Ang komunikasyon sa loob ng isang organisasyon ay kritikal. Ang mas maraming konektadong mga empleyado ay may higit na pagtitiwala sa kanilang employer. Ipinakikita ng mga pananaliksik na mas gusto ng mga empleyado ang pakikipag-ugnayan sa kanilang mga pinuno, ngunit ang mga limitasyon sa oras at sukat ng isang organisasyon ay hindi palaging pinapayagan para sa gayong paraan. Ang mga memo ng kumpanya ay isa pang paraan upang makapag-usap ng mahalagang impormasyon sa panloob na madla ng isang samahan. Mas pormal kaysa sa mga titik ng negosyo, maaari nilang ipahayag ang mga bagong patakaran o pagbabago ng organisasyon, maghatid ng humiling ng impormasyon o maglingkod bilang isang pag-update ng proyekto. Ang pag-aaral na magsulat ng isang memo ng kumpanya na naghahatid ng mga pangangailangan ng empleyado ng impormasyon ay makakatulong na palakasin ang "kapangyarihan sa loob ng iyong kumpanya."
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Digital na larawan ng logo ng kumpanya
-
Desktop-publishing software
-
Printer
-
Papel
Ipasok ang logo ng kumpanya bilang isang imahe sa tuktok ng iyong pahina.
Gumawa ng pamagat na nagbabasa (sa lahat ng malalaking titik) "Memo," "MEMORANDUM" o "INTEROFFICE CORRESPONDENCE." Maaaring nakasentro ito sa tuktok o nakahanay sa kaliwang margin.
Kasunod ng pamagat, magpasok ng isang linya ng espasyo at pagkatapos ay ang mga salitang "SA:," "FROM:," "DATE:" at "SUBJECT:" (maaari mo ring palitan ang "RE:" sa halip ng "SUBJECT:") sa ang naaangkop na impormasyon na sinusundan ng isang mahirap na pagbabalik. Maaaring magkakaiba ang pag-aayos. Ang bawat item ay maaaring magkaroon ng sariling linya para sa isang kabuuang apat na linya, o maaari mong hatiin sa dalawang haligi: ang unang naglalaman ng "SA:" at "FROM:" at ang pangalawa sa "DATE:" at "SUBJECT." Hindi mo isama ang isang address sa loob o pagbati ("Dear …").
Simulan ang katawan ng iyong memo sa pangalawang o pangatlong linya sa ibaba ng heading. Kung ang iyong memo ay isang regular na mensahe, buksan nang direkta. Ang mga memo na naghahatid ng masamang balita ay dapat buksan na may neutral na pahayag na malapit na nauugnay sa paksa ng memo, na kilala sa komunikasyon ng negosyo bilang isang buffer, upang ihanda ang mga mambabasa para sa negatibong impormasyon. Depende sa balita, maaari kang pumili sa ilang mga estratehiya para sa pagbubukas na ito. Tiyakin na ito ay taos-puso, may kaugnayan, tapat at maikling.
Gamitin ang natitira sa iyong puwang upang magbigay ng mahahalagang detalye. Ang tono ay dapat na pakikipag-usap. Gumamit ng mga subheadings upang mas madaling ma-read ang mga memo. Maaari mo ring isama ang mga talahanayan, mga graph o iba pang mga visual. Ang mga manunulat na naghahanap upang hikayatin ang kanilang mga mambabasa ay dapat isama kung paano / kung bakit ang impormasyong ito ay makikinabang sa alinman sa mga empleyado ng personal o sa kumpanya bilang isang buo.
Magtapos sa isang positibo, friendly na tala. Huwag isama ang isang komplimentaryong malapit o lagda.
I-print ang memo at paunang pangalan ng iyong pangalan sa itaas, o ihanda ang memo upang mai-email (maaari mong mawala ang ilan sa pag-format sa pamamagitan ng pagpapadala sa elektronikong paraan). Kung ang memo ay ipapadala sa maraming tatanggap, maaari itong maging mas mura upang mag-print ng isang kopya, simulan ito at pagkatapos ay gumawa ng mga photocopy.
Ipamahagi. Maaari itong maihatid, ipadala, ipadala sa pamamagitan ng interoffice mail o ipadala sa pamamagitan ng post office.
Mga Tip
-
Gumamit ng block na format (walang indentation) na may isang linya ng espasyo sa pagitan ng bawat talata. Tumuon sa isang paksa. Subukan upang mapanatili ang memo sa ilalim ng dalawang pahina. Ang mga memo ay dapat lamang gamitin sa iyong panloob na madla. Huwag magpadala ng memo sa mga tao sa labas ng iyong kumpanya. Sumulat ng isang sulat sa halip. Kung tinutugunan mo ang memo sa ilang mga indibidwal sa halip na isang buong departamento o kawani sa pangkalahatan, ilagay sa alpabeto ang iyong listahan ng mga tatanggap maliban kung may mga tao sa ilang mga posisyon na dapat bigyan ng mas kilalang pagkakalagay.
