Kung ang isang proyekto ay walang magandang plano sa komunikasyon, ito ay tiyak na mapapahamak. Ang pangunahing responsibilidad ng isang tagapamahala ng proyekto ay upang bumuo at mag-ayos ng isang epektibo at mahusay na plano sa komunikasyon. Ito ay mag-uudyok sa pangkat ng proyekto at pahihintulutan ang proyekto na maganap sa isang napapanahong paraan. Ang isang mahusay na plano sa komunikasyon ay dapat magbunga ng isang bukas at malinaw na kapaligiran kung saan lahat ng tao ay komportable na nagbibigay ng mga ideya at input. Ang isang proyektong tagapamahala na kumikilos tulad ng isang diktador ay mapipigil sa sarili.
Panimula
Bumuo ng isang diskarte sa komunikasyon: (1) Paunlarin at tukuyin ang proyekto. Bilang tagapamahala ng proyekto ikaw ang pangunahing pinagmumulan ng impormasyon. Ang iyong gawain ay upang makipag-usap nang epektibo upang maidirekta at mag-udyok sa koponan ng proyekto. (2) Gumawa ng isang forum na nagbibigay-daan para sa pagpapalitan ng mga ideya. Ipaalam sa lahat sa koponan na ang kanilang kontribusyon ay mahalaga. Ang komunikasyon ay isang pag-uusap at hindi isang monologo. Ang plano sa komunikasyon ay dapat hikayatin at maipakita ang pakikipag-ugnayan at pag-input mula sa lahat na nasasangkot. (3) I-clear ang mga layunin ng komunikasyon. Ang mga layunin ng mahusay na komunikasyon ay dapat na paganahin ang proyekto upang makumpleto ng epektibo at sa oras. Makakatulong ito upang maiwasan ang mga sorpresa, maiwasan ang pagkopya, at ibunyag ang mga pagtanggal.
Delegado ang mga responsibilidad. Ang mga indibidwal na kasapi ng pangkat ng proyekto ay dapat malaman kung ano ang kanilang mga partikular na pananagutan at kung kanino sila ay may pananagutan. Dapat malaman ng bawat isa ang mga layunin ng komunikasyon.
Gumamit ng iba't ibang media at pamamaraan upang panatilihing napapanahon ang komunikasyon at upang ipaalam ang lahat ng kaalaman. Kabilang dito ang mga update sa email, mga memo ng proyekto, mga nakaharap sa mukha at regular na mga ulat.
Magtakda ng isang timeline para sa mga ulat at mga review. Bilang karagdagan sa pang-araw-araw na palitan ng impormasyon, mag-iskedyul ng mga petsa ng pagpupulong at mga deadline para sa mga ulat. Ito ay panatilihin ang koponan na motivated at nakabalangkas. Tinutulungan din nito na unahin ang mga gawain.
Repasuhin ang plano ng komunikasyon upang matiyak na epektibo itong gumagana. Humingi ng input mula sa koponan. Ang kinakailangang impormasyon ay ipinakikipag-usap sa isang napapanahong paraan. Kung hindi, anong mga pagpapabuti ang maaaring gawin upang gawin itong mas mahusay?
