Ang mga negosyo ay kadalasang nakakakuha ng mga kahilingan para sa mga donasyong kawanggawa, at maraming mga negosyo ang may maliliit na badyet para sa gayong mga donasyon. Kung nagho-host ka ng isang tahimik na auction, dapat kang gumawa ng isang nakakahimok na kaso kung bakit ang iyong organisasyon ay karapat-dapat sa oras ng negosyo, pagsisikap at nawalang gastos. Ang isang sulat na ganap na nagpapaliwanag ng iyong grupo at ang kahalagahan nito ay isang panimula. Ang isang mahusay na naisip out sulat ay susi sa kapani-paniwala ng isang negosyo upang mag-abuloy sa iyong kaganapan.
Buksan sa isang partikular na pagbati sa may-ari ng negosyo. Pinakamainam na maiwasan ang mga pangkalahatang pagbati tulad ng "Dear Sir."
Iulat ang iyong pangalan sa ngalan ng iyong samahan at hinahanap ang mga bagay na tahimik na auction para sa isang partikular na kaganapan. Halimbawa, "Ako ay isang boluntaryo sa Kids Charity at sinulat ko upang magtanong kung interesado ka sa pagbibigay ng isang item o serbisyo para sa aming darating na silent auction, na magaganap sa aming taunang fundraising gala sa Oktubre 15."
Magpatuloy sa isang maikling talakayan tungkol sa iyong organisasyon at ang kahalagahan nito sa komunidad. Banggitin ang mga populasyon na pinaglilingkuran mo at kung paano nakakatulong ang gawain ng iyong samahan sa mga populasyon.
Mag-usap tungkol sa kung paano ang tahimik na auction ay isang mahalagang bahagi ng iyong taunang mga pagsisikap sa pangangalap ng pondo upang mas mahusay na maglingkod sa populasyon. Banggitin ang mga nakaraang tagumpay kung gaganapin mo ang kaganapan bago. Isama ang isang linya na nagpapasalamat sa may-ari ng negosyo para sa kanyang nakaraang suporta ng iyong tahimik na auction, kung naaangkop.
Isulat na ikaw ay nagpapasalamat para sa anumang bagay o serbisyo na ang kumpanya ay magiging sapat na mapagbigay upang mag-alok, at banggitin ang pangalan ng kumpanya sa pahayag na ito. Idagdag na maaari mong kunin ang donasyon, na tumatagal ng onus off ng may-ari ng negosyo.
Makipag-usap tungkol sa kung ano ang maaari mong nag-aalok ng kumpanya bilang kapalit. Halimbawa, pangako ang libreng advertising sa pamamagitan ng pagsasama ng negosyo sa isang listahan ng mga sponsor. Isulat na ang donasyon ay tax-deductible, kung naaangkop ito sa iyong kawanggawa o grupo. Banggitin na, sa pamamagitan ng pagsali, ang negosyo ay makakakuha ng pagkakalantad sa komunidad mula sa malaking bilang ng mga dadalo. Mag-alok ng libreng tiket sa kaganapan sa may-ari ng negosyo.
Isara sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa may-ari ng negosyo para sa kanyang oras at paglilista ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa donasyon. Pangako na mag-follow up sa may-ari ng negosyo.
I-print ang sulat sa kopya ng opisyal na organisasyon.
