang anumang singil na walang mga resibo, at mga personal na singil, ay ibinawas mula sa suweldo ng empleyado.
Mga pagbabayad ng customer at mga invoice
Nakumpleto ang mga order ng customer ay inihatid dalawang beses araw-araw sa A / R ng klerk ng pagpapadala at invoice sa katapusan ng araw ng negosyo.
Ang pang-araw-araw na deposito na natanggap ng A / R ay inilalapat sa katapusan ng araw ng negosyo.
