Ang mga may-ari ng negosyo ay dapat na maselan sa bawat aspeto ng kanilang pagsisikap. Ang mga nanggigitata o tamad na negosyante ay nawalan ng oras at pera sa pag-uuri sa pamamagitan ng maluwag na dulo; Dagdag pa, kung ang mga talaan ng negosyo at mga sistema ng accounting ay hindi wasto, ang may-ari ay maaaring singilin sa paglabag sa mga batas ng estado at pederal na paggawa. Ang isang sistema na kailangang tumpak ay ang payroll system.
Gumawa ng Tumpak na Mga Ulat ng Taon-sa-Petsa para sa Kita ng Kawani
Ang isang sistema ng payroll ay dapat na panatilihin at makabuo ng mga tumpak na ulat sa kita ng empleyado. Mula sa pananaw ng may-ari ng negosyo, ang pagiging makabuo ng mga taunang ulat sa kita ay mas madali ang pag-file ng mga buwis sa negosyo: ang halaga na ginagamit upang makalkula ang mga pagbabawas sa buwis para sa mga gastusin sa negosyo hinggil sa mga empleyado (partikular, ang kita ng empleyado) ay madaling ma-access. Mula sa pananaw ng isang empleyado, ang pagtatanong sa employer para sa isang rekord ng kanyang kita ay maaaring maging kritikal para sa pagkuha ng mga pautang o tulong ng estado (tulad ng kapansanan o mga benepisyo sa kawalan ng trabaho).
Gumawa ng Paychecks at Pay Stubs
Ang isang pantay mahalaga layunin ng anumang sistema ng payroll ay upang bumuo ng mga paychecks at magbayad stubs. Ang pag-computerize sa gawaing ito ay nagse-save ng mga tagapamahala at mga may-ari ng negosyo ng oras at pera sa halip na suriin ang mga card ng oras nang manu-mano at pagkalkula ng isang halaga ng tseke batay sa mga oras na nagtrabaho, ang sistema ng payroll ay dapat na dinisenyo upang awtomatikong kalkulahin ang mga numerong ito. Pinahahalagahan ng mga empleyado ang isang napapanahong payroll system: binabawasan nito ang pagkabalisa tungkol sa pagtanggap ng mga tseke sa oras at anumang pagkabalisa tungkol sa pagtanggap ng tseke para sa maling halaga.
Tulungan ang mga May-ari na Sumunod sa Mga Batas sa Paggawa
Ang isang sistema ng payroll ay dapat gumawa ng pagsunod sa mga batas ng estado at pederal na paggawa nang mas madali, samantalang kasabay nito ay tumutulong sa may-ari na bawasan ang overhead. Halimbawa, ipinag-uutos ng pederal na batas na ang mga empleyado ay babayaran ng overtime kung nagtatrabaho sila ng higit sa 40 oras sa isang linggo ng trabaho.
Ang isang payroll system ay dapat na awtomatikong kadahilanan sa overtime pay. Ito ay tumutulong sa mga tagapag-empleyo na manatili sa loob ng batas kapag may oras na magbayad ng overtime. Bukod pa rito, dahil ang isang employer ay maaaring gumamit ng system upang suriin ang bilang ng oras ng isang empleyado ay gumagana, ang tagapag-empleyo ay maaaring maglipat ng mga iskedyul upang maiwasan ang pagbabayad ng karagdagang obertaym (sa gayon pagtulong sa employer na mas mababa ang gastos).
Dagdag pa, ang isang payroll system ay dapat ma-print ang mga form ng buwis at iba pang mga kinakailangang numero ng estado (tulad ng mga halaga ng FICA) upang gawing mas madali ang pagsunod sa mga batas sa paggawa.
