Kapag nagpapatakbo ka o namamahala ng isang kumpanya na higit sa lahat ay nakasalalay sa pagbili ng mga supply o mga hilaw na materyales, kailangan mong pamilyar sa proseso ng pagbili. Ang proseso ng pagbili ay nagsasangkot ng ilang mga hakbang na nagsisiguro na makuha mo ang mga tamang bagay kapag kailangan mo ang mga ito. Magplano ng maaga, upang maayos ang proseso ng pag-order mo.
Preliminary Decisions
Ang unang hakbang sa proseso ng pagbili ay upang matukoy kung ano ang kailangan mo, pati na rin ang dalas kung saan kakailanganin mo ang mga item para sa iyong negosyo. Halimbawa, kung plano mong mag-order ng mga supply ng tanggapan, magpasya kung nais mong muling i-order bawat linggo, bawat buwan o kapag nakarating ka sa isang tiyak na antas ng imbentaryo. Dapat mo ring tukuyin kung magkano ang maaari mong kayang gastusin sa mga item na kailangan mong bilhin upang maaari kang makipag-ayos ng mga rate sa mga supplier.
Makipag-ugnay sa Mga Suplay
Sa sandaling alam mo kung ano ang kailangan mo, dapat mong kontakin ang mga supplier na maaaring magbigay sa iyo ng kung ano ang kailangan mo. Tumawag sa iba't ibang mga supplier upang humiling ng catalog o presyo sheet na nagdedetalye sa iba't ibang item sa iyong listahan. Makipag-ayos ng isang kasunduan sa tagapagtustos sa bawat kumpanya na nais mong mag-order mula upang matukoy ang eksaktong mga tuntunin ng kasunduan. Kasama sa mga tuntunin ang magbabayad para sa pagpapadala, iskedyul ng diskwento o gastos sa bawat bagay, at ang bilang ng mga araw na maaari mong maghintay upang bayaran ang order (karaniwang 30 o higit pang mga araw).
Isumite ang Order ng Pagbili
Kapag alam mo kung ano ang gusto mong bilhin, ang susunod na hakbang ay nagsusumite ng iyong order sa pagbili sa supplier. Ang isang order sa pagbili ay isang form na naglilista ng impormasyon ng iyong negosyo pati na rin ng supplier kasama ang isang kumpletong itemised listahan ng mga item na nais mong mag-order. Maaari mong ipadala ang iyong order sa pagbili sa pamamagitan ng mail, sa pamamagitan ng fax o sa pamamagitan ng email.
Magsumite ng pagbabayad
Matapos mong matanggap ang iyong order mula sa supplier na kailangan mo upang matupad ang iyong panig ng kasunduan sa pagbili. Ipinapadala sa iyo ng supplier ang isang invoice na naglilista ng kabuuang halaga na dapat bayaran, na sumipi sa takdang petsa ng pagbabayad sa bawat iyong unang kasunduan. Ipadala ang iyong pagbabayad sa tagatustos sa loob ng oras na itinatag sa iyong pag-aayos sa pamamagitan ng isang tseke ng negosyo o isang credit card. Tiyaking i-verify mo na natanggap mo ang lahat ng bagay na iniutos bago magbayad ng invoice.
